Темы статей
Выбрать темы

Налоговый расчет по форме № 1ДФ: от строки к строке

Белова Наталья, налоговый эксперт
На пороге — подача Налогового расчета по форме № 1ДФ за 2 квартал 2016 года. И хотя в новой версии большинство работодателей подает его уже не первый раз*, знания лишними не бывают. Поэтому, чтобы в самый ответственный момент не попасть впросак, предлагаем вам еще раз внимательно пройтись по строкам этой формы отчетности и учесть все важные нюансы ее заполнения. Готовы? Тогда приступим, друзья!

* Впервые Налоговый расчет по новой форме, утвержденной приказом Минфина от 13.01.15 г. № 4, налоговые агенты подавали за 1 квартал 2015 года.

Форма Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного с них налога (далее — Налоговый расчет по форме № 1ДФ) и Порядок его заполнения (далее — Порядок № 4) утверждены приказом Минфина от 13.01.15 г. № 4.

Кто, куда и когда подает этот Налоговый расчет? Давайте вспоминать.

Кто и куда подает?

Налоговый расчет по форме № 1ДФ подают лица, которые имеют статус налоговых агентов. Это:

• юрлица (их уполномоченные обособленные подразделения);

• самозанятые лица (предприниматели и независимые профессионалы);

• представительства нерезидентов — юрлица;

• инвесторы (операторы) по соглашению о распределении продукции.

Самозанятые лица подают Налоговый расчет по форме № 1ДФ в налоговый орган по своему налоговому адресу (т. е. по месту своего проживания, по которому они состоят на учете в качестве плательщика налогов), остальные — в налоговый орган по своему местонахождению.

Заметьте: уполномоченные обособленные подразделения самостоятельно за себя формируют и подают Налоговый расчет ( абзац первый п.п. «б» п. 176.2 НКУ). При этом в реквизитах формы № 1ДФ уполномоченное обособленное подразделение приводит свои данные.

Головное предприятие данные по такому подразделению в своей форме № 1ДФ не показывает.

А если обособленное подразделение — неуполномоченное? В этом случае о доходах, начисленных работникам такого подразделения, отчитывается головное предприятие, но с определенными особенностями. Какими? Об этом мы с вами поговорим чуть ниже. Здесь же отметим следующее.

Важно! Если в течение отчетного квартала налоговый агент не начислял и не выплачивал доходы физлицам, в том числе и физлицам-предпринимателям, и/или не начислял и не уплачивал в бюджет НДФЛ и ВС с таких доходов, то форму № 1ДФ за отчетный квартал он не подает.

Какими способами подаем?

Налоговый расчет по форме № 1ДФ подают в электронной и/или бумажной форме.

Но подать Налоговый расчет на бумаге можно, только если в его табличной части количество заполненных строк не больше 10 ( п. 2.3 Порядка № 4).

Если количество строк в форме № 1ДФ 11 и более, то ее подают:

• либо средствами электронной связи в электронной форме с наложением цифровой подписи,

• либо на бумаге вместе с электронной формой на электронном носителе информации.

Налоговый расчет налоговые агенты подают так:

• со штатной численностью до 1000 работников — одной порцией. То есть, например, подавать отдельной порцией форму № 1ДФ на физлиц, которые не имеют регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов, не нужно (см. консультацию налоговиков в категории 103.25 ЗІР ГФСУ);

• со штатной численностью более 1000 работников — возможно несколькими порциями, каждая из которых является отдельным Налоговым расчетом со своим номером порции. Но все порции должны быть сданы в установленные сроки. При этом если Налоговый расчет — порция подается на бумаге вместе с электронной формой, то его листы сшиваются.

Также налоговому агенту придется повозиться с порциями, если у него есть неуполномоченное обособленное подразделение. За такое подразделение форму № 1ДФ в виде отдельной порции с данными его работников подает головное предприятие в налоговый орган по своему местонахождению. Далее копию такого расчета оно отсылает в налоговый орган по местонахождению неуполномоченного обособленного подразделения ( абзац второй п.п. «б» п. 176.2 НКУ, п. 2.6 Порядка № 4).

В какие сроки подаем?

