Гостиничный счет включает питание: что с суточными?
Командированный работник приложил к Отчету гостиничный счет, в который включена стоимость питания. Уменьшать ли на нее размер суточных?
Если вы относитесь к категории предприятий, учреждений и организаций, финансируемых из бюджета, то да — вам придется, ориентируясь на абзац десятый п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ, четко придерживаться «командировочной» Инструкции № 59. То есть при внутриукраинской командировке уменьшать размер суточных до 80 % при одноразовом питании, до 55 % — при двухразовом и до 35 % — при трехразовом питании ( абзац пятый п. 5 разд. II Инструкции № 59). Но собственно суммы на питание, если они выделены в счете, командированному нужно компенсировать (вместе со стоимостью проживания). При заграничной командировке если питание в счете не выделено конкретной суммой, то уменьшать суточные надо аналогично, а если выделено, то такие расходы командированный оплачивает за счет суточных ( п.п. «е» п. 16.2 разд. III Инструкции № 59).
Если вы относитесь к хозрасчетникам, то посмотрите, как этот момент прописан в положении о командировках вашего предприятия (если, конечно, такой документ существует). В случае, если там продублирована упомянутая норма из Инструкции № 59 или по этому вопросу ваше положение отсылает к ней, то действовать необходимо в том же порядке, что и бюджетникам.
А вот если вы — хозрасчетник и в вашем положении о командировках этот момент прописан «правильно», то, как говорится, «no problem».
Во-первых, потому что Инструкция № 59 распространяется только на предприятия, учреждения и организации, финансируемые из бюджета, и не касается хозрасчетников! Что важно — налоговики это прямо признают (см., например, письмо ГНАУ от 14.05.13 г. № 2502/6/99-99-17-03-03-15).
Во-вторых, вопрос не стоит так: можно ли выплатить командированному суточные в полном размере и еще компенсировать его расходы на питание, выделенные в гостиничном счете? Понятно, что можно. Вопрос только в том, облагать ли компенсацию питания НДФЛ и военным сбором как дополнительное благо, да еще и с «натуральным» коэффициентом? Так вот, однозначный ответ на него дает абзац второй п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ, в котором прямо сказано: сумма возмещенных командированному расходов на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание не считается доходом такого лица. Без каких-либо оговорок — кроме, разумеется, предельного размера суточных, установленного в качестве условия необложения НДФЛ (и военным сбором) абзацем пятым п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ в расчете на каждый календарный день командировки как «не больше чем 0,2 размера МЗП» (для загранкомандировок — «не выше 0,75 МЗП»), причем МЗП — на 1 января соответствующего года (для 2016 года — 1378 грн.). Да, и разумеется, при наличии подтверждающих документов ( абзац третий п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ).
И, наконец, в-третьих: в письме ГНАУ от 31.03.12 г. № 5742/6/15-1415 налоговики написали: «для предприятий небюджетной сферы уменьшение суточных расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль в составе расходов, на стоимость питания, включенную в счет на проживание, их работников НКУ не предусмотрено». Да — «при исчислении налога на прибыль», да — со ссылкой на «умерший» п.п. 140.1.7 НКУ. Но он ведь был стопроцентным текстовым близнецом «живого» п.п. 170.9.1 НКУ. И это сильный аргумент в пользу неизменности позиции налоговиков по данному вопросу.
Если работник заболел в командировке
Работник, направленный в командировку по территории Украины, задержался в ней по причине болезни. По возвращении он предоставил больничный лист. Как оплатить период «командировочной» болезни? Платить ли за этот период суточные?
Для начала нужно отделить дни болезни от командировки. Для этого после возвращения на место постоянной работы работник подает докладную записку о причине задержки ( абзац второй п. 10 разд. II Инструкции № 59, письмо Минфина от 14.03.11 г. № 31-18030-07-10/668). К ней необходимо приложить документы, подтверждающие причины задержки, в частности — больничный лист.
Далее руководитель принимает решение о продлении срока командировки, которое оформляется соответствующим приказом (распоряжением).
Заметьте! Приказ о продлении срока командировки следует издать до получения от работника Отчета. Это позволит избежать вопросов от контролирующих органов о соблюдении сроков подачи Отчета. К Отчету работник прилагает оригиналы документов, подтверждающих понесенные им в связи с командировкой расходы.
Уточним некоторые моменты по оформлению больничного.
Так, лицам, у которых временная нетрудоспособность наступила вне постоянного места проживания (в нашем случае — во время нахождения в командировке), листок нетрудоспособности выдается по месту их временного пребывания с разрешения главврача лечебно-профилактического заведения. Такой листок нетрудоспособности заверяется подписью главврача (в графе «Видачу листка непрацездатності дозволяю») и печатью лечебно-профилактического заведения ( п. 1.10 Инструкции № 455, п. 3.8 Инструкции № 532).
