Потеряли документы: с чего начать?
Допустим, вы обнаружили, что какие-то первичные документы пропали из папочки, в которой они хранились. Сразу возникает вопрос: что делать?
Порядок действий в случае утраты первичных документов изложен только в п. 6.10 Положения № 88, притом эти нормы сформулированы крайне лаконично. В частности, там сказано: в случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия в письменном виде извещает об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения.
Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (в зависимости от обстоятельств, с которыми было связано уничтожение первичных документов).
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждает руководитель предприятия. Копию акта направляют в орган, в сфере управления которого находится предприятие, а также в территориальный орган ГФСУ в десятидневный срок.
О том, что налоговиков следует уведомить о факте потери, повреждения или досрочного уничтожения документов, связанных с исчислением налогов и сборов, сказано и в п. 44.5 НКУ. Согласно этой норме налогоплательщик обязан в пятидневный срок со дня такого события в письменном виде уведомить территориальный орган ГФСУ по месту учета и восстановить потерянные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления такого уведомления в контролирующий орган.
На обязательность проведения указанных действий обращают внимание и официальные органы (см. письма ГФСУ от 27.11.15 г. № 25392/6/99-99-10-03-02-10-15 (далее — письмо № 25392), МФУ от 09.10.14 г. № 31-11410-08-10/26080 (далее — письмо № 31), разъяснение в категории 135.01 ЗІР ГФСУ). Причем в письме ГФСУ от 19.10.15 г. № 22005/6/99-99-19-02-02-15 (далее — письмо № 22005) было отмечено, что обозначенный в п. 44.5 НКУ срок для восстановления потерянных (поврежденных/досрочно уничтоженных) документов не зависит от возможности проведения налогоплательщиком инвентаризации или других процедур. Иными словами, он не продлевается.
Уведомить налоговиков о пропаже документов в интересах и самого предприятия, поскольку в случае своевременного направления такого уведомления может быть перенесен срок проведения проверки до даты восстановления и предоставления документов к проверке в пределах сроков, определенных п. 44.5 НКУ. А вот если пятидневный срок уже истек, то направление уведомления не является основанием для переноса срока проведения проверки.
Заметим также, что суды при рассмотрении дел, связанных с потерей документов, анализируют, проводил ли налогоплательщик следующие действия* (см., в частности, определение ВАдСУ от 20.11.14 г. № К/800/31992/14):
* См., к примеру, определение ВАСУ от 20.11.14 г. № К/800/31992/14 (http://reyestr.court.gov.ua/Review/41601828).
1) составлялся ли акт уничтожения документов (в случае их досрочного безосновательного уничтожения на предприятии);
2) уведомлялись ли правоохранительные органы, в том числе органы Министерства внутренних дел, — в случае кражи или потери документов в общественных местах или в случае непередачи документов ответственным лицом. Эти обстоятельства подтверждают соответствующей справкой.
Как восстановить документы
Независимо от факта уведомления официальных органов о пропаже, нужно предпринять действия по незамедлительному восстановлению потерянной документации. С позиции налогового учета получать копии документов имеет смысл за последние 1095 календарных дней, поскольку за более длительный период доначисления не проводятся ( пп. 44.3, 102.1 НКУ). Исключение составляют проверки контролируемых операций ( ст. 39 НКУ), по которым документы могут проверить не позднее 2555 дней.
В нормативных актах не сказано, как именно следует восстанавливать первичные документы. Очевидно, это будут дубликаты (копии) документов, которые представители контролирующих органов могут и не признать в качестве самих документов.
К сведению: согласно п. 3.14 ДСТУ 2732:2004 «Делопроизводство и архивное дело» дубликаты документов имеют такую же юридическую силу, как и оригиналы. Поэтому в случае «непризнания» налоговиками дубликатов документов такие неправомерные действия можно обжаловать в судебном порядке (см., в частности, по этому поводу определение ВАдСУ от 16.06.14 г. № К/800/51779/13**.
** http://reyestr.court.gov.ua/Review/39721111.
Порядок действий по восстановлению документов зависит от того, какие именно документы были повреждены и сохранились ли при этом данные бухгалтерского (налогового) учета. Каждый случай индивидуален, общий же порядок действий можно выразить так:
Шаг 1. Составляем список возможных первичных документов, которые подлежат восстановлению, и назначаем лиц, ответственных за проведение таких операций.
Шаг 2. Определяем последовательность действий по восстановлению документов и получаем дубликаты документов.
Конкретные действия, проводимые в рамках этих мероприятий, зависят от обстоятельств потери. Скажем, если пропали банковские документы (выписки, платежные поручения), начать нужно с них. Для этого следует обратиться в обслуживающий банк с просьбой о выдаче дубликатов выписок. Обычно банки предоставляют такую услугу на платной основе. Из выписок можно узнать наименование контрагентов, а затем по базе данных Единого государственного реестра юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований, размещенного на сайте Министерства юстиции Украины***, узнать их контактную информацию.
*** https://usr.minjust.gov.ua.
Можно также обратиться к поставщикам с просьбой о проведении сверки расчетов в связи со сложившейся ситуацией и о предоставлении дубликатов первичных документов. Предоставить такие документы в интересах самих контрагентов, поскольку расхождения в данных первичного учета свидетельствуют о повышенной рисковости, что, в свою очередь, может привести к назначению внеплановой документальной проверки ( п.п. 1 главы 1 разд. III Порядка № 524).
По налоговым накладным и расчетам корректировки информацию можно получить из Единого реестра налоговых накладных. Такая информация содержится в Едином реестре по всем налоговым накладным, зарегистрированным с 01.02.15 г., и по налоговым накладным на сумму более 10 тыс. грн., оформленным в период с 01.01.12 г. по 01.02.15 г. Если же информации о налоговой накладной в Едином реестре налоговых накладных нет, остается обратиться к контрагенту с просьбой о получении соответствующих сведений.
На основании выписок банка возможно отследить и кассовые операции (если таковые имели место), в частности о суммах сданной в банк наличной выручки, о получении средств в кассу для проведения наличных выплат. Если на предприятии есть кассовая книга, можно на ее основании оформить дубликаты первичных кассовых документов (приходных и расходных кассовых ордеров). Если книги нет, придется ориентироваться в основном на информацию из банковских выписок и разъяснения работников предприятия.
Информацию о начисленных и уплаченных налогах (если отсутствуют регистры бухгалтерского учета) можно узнать в территориальном органе ГФСУ. Для этого можно подать запрос о предоставлении публичной информации в соответствии с Законом № 2939 (ср. ). Запрос на лучше подать в письменной форме ( ч. 3 ст. 19 Закона № 2939). С целью упрощения процедуры оформления можно заполнить форму, приведенную в приказе № 309.
Распорядитель информации должен предоставить ответ на запрос на информацию не позже пяти рабочих дней со дня получения запроса ( ч. 1 ст. 20 Закона № 2939).
Кстати, налоговики в разъяснении из категории 136.01 ЗІР ГФСУ подтвердили, что контролирующие органы по письменному обращению субъекта хозяйствования имеют право предоставить копии налоговых уведомлений-решений или налоговых требований, актов камеральных проверок, писем или других документов, которые были направлены субъекту хозяйствования и считаются врученными. Оригиналы ранее врученных плательщику налогов документов не предоставляются. При этом контролеры сослались в консультации на нормы Закона № 2939.
В налоговой можно запросить и сведения о перечне контрагентов предприятия, который определяется автоматизированной системой сопоставления отчетности и на основании ранее поданных отчетов предприятия. По этому перечню устанавливают адреса контрагентов (например, по информации из Единого государственного реестра юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований) и направляют запросы о предоставлении копий всех потерянных первичных документов и о проведении сверки расчетов.
Не помешает также провести инвентаризацию активов с целью определения количества и состава необоротных и оборотных активов (при необходимости).
Корректировка отчетности
Если восстановить первичные документы не удастся и возникнут расхождения с данными ранее предоставленных налоговых деклараций, в частности по налогу на прибыль и НДС, безопаснее подать уточняющие расчеты и откорректировать показатели прошлых периодов. Ведь подтвердить их документально не получится, а значит, контролеры при проверке могут насчитать еще и штрафные санкции.
Это следует из норм п. 44.6 НКУ, согласно которым если до окончания проверки или в течение пяти рабочих дней со дня получения акта проверки налогоплательщик не предоставляет должностным лицам контролирующего органа, проводящим проверку, документы, подтверждающие показатели налоговой отчетности, считается, что такие документы отсутствовали у такого налогоплательщика на время составления отчетности.
То есть при отсутствии подтверждающих документов контролеры определят показатели налоговой отчетности, не учитывая неподтвержденные данные. На это обратила внимание и ГФСУ в письме № 25392.
Санкции за потерю документов
Потеря документов может быть чревата серьезными последствиями, причем за это могут применить несколько наказаний.
Во-первых, может быть наложен штраф согласно п. 121.1 НКУ в размере 510 грн. за необеспечение налогоплательщиком хранения первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, других документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов в течение установленных ст. 44 НКУ сроков их хранения и/или за непредоставление налогоплательщиком контролирующим органам оригиналов документов (кроме документов, полученных из Единого реестра налоговых накладных) или их копий при осуществлении налогового контроля. На возможность применения такого штрафа обращают внимание и налоговики (см. письмо № 22005).
Суды обычно анализируют, направлялось ли в установленный срок уведомление о потере документов в контролирующий орган. Если нет — применение указанного штрафа считают обоснованным (см., например, постановление Кировоградского окружного административного суда от 20.02.13 г. по делу № 811/311/13-а*). В то же время если налогоплательщик подтвердит, что он предпринял все необходимые действия для восстановления документов, которые «не увенчались успехом», доначисления можно будет оспаривать (см. определение ВАдСУ от 20.11.14 г. № К/800/31992/14**).
* http://reyestr.court.gov.ua/Review/29618992.
** http://reyestr.court.gov.ua/Review/41601828.
Во-вторых, могут быть наложены иные штрафные санкции, связанные с неподтверждением показателей налогового учета первичными документами (см. определение Львовского апелляционного административного суда от 28.02.13 г. по делу № 170242/12*).
* http://reyestr.court.gov.ua/Review/29999491.
В-третьих, сделку с контрагентом контролирующие органы могут признать не имеющей реального характера, на основании чего лишить налогоплательщика права на налоговые расходы и на налоговый кредит по НДС (см., к примеру, постановление Киевского апелляционного административного суда от 03.06.15 г. по делу № 823/3701/14**).
** http://reyestr.court.gov.ua/Review/44759472.
За необеспечение хранения «зарплатных» документов могут привлечь к административной ответственности согласно ч. 1 ст. 41 КоАП (см. постановление Бахчисарайского районного суда АР Крым от 07.03.13 г. по делу № 103/1177/2012)***.
*** http://reyestr.court.gov.ua/Review/22247110.
Суды также отмечают****, что за ненадлежащее обеспечение хранения и восстановления утраченной документации предприятия предусмотрена, кроме финансовых санкций, административная ответственность:
**** См., в частности, постановление Киевского апелляционного административного суда от 27.05.14 г. по делу № 810/665/14-а (http://reyestr.court.gov.ua/Review/39060160).
• по ст. 1642 КоАП за отсутствие бухгалтерского учета или ведение его с нарушением установленного порядка, внесение в финансовую отчетность неправдивых данных, неподачу финансовой отчетности — в виде штрафа в размере от 8 до 15 ннмдг (от 136 грн. до 255 грн.);
• по ст. 1863 КоАП — за неподачу данных органам государственной статистики, предоставление их недостоверными, не в полном объеме или не по установленной форме и за необеспечение надлежащего состояния первичного учета — в виде штрафа в размере от 3 до 5 ннмдг (от 51 грн. до 85 грн.).
Кто несет ответственность за утрату документов
Официальные органы подчеркивают, что согласно ч. 3 ст. 8 Закона о бухучете ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранение обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет, несет собственник (собственники) или уполномоченный орган (должностное лицо), который осуществляет руководство предприятием в соответствии с законодательством и учредительными документами (письма № 31. № 22005 и № 25392).
Между тем здесь все зависит от конкретной ситуации. Не останется в стороне бухгалтер, если пропали документы за период его работы, в том числе если он участвовал в комиссии по неправомерному уничтожению документов*****.
***** См. по этому поводу, например, постановление Смелянского горрайонного суда Черкасской области от 02.10.14 г. по делу № 703/932/13-к (http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/41525103).
Еще один случай: происходит смена бухгалтеров и новый бухгалтер, не получив документы от предыдущего, не предпринимает необходимых действий по их восстановлению. В этом случае ответственность может быть применена и к нему, поскольку он является должностным лицом и обязан обеспечить надлежащее ведение бухгалтерского и налогового учета. А без восстановления утерянных первичных документов это осуществить невозможно, поскольку в большинстве случаев отчетность составляют нарастающим итогом (или приводят сопоставимые данные за предыдущий период).
Так что бухгалтеру в «документном вопросе» следует проявлять осторожность.
Документы статьи
Закон № 2939 — Закон Украины «О доступе к публичной информации» от 13.01.11 г. № 2939-VI.
Положение № 88 — Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом МФУ от 24.05.95 г. № 88.
Порядок № 524 — Порядок формирования плана-графика проведения документальных плановых проверок налогоплательщиков, утвержденный приказом Министерства финансов Украины от 02.06.15 г. № 524.
Приказ № 309 — приказ Министерства финансов Украины «Об утверждении порядка составления и представления запросов на получение публичной информации, находящейся во владении органов Государственной фискальной службы Украины, формы представления запроса на получение публичной информации, находящейся во владении органов Государственной фискальной службы Украины» от 10.03.15 г. № 309.