Налоговый расчет по форме № 1ДФ формируем и подаем отдельно за каждый квартал (налоговый период) в течение 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала ( п.п. «б» п. 176.2 НКУ, п. 2.1 Порядка № 4).

Причем если последний день срока предоставления формы № 1ДФ приходится на выходной или праздничный день, то последним днем срока будет считаться операционный (банковский день), следующий за таким днем.

Предельный срок подачи Налогового расчета за 2 квартал 2016 года — 9 августа.

А теперь поговорим о том, как заполнить без ошибок разделы формы № 1ДФ.

Заполняем форму № 1ДФ

Налоговый расчет по форме № 1ДФ можно условно разбить на две части: реквизитную и табличную. При этом табличная часть имеет два раздела. Первый посвящен налогу на доходы, второй — военному сбору (далее — ВС).

Если подаем Налоговый расчет на бумаге, учитываем, что исправления, помарки, зачеркивания и уточнения в нем не допускаются. Незаполненные поля прочеркиваем. А вот в электронной форме они остаются незаполненными (пустыми).

Налоговый расчет заполняем в гривнях с копейками.

Для вашего удобства порядок заполнения реквизитов и граф разделов І и II Налогового расчета по форме № 1ДФ приведем в табл. 1, 2 и 3 соответственно.

Начнем с реквизитной части (см. табл. 1), а затем рассмотрим порядок заполнения раздела I (см. табл. 2 на с. 26).

Таблица 1. Заполняем реквизиты Налогового расчета по форме № 1ДФ

Реквизит

Как заполняем

«(податковий номер юридичної особи (податковий номер або серія та номер паспорта самозайнятої фізичної особи))»

Указываем здесь:

• если налоговый агент — юрлицо, его налоговый номер;

• если налоговый агент — физлицо, то его регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов или серию и номер паспорта, если согласно отметке в паспорте такое физлицо имеет право осуществлять любые платежи по серии и номеру паспорта.

Внимание! Ячейки заполняем слева направо. Если налоговый номер юрлица содержит меньше 8 значимых цифр, дополняем его слева нулями до 8 цифр ( п. 3.1 Порядка № 4)

«Стор.»

Проставляем порядковые номера страниц Налогового расчета

«Звітний/Звітний новий/Уточнюючий»

Проставляем отметку в ячейке напротив соответствующего поля:

• «Звітний», если формируем документ за отчетный период впервые;

• «Звітний новий», если исправляем допущенные ошибки до истечения предельного срока подачи Налогового расчета;

• «Уточнюючий», если исправляемся после окончания срока подачи Налогового расчета

«Юридична особа» або «Самозайнята фізична особа»

Проставляем отметку в ячейке напротив соответствующего поля

«Звітний період»

Указываем арабскими цифрами порядковый номер отчетного квартала и год. Например, в ячейке «квартал» проставляем «02»

«Працювало за трудовими договорами (контрактами)»

Порядок № 4 не содержит объяснений о заполнении этого реквизита. Поэтому обратимся к разъяснениям налоговиков, приведенным в ЗІР ГФСУ. Здесь налоговики хотят видеть количество работников, которые в отчетном квартале фактически трудились на благо работодателя. Тех же, за кем сохранялось место работы (например, мобилизованные, декретчицы), при заполнении этого реквизита учитывать не нужно, даже если им начислялся доход (см. разъяснение в категории 103.25 ЗІР ГФСУ).

В эту графу включаем и внешних совместителей. А вот работников, которые у данного работодателя работают и по основному месту работы, и по совместительству (внутреннее совместительство), на наш взгляд, нужно учитывать один раз.

Имейте в виду: если в течение отчетного периода количество работников менялось в связи с приемом/увольнением, здесь указываем наибольшее количество работников, которые фактически работали по трудовым договорам в течение отчетного квартала.

Внимание! Эту графу заполняем только в первой порции формы № 1ДФ, указывая сведения по всем лицам, которые работали у налогового агента по трудовым договорам (контрактам) ( абз. 9 п. 3.1 Порядка № 4)

«Працювало за цивільно-правовими договорами»

Как и в случае с предыдущим реквизитом, можем полагаться лишь на разъяснения контролеров (в категории 103.25 ЗІР ГФСУ). Они предлагают здесь проставлять количество физлиц, которые в отчетном квартале выполняли работы (предоставляли услуги) по гражданско-правовым договорам и которым был начислен доход. А вот физлиц, с которыми были заключены договоры аренды либо другие гражданско-правовые договоры, а также предпринимателей при заполнении этого реквизита учитывать не нужно.

