Отпуска «за свой счет» & желание работника
Основания для предоставления отпуска без сохранения зарплаты условно можно разделить на 3 группы.
Группа 1. Речь идет об основаниях для предоставления отпуска без сохранения зарплаты, прописанных в ст. 25 Закона № 504*. В этой норме четко определены категории работников, которым может быть предоставлен отпуск «за свой счет», или обстоятельства, при которых возможно его оформление. Продолжительность отпуска без сохранения зарплаты, определенная ст. 25 Закона № 504, различается в зависимости от основания для его предоставления.
* Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.
Особенность предоставления отпуска без сохранения зарплаты по основаниям, изложенным в ст. 25 Закона № 504, заключается в следующем: если работник желает оформить отпуск «за свой счет» по одному из этих оснований, работодатель должен удовлетворить его требование. То есть в таком случае работодатель не может отказать работнику в оформлении отпуска без сохранения зарплаты, даже если это отразится на рабочем процессе предприятия.
Группа 2. В соответствии со ст. 26 Закона № 504 отпуск без сохранения зарплаты продолжительностью до 15 календарных дней в год может предоставляться работнику при наличии у него семейных обстоятельств или других причин для его предоставления. Отпуск по таким основаниям оформляется только по желанию работника. Работодатель не наделен правом инициировать предоставление этого отпуска по указанному основанию.
Но работодатель может и отказать работнику в предоставлении отпуска «за свой счет» по семейным или иным обстоятельствам. Дело в том, что, как указано в ст. 26 Закона № 504, работник и работодатель должны прийти к согласию о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты по приведенному основанию и о его продолжительности в пределах его максимальной годовой продолжительности.
Работодатель самостоятельно оценивает, насколько семейные обстоятельства или другие причины уважительны для предоставления работнику отпуска «за свой счет». Конечно, при решении этого вопроса руководитель должен учитывать и интересы рабочего процесса. Следовательно, решения о предоставлении либо непредоставлении отпуска без сохранения зарплаты по ст. 26 Закона № 504 относятся исключительно к компетенции работодателя (письмо Минтруда от 18.03.09 г. № 2961/0/14-09/06).
Внимание! Инициировать оформление отпуска без сохранения зарплаты по основаниям, изложенным в ст. 25 и 26 Закона № 504, имеет право исключительно работник.
То есть работодатель не может принудительно отправить работника в неоплачиваемый отпуск по указанным основаниям (письмо Минсоцполитики от 19.09.13 г. № 416/13/116-13).
Группа 3. Еще в 2014 году законодатели пошли на непопулярные методы сохранения бюджетных средств. Так, они предоставили право руководителям отдельных госструктур отправлять работников в отпуска без сохранения зарплаты без их согласия и даже определять продолжительность этого неоплачиваемого отпуска. Подчеркнем, что, к счастью, такие полномочия получили руководители исключительного круга госорганов. Поэтому останавливаться на них не будем.
Обобщим информацию о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты по указанным группам в таблице.
| Характеристика | Отпуск без сохранения зарплаты согласно | |
| ст. 25 Закона № 504 | ст. 26 Закона № 504 | |
| Основание для предоставления | Исчерпывающий перечень приведен в ст. 25 Закона № 504 | Семейные обстоятельства и другие причины, изложенные работником. Конкретный перечень не определен |
| Продолжительность | Отличается в зависимости от основания (категории работников или обстоятельств) для предоставления | Обусловливается между работником и работодателем, но не более 15 календарных дней в год |
| Инициатор оформления отпуска | Работник | |
| Согласование с работодателем | Работодатель обязан предоставить отпуск при наличии желания работника | Предоставляется по согласию между работником и работодателем. Окончательное решение принимает работодатель. Он имеет право отказать работнику в предоставлении отпуска, предоставлении его не в том объеме, на котором настаивает работник |
Также отметим, что в отдельных нормативно-правовых актах оговорено право отдельных категорий работников воспользоваться отпуском без сохранения зарплаты (например, для ветеранов военной службы — продолжительностью до 14 календарных дней в год ( п. 13 ч. 1 ст. 6 Закона Украины «О статусе ветеранов военной службы, ветеранов органов внутренних дел, ветеранов Национальной полиции и некоторых других лиц и их социальной защите» от 24.03.98 г. № 203/98-ВР), для лиц, имеющих статус детей войны, — продолжительностью до двух недель в год ( ст. 5 Закона Украины «О социальной защите детей войны» от 18.11.04 г. № 2195-IV)). В данной статье на них внимание не акцентируется.
