Готельний рахунок включає харчування: що з добовими?
Відряджений працівник додав до Звіту готельний рахунок, до якого включено вартість харчування. Чи зменшувати на неї розмір добових?
Якщо ви належите до категорії підприємств, установ та організацій, що фінансуються з бюджету, то так — вам доведеться, орієнтуючись на абзац десятий п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, чітко дотримуватися «відряджувальної» Інструкції № 59, тобто при внутрішньоукраїнському відрядженні зменшувати розмір добових до 80 % — при одноразовому харчуванні, до 55 % — при дворазовому і до 35 % — при триразовому харчуванні (абзац п’ятий п. 5 розд. II Інструкції № 59). Але власне суми на харчування, якщо вони виділені в рахунку, відрядженому потрібно компенсувати (разом з вартістю проживання). При закордонному відрядженні якщо харчування в рахунку не виділене конкретною сумою, то зменшувати добові потрібно аналогічно, а якщо виділено, то такі витрати відряджений оплачує за рахунок добових (п.п. «е» п. 16.2 розд. III Інструкції № 59).
Якщо ви належите до госпрозрахункових підприємств, то ознайомтесь з тим, як цей момент прописаний у положенні про відрядження вашого підприємства (якщо, звичайно, такий документ існує). У разі, якщо там продубльована згадана норма з Інструкції № 59 або з цього питання ваше положення посилає до неї, то діяти необхідно в тому самому порядку, що й бюджетникам.
А ось якщо ви — госпрозрахункове підприємство і у вашому положенні про відрядження цей момент прописаний «правильно», то, як кажуть, no problem.
По-перше, тому що Інструкція № 59 поширюється тільки на підприємства, установи та організації, що фінансуються з бюджету, і не стосується госпрозрахункових підприємств! Що важливе — податківці це прямо визнають (див., наприклад, лист ДПАУ від 14.05.13 р. № 2502/6/99-99-17-03-03-15).
По-друге, запитання не стоїть так: чи можна виплатити відрядженому добові в повному розмірі та ще й компенсувати його витрати на харчування, виділені в готельному рахунку? Зрозуміло, що можна. Запитання тільки в тому, чи обкладати компенсацію харчування ПДФО та військовим збором як додаткове благо, та ще і з «натуральним» коефіцієнтом? Так-от, однозначну відповідь на нього надає абзац другий п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, в якому прямо зазначено: сума відшкодованих відрядженому витрат на оплату вартості проживання в готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування не вважається доходом такої особи. Без жодних застережень — окрім, зрозуміло, граничного розміру добових, встановленого як умова необкладення ПДФО (і військовим збором) абзацом п’ятим п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, з розрахунку на кожний календарний день відрядження як «не більше ніж 0,2 розміру МЗП» (для закордонних відряджень — «не вище 0,75 МЗП»), причому МЗП — на 1 січня відповідного року (для 2016 року — 1378 грн.). Та й, зрозуміло, за наявності підтвердних документів ( абзац третій п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ).
І, нарешті, по-третє: в листі ДПАУ від 31.03.12 р. № 5742/6/15-1415 податківці написали, що «для підприємств небюджетної сфери зменшення добових витрат, що враховуються при обчисленні податку на прибуток у складі витрат, на вартість харчування, уключену до рахунка на проживання, їх працівників ПКУ не передбачено». Так — «при обчисленні податку на прибуток», так — з посиланням на п.п. 140.1.7 ПКУ, що «почив». Але ж він був стовідсотковим текстовим близнюком «живого» п.п. 170.9.1 ПКУ. І це сильний аргумент на користь незмінності позиції податківців з цього питання.
Якщо працівник захворів у відрядженні
Працівник, направлений у відрядження на території України, затримався в ньому через хворобу. Після повернення він надав лікарняний лист. Як оплатити період хвороби у відрядженні? Чи виплачувати за цей період добові?
Спочатку потрібно відокремити дні хвороби від відрядження. Для цього після повернення на місце постійної роботи працівник подає доповідну записку про причину затримки (абзац другий п. 10 розд. II Інструкції № 59, лист Мінфіну від 14.03.11 р. № 31-18030-07-10/668). До неї необхідно додати документи, що підтверджують причини затримки, зокрема лікарняний лист.
Далі керівник приймає рішення про продовження строку відрядження, яке оформляється відповідним наказом (розпорядженням).
Зверніть увагу! Наказ про продовження строку відрядження слід видати до отримання від працівника Звіту. Це дозволить уникнути запитань від контролюючих органів щодо дотримання строків подання Звіту. До нього працівник додає оригінали документів, що підтверджують понесені ним у зв’язку з відрядженням витрати.
Уточнимо деякі моменти щодо оформлення лікарняного.
Так, особам, у яких тимчасова непрацездатність настала поза постійним місцем проживання (у нашому випадку — під час перебування у відрядженні), листок непрацездатності видається за місцем їх тимчасового перебування з дозволу головлікаря лікувально-профілактичного закладу. Такий листок непрацездатності посвідчується підписом головлікаря (у графі «Видачу листка непрацездатності дозволяю») та печаткою лікувально-профілактичного закладу (п. 1.10 Інструкції № 455, п. 3.8 Інструкції № 532).
Працівнику, який захворів у відрядженні, протягом усього часу, поки він не може виконувати покладене на нього службове доручення або повернутися до місця свого постійного проживання, але не більше двох місяців (п. 9 розд. II Інструкції № 59):
• відшкодовуються витрати на наймання житла (за винятком лікування у стаціонарі);
• виплачуються добові.
Саме тому й важливо мати лікарняний лист, виданий у встановленому порядку (щоб згодом дні хвороби не визнали днями затримки через неповажну причину). Що ж потрібно знати про лікарняний у відрядженні? А ось що:
1) дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження (абзац третій п. 9 розд. II Інструкції № 59). Тому в Табелі обліку робочого часу дні хвороби у відрядженні кодують «ТН» (26) (оплачувана тимчасова непрацездатність).
Нагадаємо: строк відрядження по Україні не повинен перевищувати 30 календарних днів. Інакше контролери можуть розцінити поїздку як переведення на роботу до іншої місцевості (а це вимагає дотримання гарантій, установлених ст. 120 КЗпП). Але якщо цей строк буде продовжений через хворобу, то порушень немає;
2) за період хвороби у відрядженні працівнику на загальних підставах оплачуються перші 5 днів тимчасової непрацездатності та виплачується допомога по тимчасовій непрацездатності.
Дні тижня за графіком роботи підприємства, яке відрядило працівника, коли він у відрядженні не хворів, а працював, мають бути оплачені відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором. Розмір такої оплати праці не може бути нижче середнього заробітку ( ст. 121 КЗпП, п. 13 розд. I Інструкції № 59).
За час затримки у відрядженні без поважних причин (зокрема, якщо лікарняного листа немає або він оформлений неправильно) працівнику не виплачується зарплата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житла та інші витрати (абзац третій п. 10 розд. II Інструкції № 59).
І тут виникає запитання: а чи можна в цьому випадку відшкодувати працівнику витрати на зворотний проїзд?
З 01.09.15 р. до Інструкції № 59 були внесені зміни, згідно з якими керівник підприємства може відшкодувати працівнику витрати на зворотний проїзд, якщо затримка у відрядженні без поважних причин припадає на вихідний (святковий, неробочий) день, при цьому працівник став до роботи згідно з графіком. Госпрозрахунковим підприємствам для такого «жесту доброї волі» потрібно внести відповідні зміни до свого положення про відрядження. Тоді компенсації витрат на зворотний проїзд — «зелене світло».
Якщо ж повернення працівника припадає на інший день і тим більше, якщо жодних змін до свого положення про відрядження підприємство не вносило, то компенсацію вартості проїзду податківці, найімовірніше, розцінять як додаткове благо з відповідним оподаткуванням.
Закордонне відрядження: чи виплачувати «українські» добові?
Направляючись у закордонне відрядження або повертаючись із нього, працівник деякий час перебуває на території України. При цьому часто дата перетину кордону відрізняється від дати вибуття у відрядження (прибуття з нього). Чи потрібно в таких ситуаціях за час перебування на території України виплачувати добові виходячи з українських норм?
Ви, звичайно, добре знаєте: до оподатковуваного доходу не включаються добові витрати для внутрішньоукраїнських відряджень — у сумі не більше ніж 0,2 розміру МЗП, установленої законом на 1 січня податкового (звітного) року в розрахунку за кожний календарний день відрядження, для закордонних відряджень — не вище 0,75 розміру МЗП у розрахунку за кожний календарний день відрядження ( абзац п’ятий п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ).
Як бачите, неоподатковувані норми добових встановлені на кожний день відрядження, а не на кожний день перебування в Україні чи за кордоном. З цього можна зробити висновок, що ліміт 0,75 розміру МЗП діє для всіх днів закордонного відрядження.
Крім того, у закордонних відрядженнях у безвізові країни ПКУ не вимагає наявності відміток в закордонному паспорті, що також підтверджує «незалежність» закордонних добових від фактичного часу перебування за кордоном.
Але навіщо тоді потрібні відмітки прикордонслужби для визначення суми добових при відрядженнях у візові країни? — запитаєте ви.
Мабуть, просто для підтвердження факту такого відрядження. Адже ніяких застережень з приводу застосування внутрішньоукраїнських лімітів добових для днів перебування в Україні під час закордонного відрядження ПКУ не містить. Тому навіть за наявності прикордонних відміток, що відрізняються від дат вибуття/прибуття з відрядження, вважаємо, що норми ПКУ дозволяють відносити до неоподатковуваних доходів суми в межах закордонних добових для усіх днів закордонного відрядження незалежно від дати перетину кордону.
Госпрозрахункове підприємство має право самостійно вирішити, які саме добові (українські або закордонні) платити за час перебування в Україні при закордонному відрядженні. Своє рішення воно закріплює в положенні про відрядження.
Хоча у податківців із цього приводу може бути інша думка. Формально вони визнають необов’язковість Інструкції № 59 для госпрозрахункових підприємств (див., зокрема, лист Міндоходів від 26.02.14 р. № 4119/5/99-99-19-03-02-16). Проте, як показує практика, під час перевірок фіскали все ж вважають за краще орієнтуватися на цю Інструкцію. Тому не враховувати її норми може лише сміливий платник податків, готовий відстоювати свої інтереси в суді. А ось тим, кому ліньки сперечатися, відступати від Інструкції № 59 не слід.
Інструкція № 59 встановлює такі особливості для закордонних відряджень:
• до «візових» країн — якщо дати вибуття та прибуття з відрядження не збігаються з датами перетину кордону за відмітками в паспорті, добові витрати за час проїзду територією України оплачуються в розмірі, встановленому для відряджень по Україні (п.п. «б» п. 16.2 розд. III Інструкції № 59);
• до «безвізових» країн — якщо відряджений, направляючись до такої країни або повертаючись з неї, здійснює пересадку на інший транспортний засіб (зупинку в готелі, іншому житловому приміщенні) на території України, то відшкодування витрат на відрядження за період проїзду територією України проводять в порядку, передбаченому для службових відряджень у межах України.
При цьому добові витрати з дня останньої пересадки на інший транспортний засіб (вибуття з готелю, іншого житлового приміщення) на території України дорогою у відрядження та до дня першої пересадки на інший транспортний засіб (зупинки в готелі, іншому житловому приміщенні) на території України (включно) при поверненні в Україну відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон.
У випадку якщо день відправлення у відрядження або день прибуття працівника на місце постійної роботи збігається з днем зазначеної пересадки (зупинки), добові витрати за відповідний день вибуття або день прибуття відшкодовуються за «закордонними» нормами (п.п. «в» п. 16.2 розд. III Інструкції № 59).
Як бачимо, згідно з Інструкцією № 59 при закордонних відрядженнях до безвізових країн за дні перебування в Україні «українські» добові виплачують тільки за наявності пересадки на інший транспортний засіб або в разі зупинки в готелі на території України.
Якщо такої пересадки/зупинки не було, за всі дні закордонного відрядження виплачують «закордонні» добові.
Невдале відрядження: чи відшкодовувати витрати та добові?
Працівник, направлений у закордонне відрядження, не пройшов прикордонний контроль, унаслідок чого це відрядження не відбулося. Чи можна вважати таку поїздку відрядженням? Чи відшкодовувати витрати на проїзд і проживання, якщо працівник зупинився в готелі, оскільки не встиг повернутися додому? Чи виплачувати добові?
Розпочнемо з того, що службове відрядження вважається таким незалежно від того, чи досягнуто його цілі. У цьому випадку поїздка працівника також є ні чим іншим, як службовим відрядженням (нехай і невдалим). Адже саме з метою виконання службового завдання за розпорядженням керівника працівник прямував до пункту призначення. Відшкодувати добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду і проживання підприємство зобов’язує ч. 2 ст. 121 КЗпП. Тому наявність наказу про направлення у відрядження є достатньою підставою для того, щоб вважати цю поїздку службовою, а також для відшкодування добових та інших документально підтверджених витрат.
Однак у зв’язку з тим, що мету відрядження не було досягнуто, податківці можуть говорити про її негосподарський характер. І вважати добові та відшкодовані працівнику витрати його додатковим благом з обов’язком сплатити з таких сум ПДФО та військовий збір, що випливає звідси.
Вирішити таку «слизьку» ситуацію можна шляхом оформлення наказу про відкликання працівника з відрядження. Тоді вийде, що працівник діяв відповідно до розпорядження керівництва, і говорити про негосподарність стане недоречно.
Якщо ж підприємство не бажає відшкодовувати витрати, понесені у відрядженні, перерваному з вини працівника, слід подбати про документальне підтвердження того, що службове відрядження перервано саме з його вини. Щоправда, у такому разі доречніше говорити про стягнення з працівника заподіяної підприємству шкоди, а не про невідшкодування понесених у відрядженні витрат. А ось про господарність відрядження тоді не може навіть і йтися. Тому сума відшкодовуваних витрат на відрядження у такому разі підлягає обкладенню ПДФО та військовим збором як дохід у вигляді додаткового блага.
Документи та скорочення статті
Інструкція № 59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.
Інструкція № 455 — Інструкція про порядок видачі документів, що посвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затверджена наказом МОЗ від 13.11.01 р. № 455.
Інструкція № 532 — Інструкція про порядок заповнення листка непрацездатності, затверджена наказом МОЗ, Мінсоцполітики, Фонду «тимчасової непрацездатності», Фонду «нещасних випадків» від 03.11.04 р. № 532/274/136-ос/1406.
МЗП — мінімальна заробітна плата.
Звіт — Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.