Если договор на работы/услуги заключен со штатным работником, то его также учитывают при заполнении этого реквизита.

Внимание! Эту графу заполняем только в первой порции формы № 1ДФ, указывая данные по всем лицам, которые работали у налогового агента по гражданско-правовым договорам ( абз. 9 п. 3.1 Порядка № 4)

«Порція»

Здесь приводим номер порции. Несколько порций может быть, если у вас штатная численность работников более 1000 либо если у вашего предприятия есть неуполномоченные обособленные подразделения

Таблица 2. Заполняем раздел І Налогового расчета по форме № 1ДФ

Графа

Как заполняем

Графа 1 «№ з/п»

В этой графе проставляем порядковый номер заполняемой строки. В общем случае на каждое физлицо заполняем столько строк, сколько видов доходов с разными признаками ему начислили/выплатили в отчетном квартале. Перечень возможных признаков доходов вы можете найти в п. 1 приложения к Порядку № 4.

Заполнять несколько строк с одним признаком доходов (зарплатным «101») можно только в двух случаях:

1) если работника в отчетном квартале уволили с работы, а потом приняли на нее (либо неоднократно принимали на работу и увольняли с нее). Тогда на этого работника заполняем столько строк с одним признаком дохода, сколько раз информация об изменении его места работы встречается в отчетном квартале;

2) если к зарплате работника в отчетном квартале применяли налоговую социальную льготу (далее — НСЛ) с разными признаками. В этом случае количество строк с признаком дохода «101» (зарплата) будет равно количеству льгот с разными признаками

Графа 2 «Податковий номер або серія та номер паспорта»

Здесь указываем регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов — физлица, о котором приводим информацию в Налоговом расчете.

Если физлицо отказалось от получения такого номера и имеет соответствующую отметку в паспорте, в этой графе проставляем серию и номер его паспорта. Причем в этом случае дополнить незаполненные клеточки нулями не нужно. Клеточки заполняем слева направо без пропусков между серией и номером

Графа 3а «Сума нарахованого доходу (грн, коп.)»

Отражаем суммы доходов (как облагаемых, так и не облагаемых НДФЛ), начисленных физлицу в отчетном квартале, в разрезе признаков доходов и признаков налоговой соцльготы (при наличии права на нее) согласно п. 1 и п. 2 приложения к Порядку № 4 соответственно. Начисленный доход указываем независимо от того, выплачен он физлицу в отчетном квартале или нет.

Сумму дохода проставляем без вычета НДФЛ, ВС и НСЛ (при наличии права на нее).

Если физлицу в отчетном квартале начислили доход в натуральной форме, его сумму в эту графу вписываем с учетом «натурального» коэффициента, предусмотренного п. 164.5 НКУ (см. консультацию налоговиков в категории 103.25 ЗІР ГФСУ)

Графа 3 «Сума виплаченого доходу (грн, коп.)»

В разрезе признаков доходов и налоговой соцльготы отражаем суммы фактически выплаченных физлицу доходов (также без вычета НДФЛ, ВС и НСЛ (при наличии права на нее)).

Исключение — доход в виде зарплаты. Если выплачиваем зарплату в установленные сроки в месяце, следующем за месяцем начисления, то ее сумму также отражаем как выплаченную в графе 3 формы № 1ДФ за тот квартал, к которому относится месяц начисления зарплаты

Графа 4а «Сума утриманого податку (грн, коп.), нарахованого»

В этой графе проставляем сумму НДФЛ, которая удержана с конкретного дохода, начисленного физлицу

Графа 4 «Сума утриманого податку (грн, коп.), перерахованого»

Здесь указываем сумму НДФЛ, которая была фактически перечислена в бюджет с конкретного вида дохода. А вот НДФЛ, уплаченный со своевременно выплаченной зарплаты, отражаем в форме № 1ДФ за тот отчетный квартал, в который входит месяц ее начисления

Графа 5 «Ознака доходу»

Здесь проставляем признаки доходов согласно справочнику, приведенному в п. 1 приложения к Порядку № 4

Графа 6 «Дата прийняття на роботу (дд/мм/рррр)»

Эту графу заполняем только на тех физлиц, которых в отчетном периоде приняли на работу по трудовым договорам (контрактам) и которым в этом отчетном периоде был начислен доход. Если в отчетном квартале работник был принят на работу, но зарплата ему не начислялась, строку без суммовых показателей, но с датой приема на работу в графе 6 на него не формируем!

Дату принятия физлица на работу проставляем так: число, порядковый номер месяца, год.

В остальных случаях (в том числе, если с физлицом был заключен гражданско-правовой договор) графу 6 не заполняем

Графа 7 «Дата звільнення з роботи (дд/мм/рррр)»

Эту графу заполняем лишь на тех работников, которые работали по трудовым договорам (контрактам) и были уволены:

• либо в отчетном периоде,

• либо до начала отчетного периода, но им была начислена/выплачена зарплата в отчетном периоде.

Если уволенному в отчетном квартале работнику вы не начисляли зарплату, то строку без суммовых показателей, но с датой увольнения в графе 7 формы № 1ДФ на него не заполняем.

Дату увольнения физлица с работы проставляем в таком же формате, как и дату принятия на работу

Графа 8 «Ознака подат. соц. пільги»

Здесь указываем признак налоговой соцльготы согласно справочнику, приведенному в п. 2 приложения к Порядку № 4.

Эту графу заполняем только по работникам, к зарплате которых в отчетном квартале применяли соцльготу.

Учтите: даже если работник пользовался соцльготой не во всех месяцах отчетного квартала, на него формируем одну строку с зарплатным признаком «101». При этом в графе 8 проставляем признак примененной соцльготы. То есть заполнение графы 8 свидетельствует о том, что к зарплате работника хотя бы в одном месяце применялась соцльгота с таким признаком.

Если же в течение отчетного квартала к зарплате работника применялись льготы с разными признаками, количество строк с зарплатой (признак дохода «101») будет соответствовать количеству льгот с разными признаками

Графа 9 «Ознака (0, 1)»

Эту графу заполняем, только если подаем «Звітний новий» или «Уточнюючий» Налоговый расчет.

Важно! Порядок исправления ошибки через «Звітний новий» и «Уточнюючий» Налоговый расчет идентичен! В разделе I таких форм № 1ДФ должна быть приведена только информация по строкам, которые вы исправляете/добавляете/убираете.

При этом поступаем так:

• чтобы исключить ошибочную строку из ранее введенной информации, дублируем все ее графы и в графе 9 указываем «1» — на исключение строки;

• чтобы ввести новую строку, формируем строку с нужной информацией и в графе 9 указываем «0» — на ввод строки;

• чтобы заменить строку с ошибочной информацией на верную, повторяем строку с ошибочной информацией, в графе 9 указывая «1» — строка на исключение, и формируем строку с верной информацией, проставляя в ее графе 9 — «0» — строка на ввод

Строка «Всього»

Здесь приводим общие суммы:

• начисленного дохода — по графе 3а;

• выплаченного дохода — по графе 3;

• начисленного НДФЛ — по графе 4а;

• перечисленного НДФЛ — по графе 4

А что, если в отчетном квартале провели перерасчет по НДФЛ? При таких обстоятельствах результат перерасчета отражаем в Налоговом расчете по форме № 1ДФ за тот отчетный квартал, в который входит месяц его проведения.

Теперь переходим к порядку заполнения строк раздела ІІ Налогового расчета по форме № 1ДФ.

Обычных работодателей в этом разделе интересуют только строки с ВС. А вот строки с налогообложением процентов заполняют только те налоговые агенты, в частности банки, кредитные союзы, которые в отчетном квартале начисляли доходы в виде процентов. Строки же с налогообложением выигрышей (призов) в лотерею — только налоговые агенты — операторы лотереи.

Учитывая приведенное, давайте с вами поговорим о том, что интересно всем нам, а именно: о заполнении строк с ВС раздела ІІ Налогового расчета по форме № 1ДФ. Тем более что поговорить есть о чем.

Информацию в строках с ВС отражаем общими суммами без персонификации. О том, как заполнить графы строки «Військовий збір» раздела ІІ формы № 1ДФ, вам расскажет табл. 3.

Таблица 3. Отражаем ВС в разделе ІІ Налогового расчета по форме № 1ДФ

Графа

Как заполняем

«Загальна сума нарахованого доходу»

Начиная с отчета за 1 квартал 2016 года, в этой графе указываем общую сумму доходов, которые были начислены физлицам, в том числе и самозанятым лицам, в отчетном квартале, — как облагаемых, так и не облагаемых ВС (см. консультацию налоговиков в «БН», 2016, № 12, с. 46).

Так, например, у вас в эту графу попадут суммы нецелевой благотворительной помощи, пособия по беременности и родам, а также доходы, начисленные физлицам-предпринимателям, в том числе предпринимателям-единоналожникам, и т. п.

«Загальна сума виплаченого доходу»

В графе показываем общую сумму выплаченных доходов в отчетном квартале, как облагаемых, так и не облагаемых ВС. При заполнении этой графы учите особый порядок отражения зарплатных доходов, выплаченных своевременно. То есть суммы своевременно выплаченной зарплаты следует относить к месяцу ее начисления. Сведения о несвоевременно выплачиваемой зарплате и/или прочем доходе отражаем по факту

«Загальна сума утриманого податку, збору (грн, коп.)» нарахованого/перерахованого

В этих графах отражаем начисленный в отчетном квартале и перечисленный в бюджет ВС соответственно. При этом ВС, уплаченный с зарплаты, которая была выплачена в установленные сроки, следует отнести к месяцу его начисления

Таким образом, в общем случае итоговые значения граф 3а и 3 раздела I формы № 1ДФ будут совпадать со значениями граф «Загальна сума нарахованого доходу» и «Загальна сума виплаченого доходу» по строке «Вiйськовий збiр» раздела II соответственно.

Расхождения могут быть, если, например, налогоплательщику начислили доходы, которые не облагаются НДФЛ, но включаются в базу обложения ВС. К таким доходам относятся, в частности, реинвестированные дивиденды; доходы от сдачи (продажи) вторсырья, бытовых отходов, лома цветных металлов и др.

Формируете «Звітний новий» или «Уточнюючий» Налоговый расчет, поскольку допустили ошибки в строке с ВС? Тогда:

• в строке «Військовий збір — виключення****» повторите все графы ошибочной строки из уже поданного Налогового расчета;

• в строке «Військовий збір» отразите правильную информацию.

Заметьте: если ошибка в ранее поданном отчете была допущена только в строке с ВС и вы ее сейчас исправляете, то дублировать правильную информацию, которую вы отражали в разделе I формы № 1ДФ, не нужно! То есть в такой ситуации вы заполняете только «дотабличную» часть новой отчетной (уточняющей) формы № 1ДФ и ее раздел II, информацию которого корректируете.

Обращаем внимание тех, кто подает Налоговый расчет по форме № 1ДФ несколькими порциями. В такой ситуации всю информацию по ВС следует отразить один раз в разделе ІІ первой порции формы № 1ДФ (см. консультацию в категории 103.25 ЗІР ГФСУ).

То есть не нужно «дробить» доходы, начисленные/выплаченные налогоплательщикам в отчетном квартале, и ВС, начисленный/удержанный с облагаемых таким сбором доходов, в зависимости от того, в какую порцию попала информация о том или ином налогоплательщике. Всю информацию по ВС отражаем один раз в первой порции.

Это справедливо и для случая с неуполномоченными обособленными подразделениями.

Ну вот, наш экскурс по строкам Налогового расчета по форме № 1ДФ закончен. Желаем вам заполнить его без ошибок и подать своевременно!

Выводы

  • Юрлица и их уполномоченные обособленные подразделения Налоговый расчет по форме № 1ДФ подают в налоговый орган по своему местонахождению.
  • Подавать отдельной порцией форму № 1ДФ на физлиц, которые не имеют регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов — физлица, не нужно.
  • Налоговый расчет по форме № 1ДФ заполняйте в гривнях с копейками.
  • Сумму начисленного дохода в Налоговом расчете указываем независимо от того, выплачен он физлицу в отчетном квартале или нет.
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше