Ошибка красна поправкой: исправляем суммовые ошибки

В избранном В избранное
Печать
Скрипкина Екатерина, эксперт по вопросам оплаты труда
Бухгалтерская неделя Октябрь, 2015/№ 42
Ошибки в суммовых показателях ведут к искажению персонифицированных данных ваших работников и могут негативно сказаться на размере пенсий и страховом стаже. Кроме того, порой они могут привести к серьезным штрафам. Поэтому, следуя народной мудрости «Умный и ошибется, и поправится», будем исправлять свои ошибки. Как? Прямо сейчас расскажем об этом.

В этом году количество причин, которые могут привести к возникновению суммовых ошибок, увеличилось. Это связано с новыми «фишками» в порядке начисления ЕСВ, а именно: с внедрением понижающего коэффициента к ставке ЕСВ в части начислений и обязанностью доначислять ЕСВ исходя из минзарплаты (далее — МЗП). Понятно, что пока разобрались с новыми правилами, успели наделать ошибок. Но это не беда! Все поправимо.

Начнем с того, что вспомним все виды суммовых ошибок (возможно, вы найдете среди них и свою). Итак, это ошибки, возникшие в связи с:

• неправильным отражением базы взимания ЕСВ (взносов в Пенсионный фонд — до 2011 года), в том числе с неправильным применением максимальной величины базы взимания ЕСВ (максимальной величины заработной платы (дохода), с которой уплачивались взносы в Пенсионный фонд — до 2011 года) и с неверным определением дополнительной базы начисления ЕСВ;

• применением неверного размера ставок ЕСВ (взносов в Пенсионный фонд — до 2011 года), в том числе с применением неверного размера понижающего коэффициента;

• необходимостью провести доначисление (уменьшение) ЕСВ за предыдущие отчетные периоды из-за увеличения (уменьшения) класса профессионального риска производства.

Общие правила исправления ошибок всех времен

Внимание! Основное правило гласит: ошибки в суммовых показателях корректируйте в действующей форме № Д4 за тот отчетный месяц, в котором допущенные ошибки были исправлены.

Таким образом, все ошибки в суммовых показателях, обнаруженные в сентябре, исправляйте в форме № Д4 за сентябрь 2015 года. Напомним, что эта форма утверждена приказом Минфина от 14.04.15 г. № 435 и подается с мая 2015 года. Отчет по форме № Д4 с корректировками подаете как обычно в свою ГНИ (даже в том случае, если исправляете старые ошибки).

При исправлении суммовых ошибок действуйте согласно следующим постулатам:

1) расчет ЕСВ за прошлые периоды следует производить исходя из размера ЕСВ, действовавшего на день начисления заработной платы (дохода), на которую начисляется единый взнос ( п.п. 4 п. 1 разд. IV Инструкции № 449);

2) при определении базы взимания ЕСВ начисленный доход сравниваете с максимальной величиной базы взимания, действовавшей в месяце, за который начислена выплата;

3) для целей сравнения с максимальной величиной базы начисления ЕСВ выплаты следует учитывать в такой последовательности:

• заработная плата;

• вознаграждения по гражданско-правовым договорам;

• больничные и декретные (с 01.07.13 г.);

4) «переходящие» выплаты (больничные, декретные, отпускные) для целей сравнения с максимальной величиной базы начисления ЕСВ и выполнения требования о ЕСВ с МЗП относят к месяцам, за которые они начислены.

Далее переходим непосредственно к порядку исправления ошибок. Механизмы исправления ошибок, допущенных в периодах уплаты пенсионных взносов (ошибки допущены до 2011 года) и ЕСВ (ошибки допущены за периоды начиная с января 2011 года), различаются. Поэтому их мы рассмотрим отдельно. Кроме того, будут отличия в порядке исправления суммовых ошибок, допущенных до мая и начиная с мая 2015 года (это связано с появлением новой формы № Д4, адаптированной под измененные правила начисления ЕСВ).

Боремся с ошибками, допущенными начиная с января 2011 года

Все суммовые ошибки, допущенные начиная с января 2011 года и обнаруженные сейчас, исправляйте через таблицы 1 и 6 Отчета по форме № Д4 за месяц, в котором эта ошибка была выявлена. Подробнее о том, с помощью каких строк и граф исправить ошибку, см. в таблице.

Важно! Исключение из общего правила — случаи исправления ошибок в суммах ЕСВ в части начислений на базу взимания ЕСВ (в том числе дополнительную базу) за отчетные периоды до мая 2015 года. Такие ошибки исправляют исключительно с помощью строк 6 и/или 7 таблицы 1 Отчета по форме № Д4. Если ЕСВ удержан верно, а ошибка закралась в сумму ЕСВ в части начислений, отдельные строки с кодами типа начислений «2» и «3» в таблице 6 не формируйте (см. консультацию специалиста ПФУ в «БН», 2015, № 31, с. 47).

Таблица формы № Д4

Строки/графы таблицы

Что указываем

Таблица 1

Строка 6 (6.1 — 6.4)

Заполняете, если нужно доначислить ЕСВ. В соответствующих строках (6.1 — 6.3) указывайте сумму доначисленного взноса, в строке 6.4 — сумму дохода, на которую доначислен ЕСВ (при необходимости(1))

Строка 7 (7.1 — 7.4)

Заполняете, если нужно уменьшить начисленный (удержанный) ЕСВ. В соответствующих строках (7.1 — 7.3) указывайте сумму сторнированного взноса, в строке 7.4 — сумму дохода, на которую ошибочно был начислен ЕСВ (при необходимости(1))

Строка без номера «Зміст помилки»

Указываете причину ошибки, период ее совершения

Таблица 6

Графы 10 и 11

(в том числе, но не исключительно)

На работника, в данных которого вы самостоятельно обнаружили ошибку, формируете отдельную строку, указывая среди прочего:

• в графе 10 — код типа начислений (далее — КТН) «2», если доначисляете ЕСВ — КТН «3», если уменьшаете излишне начисленный/удержанный ЕСВ;

• в графе 11 — месяц и год, в котором была допущена исправляемая ошибка.

Все остальные графы (кроме граф 13 — 16) заполняются в общем порядке(1)

(1) Если вы не корректируете базу (ошибка связана с неверным размером ЕСВ), то не заполняйте:

в таблице 1 строку 6.4 (7.4);

в таблице 6 графы 17, 18, 19.

О том, как заполнить Отчет по форме № Д4, читайте в Теме недели «Новый Отчет по ЕСВ» // «БН», 2015, № 22, с. 39.

 

Такой порядок исправления ошибок, допущенных в отчетных периодах до мая 2015 года, связан с тем, что данные о суммах ЕСВ в части начислений, в том числе на дополнительную базу, работодатели начали отражать в таблице 6 Отчета по форме № Д4 только начиная с отчета за май 2015 года. До этого суммы ЕСВ в части начислений указывались только в таблице 1 формы № Д4 без разбивки по застрахованным лицам.

Внимание! В текущем месяце вы обнаружили, что не начислили полагающуюся работнику выплату или, наоборот, излишне начислили какую-то сумму? В таком случае свою (а может, и чужую) оплошность нужно исправить путем доначисления или сторнирования соответствующей суммы. Корректировка проводится за счет фонда оплаты труда текущего месяца. Поэтому в Отчете по форме № Д4 такие корректировки не затрагивают прошлые периоды и, соответственно, не исправляются как ошибки.

Вместе с тем особого внимания требует ситуация, когда за дни, когда работник фактически болел, ошибочно начислена зарплата. Порядок ее исправления предусмотрен в  п. 9 разд. IV Порядка № 435. В таком случае в месяце, когда выявили ошибку, в таблице 6 нужно заполнить:

• одну строку на исключение начисленной зарплаты за дни, когда работник был на больничном, и начисленного (удержанного) на нее ЕСВ (со знаком «-» в графах 17, 18, 20 и 21);

• вторую строку с суммой начисленных больничных, в том числе за дни, за которые ошибочно была начислена зарплата.

Заметьте, что в случае сторнирования сумм отпускных, больничных и пособия по беременности и родам в таблице 6 такие суммы также нужно отражать со знаком «-».

Обнаружили ошибку в отчетных периодах 2010 года? Сейчас все исправим

В 2010 году работодатели вместо ЕСВ удерживали взносы в Пенсионный фонд и соцфонды.

Ошибки, допущенные при взимании пенсионных взносов, можно исправить в форме № Д4 через приложение к таблице 1 и таблицу 6.

В приложении к таблице 1 заполняете:

• строки 3.1 (3.1.1, 3.1.2), указывая сумму пенсионных взносов, а в стр. 3.2 — сумму дохода, на которую они доначислены, — если доначисляете взносы;

• строки 3.3 (3.3.1, 3.3.2), указывая сумму пенсионных взносов, а в стр. 3.4 — сумму дохода, на которую они излишне начислены, если уменьшаете начисленные/удержанные взносы;

• строку 3.5 — отмечаете, повлекут ли корректировки изменения в персонифицированном учете застрахованных лиц;

• строку 3.6 — указываете причину ошибки, период ее совершения.

В таблице 6 на застрахованное лицо формируете корректировочную строку, где, кроме «общих» граф, заполняете:

• графу 10 с КТН «6», если доначисляете пенсионные взносы, или с КТН «7», если уменьшаете их;

• в графе 11 указываете период, за который правите ошибку по пенсионным взносам.

Если ошибка допущена в размере ставки взноса (база взимания определена верно), то строку 3.2 (3.4) приложения к таблице 1, а также графы 17 и 18 таблицы 6 не заполняйте. Через них корректируют базу начисления прошлых периодов, а вам в таком случае это не нужно.

Также не нужно заполнять графы 6, 7, 13 — 16, 19, 21, 24 и 25 таблицы 6 Отчета по форме № Д4. Дело в том, что в пенсионной отчетности, подаваемой за отчетные месяцы 2010 года, в таблице 6 такие графы отсутствовали.

Устраняем старые ошибки (допущены до 2010 года)

Такие ошибки исправляете универсальным способом: через приложение к таблице 1 и таблицу 6 (см. предыдущий раздел). Вместе с тем необходимо учесть ряд нюансов, если ошибка, которая была допущена в отчетных периодах до 2010 года, повлияла на персонифицированные данные работника по его начислениям. К таким «промахам» относятся ошибки в базе взимания взноса, сумме взноса в части удержаний.

Обнаружили именно такую ошибку? Тогда вам необходимо:

1) инициировать проведение проверки Пенсионным фондом (подаете заявление в произвольной форме). Дело в том, что поправку ошибочных данных за периоды до 2011 года пенсионщики вправе сделать только после проведения проверки ( абзац третий п. 2 постановления № 25-2);

2) заполнить форму ІНДАНІ ( приложение 13 к Инструкции № 16-6) за отчетный год, в котором была допущена ошибка.

Внимание! ІНДАНІ вместе с Ярлыком-распиской предоставляете в свой орган Пенсионного фонда.

Выводы

  • Все суммовые ошибки корректируйте в отчете по ЕСВ за тот месяц, в котором они обнаружены. Но! Если ошибка допущена до 2010 года, то придется пережить проверку пенсионщиков и подать им форму ІНДАНІ за отчетный год, в котором была допущена ошибка.

  • Суммовые ошибки исправляются через таблицы 1 и 6 отчета по ЕСВ.

  • Если вы доначисляете (уменьшаете) ЕСВ в связи с ошибкой, допущенной до 2011 года, то при заполнении таблицы 6 используйте КТН «6» («7»), если те же действия связаны с ошибкой, допущенной начиная с 2011 года, то используйте КТН «2» («3»).

Документы статьи

Постановление № 25-2 — постановление правления Пенсионного фонда Украины «О признании утратившим силу постановления правления Пенсионного фонда Украины от 08 октября 2010 года № 22-2» от 03.12.13 г. № 25-2.

Порядок № 435 — Порядок формирования и предоставления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный приказом Министерства финансов Украины от 14.04.15 г. № 435.

Инструкция № 449 — Инструкция о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденная приказом Минфина от 20.04.15 г. № 449.

Инструкция № 16-6  Инструкция о порядке исчисления и уплаты предприятиями, учреждениями, организациями и гражданами сбора на обязательное государственное пенсионное страхование, других платежей, а также учета их поступления в Пенсионный фонд Украины, утвержденная постановлением ПФУ от 19.10.01 г. № 16-6 (утратила силу).

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить