Можно ли возместить работнику стоимость электронного билета

В избранном В избранное
Печать
Хмелевская Оксана
Бухгалтерская неделя Октябрь, 2015/№ 40
Менеджер, который отбывает в командировку, приобрел с помощью интернет-сервиса Госадминистрации ж/д транспорта электронные билеты на поезд, чтобы добраться к месту командировки и обратно. Может ли предприятие компенсировать стоимость проезда как командировочные расходы и что должен при этом приложить к авансовому отчету работник?

Случилось то, чего больше всего боялся бухгалтер, — на предприятии появился «продвинутый» работник.

Предлагаем с этим смириться. Таковы реалии: те, кто идут в ногу со временем и информационными технологиями, наотрез отказываются тратить свое время на пробежки в ж/д кассу. Ведь вопрос с покупкой билета можно решить за 5 минут, не вставая с рабочего места.

Но в чем особенность электронного билета? В том, что он оформлен не на бумаге, а в виде электронного документа со специальным QR-кодом* и номером. Для пассажиров электронные данные принимают графический вид и выглядят следующим образом:

* QR-код (англ. quick response — быстрый отзыв) — матричный код (двумерный штрих-код), разработанный и представленный японской компанией «Denso-Wave» в 1994 году [по материалам сайта https://uk.wikipedia.org].

Пример посадочного документа (визуализация электронного документа)

Изображение посадочного документа можно предъявить как на портативном устройстве (смартфоне, планшете, ноутбуке и т. п.), так и в виде распечатки, сделанной любым печатающим устройством (принтером и т. п.) ( пп. 5.2 и 5.3 Порядка оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденного приказом Мининфраструктуры и Миндоходов от 30.05.13 г. № 331/137 (далее — Порядок № 331/137)). Сканер, с которым пассажира встретит проводник, может считать QR-код с дисплея мобильного устройства или распечатки. Но, как показывает практика, проводники по старинке собирают у пассажиров «макулатуру», поэтому распечатка предпочтительнее.

Обратите внимание! Мы рассматриваем именно электронный билет с опознавательным QR-кодом. Не путайте его с документом (ваучером), который в обязательном порядке обменивают на билет в ж/д кассе. В этом случае через Интернет приобретают обычный бумажный билет. Соответственно, компенсировать расходы на проезд в таком случае нужно только при наличии билета, распечатанного в ж/д кассе.

Итак, что собой представляет электронный билет, разобрались, теперь перейдем к вопросу о документальном подтверждении понесенных расходов. Что нужно приложить к авансовому отчету, для того чтобы компенсацию стоимости проезда можно было не включать в доход работника и не облагать НДФЛ и ВС? Ведь, если для командированного важно удобство при приобретении и использовании электронных билетов, то бухгалтеру — правила НКУ.

О том, каким образом подтвердить расходы на проезд до места командировки и обратно, чтобы компенсация для работника не превратилась в облагаемое дополнительное благо, сказано в  п.п. 170.9.1 НКУ. Все расходы, перечисленные в авансовом отчете, должны быть фактически понесены и подтверждены документально. Компенсировать можно расходы на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте).

Компенсация расходов не попадет в доход работника, который облагается НДФЛ и ВС только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов в виде транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона и документа об оплате.

Посадочный талон в случае с проездом ж/д транспортом — это наш визуализированный электронный посадочный документ. А можно ли им подтвердить стоимость расходов и тот факт, что оплата произведена? Да, можно!

Бухгалтеру от работника не нужно ничего, кроме обычной распечатки такого билета. Она сама по себе является расчетным документом, а также договором на перевозку пассажира и/или багажа ( п. 5.6Порядка № 331/137, консультация в подкатегории 109.10 ЗІР ГФСУ). В случае возврата электронного документа на поезд к отчету добавляется распечатанный на бумажном носителе документ на возврат.

Подытожим: подтверждающим документом станет обычная распечатка изображения посадочного документа (электронного билета) с QR-кодом. При этом работнику не нужно прилагать документ, подтверждающий оплату электронного билета (платежное поручение, квитанцию платежного терминала и т. п.). Дата и время оформления электронного документа указываются в посадочном и перевозочном документе ( п. 8.7 Порядка № 331/137). А без оплаты проездной и перевозочный документ, в том числе электронный, покупателю не выдается.

Еще одним косвенным подтверждением наших выводов является и  п. 12 разд. II Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом МФУ от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59). В нем сказано, что в случае использования электронного проездного/перевозочного документа на поезд основанием для возмещения расходов на его приобретение является распечатанный на бумажном носителе посадочный документ (для багажа — распечатанный перевозочный документ, для отдельных услуг — распечатанный документ на услуги).

Заметим, что Инструкция № 59 не обязательна для обычных (небюджетных) предприятий. Но если так подтверждать расходы разрешили командированным работникам бюджетников, которые стоят на страже каждой копейки, то не видим преград так же поступать обычным предприятиям (хозрасчетникам).

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
Скачайте наше мобильное приложение iFactor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд