(066) 87-010-10
Переводимо бухгалтерів в ОНЛАЙН!
Перейти до номеру
  • № 13
  • № 12
  • № 10-11
  • № 9
  • № 8
  • № 7
  • № 6
? За допомогою цієї функції ви зможете швидко перейти до номеру, що вас цікавить
У цьому номері :
 
  • У обране
  • Друк
  • Шрифт
  • Колір фону
  • Коментарі 0
  • В розробці
16/28
Бухгалтерський тиждень
Бухгалтерський тиждень
Квітень , 2016/№ 14

Пропав первинний документ: що робити?

На практиці іноді трапляються такі неприємності, як втрата первинних документів. Обставини таких втрат можуть бути різними, а ось дії з поновлення документів у цілому схожі. Про те, що належить зробити в такій ситуації, ми розповімо у статті.

Втратили документи: з чого почати?

Припустимо, ви виявили, що якісь первинні документи пропали з теки, де вони зберігалися. Відразу виникає запитання: що робити?

Порядок дій у разі втрати первинних документів викладений тільки в  п. 6.10 Положення № 88, причому ці норми сформульовано украй лаконічно. Зокрема, там сказано, що у разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.

Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду (залежно від обставин, з якими було пов’язане знищення первинних документів).

Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджує керівник підприємства. Копію акта надсилають до органу, у сфері управління якого перебуває підприємство, а також до територіального органу ДФСУ в десятиденний строк.

Про те, що податковий орган слід повідомити про факт втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, пов’язаних з обчисленням податків і зборів, зазначається і в  п. 44.5 ПКУ. Згідно з цією нормою платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити територіальний орган ДФСУ за місцем обліку та відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження такого повідомлення до контролюючого органу.

На обов’язковість проведення зазначених дій звертають увагу і офіційні органи (див. листи ДФСУ від 27.11.15 р. № 25392/6/99-99-10-03-02-10-15 (далі лист № 25392), МФУ від 09.10.14 р. № 31-11410-08-10/26080 (далі лист № 31), роз’яснення в категорії 135.01 ЗІР ДФСУ). Причому у листі ДФСУ від 19.10.15 р. № 22005/6/99-99-19-02-02-15 (далі — лист № 22005) зазначалося, що означений у  п. 44.5 ПКУ строк для відновлення втрачених (пошкоджених/достроково знищених) документів не залежить від можливості проведення платником податків інвентаризації чи інших процедур. Інакше кажучи, він не продовжується.

Повідомити податківців про пропажу документів в інтересах і самого підприємства, оскільки у разі своєчасного надіслання такого повідомлення може бути перенесено термін проведення перевірки до дати відновлення і надання документів до перевірки у межах строків, визначених п. 44.5 ПКУ. А от якщо п’ятиденний строк вже сплив, то надіслання повідомлення не є підставою для перенесення строку проведення перевірки.

Зауважимо також, що суди під час розгляду справ, пов’язаних з втратою документів, аналізують, чи проводив платник податків такі дії* (див., зокрема, ухвалу ВАдСУ від 20.11.14 р. № К/800/31992/14):

* Див., наприклад, ухвалу ВАСУ від 20.11.14 р. № К/800/31992/14 (http://reyestr.court.gov.ua/Review/41601828).

1) чи складався акт знищення документів (у разі їх дострокового безпідставного знищення на підприємстві);

2) чи повідомлялися правоохоронні органи, у тому числі органи Міністерства внутрішніх справ, — у разі крадіжки або втрати документів у громадських місцях або випадку непередання документів відповідальною особою. Ці обставини підтверджують відповідною довідкою.

Як відновити документи

Незалежно від факту повідомлення офіційних органів про пропажу, потрібно провести дії з негайного відновлення втраченої документації. З позиції податкового обліку отримувати копії документів має сенс за останні 1095 календарних днів, оскільки за більш тривалий період донарахування не проводяться ( п. 44.3, п. 102.1 ПКУ). Виняток — перевірки контрольованих операцій ( ст. 39 ПКУ), за якими документи можуть перевірити не пізніше 2555 днів.

У нормативних актах не зазначено, як саме слід відновлювати первинні документи. Очевидно, це будуть дублікати (копії) документів, які представники контролюючих органів можуть і не визнати як самі документи.

До відома: згідно з п. 3.14 ДСТУ 2732:2004 «Діловодство і архівна справа» дублікати документів мають таку саму юридичну силу, як і оригінали. Тому у разі «невизнання» податківцями дублікатів документів такі неправомірні дії можна оскаржити в судовому порядку (див., зокрема, із цього приводу ухвалу ВАдСУ від 16.06.14 р. № К/800/51779/13**.

** http://reyestr.court.gov.ua/Review/39721111.

Порядок дій з відновлення документів залежить від того, які саме документи були пошкоджені і чи збереглися при цьому дані бухгалтерського (податкового) обліку. Кожен випадок індивідуальний, загальний же порядок дій можна окреслити так.

Крок 1. Складаємо список можливих первинних документів, які підлягають відновленню, та призначаємо осіб, відповідальних за проведення таких операцій.

Крок 2. Визначаємо послідовність дій з відновлення документів та отримуємо дублікати документів.

Конкретні дії, що проводяться у рамках цих заходів, залежать від обставин втрати. Скажімо, якщо пропали банківські документи (виписки, платіжні доручення), почати треба з них. Для цього слід звернутися до обслуговуючого банку з проханням про видачу дублікатів виписок. Зазвичай банки надають таку послугу на платній основі. З виписок можна дізнатися найменування контрагентів, а потім за базою даних Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань, розміщеному на сайті Міністерства юстиції України***, дізнатися їхню контактну інформацію.

*** https://usr.minjust.gov.ua.

Можна також звернутися до постачальників з проханням про проведення звіряння розрахунків у зв’язку з ситуацією, що склалася, та надання дублікатів первинних документів. Надати такі документи в інтересах самих контрагентів, оскільки розбіжності у даних первинного обліку свідчать про підвищений ступінь ризику, що у свою чергу може призвести до призначення позапланової документальної перевірки (п.п. 1 гл. 1 розд. III Порядку № 524).

За податковими накладними та розрахунками коригування інформацію можна отримати з Єдиного реєстру податкових накладних. Така інформація міститься в Єдиному реєстрі щодо усіх податкових накладних, зареєстрованих з 01.02.15 р., та щодо податкових накладних на суму понад 10 тис. грн., оформлених у період з 01.01.12 р. по 01.02.15 р. Якщо ж інформації про податкову накладну в Єдиному реєстрі податкових накладних немає, залишається звернутися до контрагента з проханням про отримання відповідних відомостей.

На підставі виписок банку можливо відстежити і касові операції (якщо такі мали місце), зокрема про суми зданої до банку готівкової виручки, про отримання коштів у касу для проведення готівкових виплат. Якщо на підприємстві є касова книга, можна на її основі оформити дублікати первинних касових документів (прибуткових і видаткових касових ордерів). Якщо книги немає, доведеться орієнтуватися здебільшого на інформацію з банківських виписок та роз’яснення працівників підприємства.

Інформацію про нараховані та сплачені податки (якщо відсутні регістри бухгалтерського обліку) можна дізнатися в територіальному органі ДФСУ. Для цього можна подати запит про надання публічної інформації відповідно до Закону № 2939 (ср. 025069200). Запит найкраще подати у письмовій формі (ч. 3 ст. 19 Закону № 2939). З метою спрощення процедури оформлення можна заповнити форму, наведену в наказі № 309.

Розпорядник інформації повинен надати відповідь на запит на інформацію не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту (ч. 1 ст. 20 Закону № 2939).

До речі, податківці у роз’ясненні з категорії 136.01 ЗІР ДФСУ підтвердили, що контролюючі органи за письмовим зверненням суб’єкта господарювання мають право надати копії податкових повідомлень-рішень або податкових вимог, актів камеральних перевірок, листів чи інших документів, які були надіслані суб’єктові господарювання і вважаються врученими. Оригінали раніше вручених платникові податків документів не надаються. При цьому контролери послалися в консультації на норми Закону № 2939.

У податковій можна запитати і відомості про перелік контрагентів підприємства, який визначається автоматизованою системою зіставлення звітності та на підставі раніше поданих звітів підприємства. За цим переліком установлюють адреси контрагентів (наприклад, за інформацією з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань) та надсилають запити про надання копій усіх втрачених первинних документів і про проведення звіряння розрахунків.

Не зайвим буде також провести інвентаризацію активів з метою визначення кількості та складу необоротних і оборотних активів (за необхідності).

Коригування звітності

Якщо відновити первинні документи не вдасться і виникнуть розбіжності з даними раніше поданих податкових декларацій, зокрема щодо податку на прибуток і ПДВ, безпечніше подати уточнюючі розрахунки та відкоригувати показники минулих періодів. Адже підтвердити їх документально не вийде, а отже, контролери під час перевірки можуть нарахувати ще й штрафні санкції.

Це випливає з норм п. 44.6 ПКУ, згідно з якими у разі якщо до закінчення перевірки або протягом п’яти робочих днів з дня отримання акта перевірки платник податків не надає посадовим особам контролюючого органу, які проводять перевірку, документи, що підтверджують показники податкової звітності, вважається, що такі документи були відсутні у такого платника податків на час складення звітності.

Тобто за відсутності підтвердних документів контролери визначать показники податкової звітності, не враховуючи непідтверджені дані. На це звернула увагу і ДФСУ у листі № 25392.

Санкції за втрату документів

Втрата документів може спричинити серйозні наслідки, причому за це можуть застосувати кілька покарань.

По-перше, може бути накладено штраф згідно з  п. 121.1 ПКУ у розмірі 510 грн. за незабезпечення платником податків зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених ст. 44 ПКУ строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів (крім документів, отриманих з Єдиного реєстру податкових накладних) чи їх копій при здійсненні податкового контролю. На можливість застосування такого штрафу звертають увагу й податківці (див. лист № 22005).

Суди зазвичай аналізують, чи надсилалося у встановлений строк повідомлення про втрату документів до контролюючого органу. Якщо ні — застосування зазначеного штрафу вважають обґрунтованим (див., наприклад, постанову Кіровоградського окружного адміністративного суду від 20.02.13 р. у справі № 811/311/13-а****). Водночас якщо платник податків підтвердить, що він здійснив усі необхідні дії для відновлення документів, які «не увінчалися успіхом», донарахування можна буде оспорювати (див. ухвалу ВАдСУ від 20.11.14 р. № К/800/31992/14*****).

**** http://reyestr.court.gov.ua/Review/29618992.

***** http://reyestr.court.gov.ua/Review/41601828.

По-друге, може бути накладено інші штрафні санкції, пов’язані з непідтвердженням показників податкового обліку первинними документами (див. ухвалу Львівського апеляційного адміністративного суду від 28.02.13 р. у справі № 170242/12******).

****** http://reyestr.court.gov.ua/Review/29999491.

По-третє, угоду з контрагентом контролюючі органи можуть визнати такою, що не має реального характеру, на підставі чого позбавити платника податків права на податкові витрати та на податковий кредит з ПДВ (див., наприклад, постанову Київського апеляційного адміністративного суду від 03.06.15 р. у справі № 823/3701/14*******).

******* http://reyestr.court.gov.ua/ Review/44759472.

За незабезпечення зберігання «зарплатних» документів можуть притягнути до адміністративної відповідальності згідно з  ч. 1 ст. 41 КпАП (див. постанову Бахчисарайського районного суду АР Крим від 07.03.13 р. у справі № 103/1177/2012)********.

******** http://reyestr.court.gov.ua/Review/22247110.

Суди також зазначають*********, що за неналежне забезпечення зберігання та відновлення втраченої документації підприємства передбачена, крім фінансових санкцій, адміністративна відповідальність:

********* Див., зокрема, постанову Київського апеляційного адміністративного суду від 27.05.14 р. у справі № 810/665/14-а (http://reyestr.court.gov.ua/Review/39060160).

• за ст. 1642 КпАП за відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку, внесення до фінансової звітності неправдивих даних, неподання фінансової звітності — у вигляді штрафу у розмірі від 8 до 15 нмдг (від 136 до 255 грн.);

• за ст. 1863 КпАП — за неподання даних органам державної статистики, подання їх недостовірними, не в повному обсязі або не за встановленою формою та за незабезпечення належного стану первинного обліку — у вигляді штрафу у розмірі від 3 до 5 нмдг (від 51 до 85 грн.).

Хто несе відповідальність за втрату документів

Офіційні органи підкреслюють, що згідно з  ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення усіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів (листи № 31, № 22005 та № 25392).

Тим часом тут усе залежить від конкретної ситуації. Не залишиться осторонь бухгалтер, якщо пропали документи за період його роботи, у тому числі якщо він брав участь у комісії з неправомірного знищення документів**********.

********** Див. із цього приводу, наприклад, постанову Смілянського міськрайонного суду Черкаської області від 02.10.14 р. у справі № 703/932/13-к (http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/41525103).

Ще один випадок: відбувається зміна бухгалтерів, і новий бухгалтер, не отримавши документи від попереднього бухгалтера, не робить необхідних дій з їх відновлення. У цьому випадку відповідальність може бути застосовано і до нього, оскільки він є посадовою особою та зобов’язаний забезпечити належне ведення бухгалтерського і податкового обліку. А без відновлення загублених первинних документів це здійснити неможливо, оскільки у більшості випадків звітність складають наростаючим підсумком (або наводять порівнянні дані за попередній період).

Отже, бухгалтерові у «документному питанні» слід бути обережним.

Документи статті

Закон № 2939 — Закон України «Про доступ до публічної інформації» від 13.01.11 р. № 2939-VI.

Положення № 88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. № 88.

Порядок № 524 — Порядок формування плану-графіка проведення документальних планових перевірок платників податків, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 02.06.15 р. № 524.

Наказ № 309 — наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження порядку складання та подання запитів на отримання публічної інформації, що знаходиться у володінні органів Державної фіскальної служби України, форми подання запиту на отримання публічної інформації, що знаходиться у володінні органів Державної фіскальної служби України» від 10.03.15 р. № 309.

первинний документ, втрата додати теги змінити теги
Додайте свої теги до статті
Розділіть мітки комами. Наприклад: бухгалтерія, форма, відсотки, ПДВ, квартальний звіт. Максимальна кількість 10.
або Закрити
Ваша оцінка врахована! Оцініть статтю :
  • Добре
  • Нормально
  • Погано
Поділитися:
Коментарі до статті