Работнику, который заболел в командировке, в течение всего времени, пока он не может приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не более 2-х месяцев ( п. 9 разд. II Инструкции № 59):
• возмещаются расходы на наем жилого помещения (за исключением лечения в стационаре);
• выплачиваются суточные.
Именно поэтому и важно иметь больничный лист, выданный в установленном порядке (чтобы впоследствии дни болезни не посчитали днями задержки по неуважительной причине). Что же нужно знать о больничном в командировке? А вот что:
1) дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки ( абзац третий п. 9 разд. II Инструкции № 59). Поэтому в Табеле учета рабочего времени дни болезни в командировке кодируют «ТН» (26) (оплачиваемая временная нетрудоспособность).
Напомним: срок командировки по Украине не должен превышать 30 календарных дней. Иначе контролеры могут расценить поездку переводом на работу в другую местность (а это требует соблюдения гарантий, установленных ст. 120 КЗоТ). Но если этот срок будет продлен из-за болезни, то нарушений нет;
2) за период болезни в командировке работнику на общих основаниях оплачиваются первые 5 дней временной нетрудоспособности и выплачивается пособие по временной нетрудоспособности.
Дни недели по графику работы предприятия, командировавшего работника, когда он в командировке не болел, а работал, должны быть оплачены в соответствии с условиями, определенными трудовым или коллективным договором. Размер такой оплаты труда не может быть ниже среднего заработка ( ст. 121 КЗоТ, п. 13 разд. I Инструкции № 59).
За время задержки в командировке без уважительных причин (в частности, если больничного листа нет или он оформлен неправильно) работнику не выплачивается зарплата, не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и другие расходы ( абзац третий п. 10 разд. II Инструкции № 59).
И тут возникает вопрос: а можно ли в этом случае возместить работнику расходы на обратный проезд?
С 01.09.15 г. в Инструкцию № 59 были внесены изменения, согласно которым руководитель предприятия может возместить работнику расходы на обратный проезд, если задержка в командировке без уважительных причин приходится на выходной (праздничный, нерабочий) день, при этом работник приступил к работе согласно графику. Хозрасчетникам для такого «жеста доброй воли» нужно внести соответствующие изменения в свое положение о командировках. Тогда компенсации расходов на обратный проезд — «зеленый свет».
Если же возвращение работника приходится на другой день и тем более, если никаких изменений в свое положение о командировках предприятие не вносило, то компенсацию стоимости проезда налоговики, скорее всего, расценят как допблаго с соответствующим налогообложением.
Загранкомандировка: платить ли «украинские» суточные?
Направляясь в заграничную командировку или возвращаясь из нее, работник некоторое время находится на территории Украины. При этом зачастую дата пересечения границы отличается от даты выбытия в командировку (прибытия из нее). Нужно ли в таких ситуациях за время пребывания на территории Украины выплачивать суточные исходя из украинских норм?
Вы, конечно, хорошо знаете: в налогооблагаемый доход не включаются суточные расходы для внутриукраинских командировок — в сумме не более чем 0,2 размера МЗП, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года в расчете за каждый календарный день командировки, для загранкомандировок — не выше 0,75 размера МЗП в расчете за каждый календарный день командировки ( абзац пятый п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ).
Как видите, необлагаемые нормы суточных установлены на каждый день командировки, а не на каждый день пребывания в Украине или за границей. Из этого можно сделать вывод, что лимит 0,75 размера МЗП действует для всех дней загранкомандировки.
Кроме того, при загранкомандировках в безвизовые страны НКУ не требует наличия отметок в загранпаспорте, что также подтверждает «независимость» заграничных суточных от фактического времени пребывания за границей.
Но зачем тогда нужны отметки погранслужбы для определения суммы суточных при командировках в визовые страны? — спросите вы.
Видимо, просто для подтверждения факта такой командировки. Ведь никаких оговорок по поводу применения внутриукраинских лимитов суточных для дней пребывания в Украине во время загранкомандировки НКУ не содержит. Поэтому даже при наличии пограничных отметок, отличающихся от дат выбытия/прибытия из командировки, считаем, что нормы НКУ позволяют относить к необлагаемым доходам суммы в пределах заграничных суточных для всех дней загранкомандировки независимо от даты пересечения границы.
Хозрасчетное предприятие вправе самостоятельно решить, какие именно суточные (украинские или заграничные) платить за время нахождения в Украине при загранкомандировке. Свое решение оно закрепляет в положении о командировках.
Хотя у налоговиков на этот счет может быть иное мнение. Формально они признают необязательность Инструкции № 59 для хозрасчетников (см., в частности, письмо Миндоходов от 26.02.14 г. № 4119/5/99-99-19-03-02-16). Однако, как показывает практика, при проверках фискалы все же предпочитают отталкиваться от этой Инструкции. Поэтому не учитывать ее нормы может лишь смелый налогоплательщик, готовый отстаивать свои интересы в суде. А вот тем, кому спорить неохота, отступать от Инструкции № 59 не стоит.
Инструкция № 59 устанавливает следующие особенности для загранкомандировок:
• в «визовые» страны — если даты выбытия и прибытия из командировки не совпадают с датами пересечения границы по отметкам в паспорте, суточные расходы за время проезда по территории Украины оплачиваются в размере, установленном для командировок по Украине ( п.п. «б» п. 16.2 разд. III Инструкции № 59);
• в «безвизовые» страны — если командированный, направляясь в такую страну или возвращаясь из нее, производит пересадку на другое транспортное средство (остановку в гостинице, другом жилом помещении) на территории Украины, то возмещение расходов на командировку за период проезда по территории Украины осуществляется в порядке, предусмотренном для служебных командировок в пределах Украины.
При этом суточные расходы со дня последней пересадки на другое транспортное средство (выбытия из гостиницы, другого жилого помещения) на территории Украины по пути в командировку и до дня первой пересадки на другое транспортное средство (остановки в гостинице, другом жилом помещении) на территории Украины (включительно) при возвращении в Украину возмещаются по нормам, установленным для командировок за границу.
В случае если день отправки в командировку или день прибытия работника на место постоянной работы совпадает с днем указанной пересадки (остановки), суточные расходы за соответствующий день выбытия или день прибытия возмещаются по «заграничным» нормам ( п.п. «в» п. 16.2 разд. III Инструкции № 59).
Как видим, согласно Инструкции № 59 при загранкомандировках в безвизовые страны за дни пребывания в Украине «украинские» суточные выплачивают только при наличии пересадки на другое транспортное средство или остановки в гостинице на территории Украины.
Если такие пересадка/остановка отсутствуют, за все дни загранкомандировки выплачивают «заграничные» суточные.
Неудавшаяся командировка: возмещать ли расходы и суточные?
Работник, направленный в загранкомандировку, не прошел пограничный контроль, в результате чего командировка не состоялась. Можно ли считать такую поездку командировкой? Возмещать ли расходы на проезд и проживание, если работник остановился в гостинице, не успев добраться домой? Платить ли суточные?
Начнем с того, что служебная командировка считается таковой независимо от того, достигнуты ли ее цели. В данном случае поездка работника также является не чем иным, как служебной командировкой (пусть и неудавшейся). Ведь именно с целью выполнения служебного задания по распоряжению руководителя сотрудник направлялся в пункт назначения. Возместить суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда и проживания предприятие обязывает ч. 2 ст. 121 КЗоТ. Поэтому наличие приказа о направлении в командировку является достаточным основанием для того, чтобы считать эту поездку служебной, а также для возмещения суточных и других документально подтвержденных расходов.
Однако в связи с тем, что цели командировки не достигнуты, налоговики могут говорить о ее нехозяйственном характере. И считать суточные и возмещенные работнику расходы его дополнительным благом с вытекающей отсюда обязанностью заплатить с таких сумм НДФЛ и военный сбор.
Выйти из такой «скользкой» ситуации можно путем оформления приказа об отзыве работника из командировки. Тогда получится, что работник действовал в соответствии с распоряжением руководства, и говорить о нехозяйственности станет совсем неуместно.
Если же предприятие не желает возмещать расходы, понесенные в командировке, прерванной по собственной вине работника, следует позаботиться о документальном подтверждении того, что служебная командировка прервана именно по его вине. Правда, и в таком случае уместнее говорить о взыскании с работника причиненного предприятию вреда, а не о невозмещении понесенных в командировке расходов. А вот о хозяйственности командировки тогда не может быть и речи. Поэтому сумма возмещаемых командировочных расходов в таком случае подлежит обложению НДФЛ и военным сбором как доход в виде допблага.
Документы и сокращения статьи
Инструкция № 59 — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.
Инструкция № 455 — Инструкция о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденная приказом Минздрава от 13.11.01 г. № 455.
Инструкция № 532 — Инструкция о порядке заполнения листка нетрудоспособности, утвержденная приказом Минздрава, Минсоцполитики, Фонда «временной нетрудоспособности», Фонда «несчастных случаев» от 03.11.04 г. № 532/274/136-ос/1406.
МЗП — минимальная заработная плата.
Отчет — Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет.