Оформляем неоплачиваемый отпуск
Отпуск «за свой счет» в соответствии с Законом № 504. Первые шаги для оформления отпуска без сохранения зарплаты, предусмотренного ст. 25 и 26 Закона № 504, предпринимает работник. Почему? В предыдущем разделе мы уже определились, что инициатором предоставления отпуска «за свой счет» по указанным основаниям может быть исключительно работник. Поэтому, чтобы запустить процедуру оформления отпуска без сохранения зарплаты согласно ст. 25 или 26 Закона № 504, работник подает заявление, в котором указывает:
• основание для предоставления неоплачиваемого отпуска (если предоставляется согласно ст. 25 Закона № 504) либо причину, по которой работник просит предоставить неоплачиваемый отпуск (актуально для оформления отпуска в соответствии со ст. 26 Закона № 504);
• документы, подтверждающие категорию лиц (если таких документов еще нет в учреждении) или обстоятельства для предоставления неоплачиваемого отпуска, изложенные в ст. 25 Закона № 504. Чтобы оформить отпуск на основании ст. 26 Закона № 504, работодатель не должен требовать дополнительных подтверждений от работника, поскольку руководитель самостоятельно оценивает уважительность причин для предоставления работнику отпуска «за свой счет»;
• дату начала неоплачиваемого отпуска;
• продолжительность неоплачиваемого отпуска.
Затем руководители, которым подчинен работник, рассматривают заявление. Если речь идет о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты по одному из оснований ст. 25 Закона № 504, то работодатель не может отказать в предоставлении этого отпуска. Соответственно после рассмотрения заявления сразу издают приказ о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты. Если речь идет о неоплачиваемом отпуске согласно ст. 26 Закона № 504, то упомянутый приказ выдают только после согласия руководителей на его предоставление работнику.
При издании приказа о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты, основания для предоставления которого оговорены в ст. 25 и 26 Закона № 504, можно воспользоваться типовой формой № П-3, утвержденной приказом № 489**.
** Приказ Госкомстата «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 05.12.08 г. № 489.
В табеле учета использования рабочего времени (по типовой форме № П-5, утвержденной приказом № 489) неоплачиваемый отпуск указывают, как:
• отпуск без сохранения зарплаты в связи с учебой (пп. 12, 13 и 17 ч. 1 ст. 25 Закона № 504) — «НБ» (цифровой код «13»);
• дополнительный отпуск без сохранения зарплаты в обязательном порядке (все основания —ст. 25 Закона № 504, кроме пп. 3, 12, 13 и 17 ч. 1 этой нормы) — «ДБ» (цифровой код «14»);
• отпуск для ухода за ребенком до достижения им 6-летнего возраста (п. 3 ч. 1 ст. 25 Закона № 504) — «ДД» (цифровой код «17»);
• отпуск без сохранения заработной платы по соглашению сторон (ст. 26 Закона № 504) — «НА» (цифровой код «18»).
Для удобства в учреждении могут вводиться обозначения, разработанные под отдельные основания для предоставления отпуска без сохранения зарплаты.
Также информацию о предоставлении работнику отпуска без сохранения зарплаты отражают в его личной карточке в разделе «Отпуска».
Правила предоставления неоплачиваемого отпуска
В этом разделе поговорим о правилах и особенностях предоставления отпуска без сохранения зарплаты, предоставляемого согласно ст. 25 и 26 Закона № 504. Начнем с простых правил. Так, отпуска «за свой счет» по указанным основаниям могут предоставляться:
• основным работникам и работникам, работающим на условиях совместительства;
• в первый год работы работника в учреждении независимо от продолжительности отработанного времени. При этом новому работнику неоплачиваемый отпуск может быть предоставлен в полном объеме;
• работникам, работающим по бессрочным, срочным трудовым договорам, контракту.
Неоплачиваемый отпуск не продлевается, если на его период пришлись праздничные и нерабочие дни. Праздничные и нерабочие дни, установленные ст. 73 КЗоТ, не учитывают при определении продолжительности ежегодного отпуска и социального отпуска на детей, предусмотренного ст. 19 Закона № 504 (ч. 2 ст. 5 Закона № 504).
При этом отпуск без сохранения зарплаты (ст. 25 и 26 Закона № 504) выделен в отдельный вид отпусков и не относится к отпускам, указанным в ч. 2 ст. 5 Закона № 504 (ст. 4 Закона № 504). Поэтому при определении продолжительности отпуска «за свой счет» не учитывают норму ч. 2 ст. 5 Закона № 504. Следовательно, если на период отпуска без сохранения зарплаты пришлись праздничные и нерабочие дни, то его продолжительность на эти дни не продлевайте.
Пример. Работнику по его заявлению предоставлен отпуск без сохранения зарплаты продолжительностью 15 календарных дней с 22.08.16 г. по 05.09.16 г. На этот период приходится праздничный день — День независимости Украины (24.08.16 г.). Поскольку праздничные и нерабочие дни не влияют на определение продолжительности неоплачиваемого отпуска, в указанном случае последним днем отпуска без сохранения зарплаты является 05.09.16 г.
Также помните о других особенностях, которые следуют из того, что отпуск без сохранения зарплаты не относится к виду ежегодных отпусков. Так, отпуск «за свой счет» (1) в случае временной нетрудоспособности работника не продлевается на количество дней болезни и не переносится на другой период (ч. 2 ст. 11 Закона № 504), (2) не учитывается при определении максимальной продолжительности ежегодного отпуска в 59 (69) календарных дней (ч. 3 ст. 10 Закона № 504),(3) а работники не могут быть отозваны из такого неоплачиваемого отпуска (ч. 3 ст. 12 Закона № 504).
На увеличение законодательно установленной продолжительности неоплачиваемого отпуска — табу. В ст. 25 и 26 Закона № 504 оговорена продолжительность отпуска без сохранения зарплаты в зависимости от оснований для его предоставления. Недопустимо увеличивать законодательно определенную продолжительность этого отпуска даже в случае, когда на этом настаивает сам работник.
Продолжительность неоплачиваемого отпуска, который предоставляется ежегодно либо на год, привязана к календарному году. В ст. 25 Закона № 504 предусмотрены основания для предоставления отпуска без сохранения зарплаты определенной продолжительности, предоставляемого ежегодно. Тогда как в ст. 26 Закона № 504 предельная продолжительность отпуска «за свой счет» определена как «не более 15 календарных дней в год».
В таких случаях на законодательном уровне не конкретизирован вид года (рабочий или календарный), в течение которого работник может использовать выделенные дни неоплачиваемого отпуска. Известно, что к рабочему году привязано предоставление только ежегодных отпусков (ст. 6 и 10 Закона № 504). Следовательно, календарные дни отпуска без сохранения зарплаты, предоставляемые работнику ежегодно или на год, выделяются именно на календарный год.
Что касается оснований для предоставления неоплачиваемого отпуска согласно ст. 25 Закона № 504, оформление которых зависит от наличия конкретных обстоятельств, то они должны предоставляться в привязке к этим обстоятельствам.
Внимание! Если работник в течение текущего календарного года не воспользовался правом на отпуск без сохранения заработной платы, то он не может быть использован в следующем календарном году.
Так, в следующем календарном году работник будет иметь право на такой отпуск продолжительностью не более, чем это определено ст. 25 или 26 Закона № 504, в зависимости от обстоятельств для его предоставления.
Период неоплачиваемого отпуска, привязанного к событию, должен совпадать с этим событием. В ст. 25 Закона № 504 приведены основания для предоставления отпуска без сохранения зарплаты, предоставление которых привязано к конкретному событию. Так вот, период отпусков по таким основаниям должен совпадать с событием, к которому, собственно, и привязано предоставление отпуска «за свой счет».
Например, работница оформляет неоплачиваемый отпуск в связи с бракосочетанием (п. 8 ч. 1 ст. 25 Закона № 504) продолжительностью 10 календарных дней. Дата регистрации брака — 03.09.16 г. В таком случае период отпуска «за свой счет» должен приходиться на 03.09.16 г. Причем это не обязательно должен быть первый день неоплачиваемого отпуска.
Неоплачиваемые отпуска делить можно, однако есть и «но». Сразу заметим, что законодательные требования деления отпуска на части предусмотрены только для ежегодных отпусков (ст. 12 Закона № 504). Между тем отпуск без сохранения зарплаты не относится к ежегодным отпускам, поскольку выделен в отдельный вид отпусков (ст. 4 Закона № 504). Отсюда констатируем: на нормативно-правовом уровне не предусмотрены предписания о разделении на части отпуска без сохранения зарплаты, определенного ст. 25 и 26 Закона № 504. На этом акцентировало внимание и Минсоцполитики в письме от 03.02.12 г. № 31/13/133-12 (ср. ). Вместе с тем не существует и запрета по такому разделению.
Важно! Отпуск без сохранения зарплаты, предоставляемый на основании ст. 25 (с пометкой «ежегодно» и который не привязан к событию) и ст. 26 Закона № 504, может быть разделен на части.
При этом должно выполняться условие: в итоге за календарный год общее количество предоставленных дней такого отпуска не должно превышать максимальной продолжительности, установленной ст. 25 или ст. 26 Закона № 504.
Подчеркнем такой момент. Отпуск без сохранения зарплаты, предоставляемый на основании ст. 25 Закона № 504, подлежит разделению, если его оформление не привязано к конкретному событию + количество календарных дней этого отпуска, определенное нормативно, с дополнительным указанием «ежегодно». Например, подлежит разделению на части отпуск «за свой счет», полагающийся пенсионерам по возрасту (п. 6 ч. 1 ст. 25 Закона № 504).
Совсем иная ситуация складывается с отпусками без сохранения зарплаты для ухода за ребенком (п. 3 ч. 1 ст. 25 Закона № 504). Эти категории работников, имея право на такие отпуска и соответствующие документы, могут прервать неоплачиваемый отпуск и снова его оформить.
В то же время не подлежит разделению на части отпуск без сохранения зарплаты, в частности, работнику, вступающему в брак (п. 8 ч. 1 ст. 25 Закона № 504). Причина: предоставление неоплачиваемого отпуска по этому основанию привязано к конкретному событию.
Несколько оснований для оформления неоплачиваемого отпуска — работник может воспользоваться каждым. Закон № 504 не ограничивает использование комбинаций оснований для предоставления отпуска без сохранения зарплаты, определенной его нормами. Так, если работник имеет право на использование отпуска «за свой счет» по двум или более основаниям ст. 25 Закона № 504, то он может реализовать это право по каждому из них. Более того, в этом же календарном году он по согласованию с работодателем может воспользоваться еще и неоплачиваемым отпуском, определенным ст. 26 Закона № 504. Или скомбинировать: одно основание по ст. 25 Закона № 504 + основание по ст. 26 Закона № 504 (при наличии согласия работодателя на использование неоплачиваемого отпуска по ст. 26 Закона № 504). Вариантов множество, а главное — наличие оснований для оформления отпуска без сохранения зарплаты и выполнения всех условий для их предоставления.
Введение дополнительных оснований для неоплачиваемого отпуска — под запретом. Именно такой вывод приведен в письме Минсоцполитики от 29.04.16 г. № 243/13/116-16 (см. «БН», 2016, № 23, с. 9).
Действительно, ст. 4 Закона № 504 отдельно предусмотрено: «Законодательством, коллективным договором, соглашением и трудовым договором могут устанавливаться другие виды отпусков». Выходит, что коллективным или трудовым договором могут быть установлены иные виды отпусков, чем предусмотренные ст. 4 Закона № 504.
Однако, по мнению Минсоцполитики , в этой норме речь идет о введении в учреждении других видов оплачиваемых отпусков.
Запрещено прописывать в коллективном или трудовом договоре другие виды неоплачиваемых отпусков, а также запрещено вводить специальные, не предусмотренные ст. 25 и 26 Закона № 504 и нормативной базой, основания для предоставления отпуска без сохранения зарплаты.
Так, основания для предоставления отпусков без сохранения зарплаты содержатся не только в Законе № 504, но и в других нормативно-правовых актах. Их оформление вполне обосновано, ведь это предусмотрено правовым полем. А вот выдумывать новые, не предусмотренные нормативной базой, основания для предоставления отпуска «за свой счет» и прописывать их в коллективном (трудовом) договоре, неправомерно.
Неоплачиваемый отпуск не отразится на продолжительности ежегодного основного отпуска, но повлияет на продолжительность ежегодного дополнительного отпуска. Период пребывания в отпуске без сохранения заработной платы, предусмотренном ст. 25 или 26 Закона № 504:
• включают в стаж работы, дающий право на ежегодный основной отпуск (п. 4 ч. 1 ст. 9 Закона № 504). Выходит, что в общем случае отпуск «за свой счет» не повлияет на продолжительность ежегодного основного отпуска. Исключение: не включают в стаж работы для предоставления ежегодного основного отпуска период отпуска без сохранения зарплаты до достижения ребенком 6 лет, инсулинозависимым ребенком — до 16 лет, ребенком-инвалидом подгруппы А — до 18 лет. То есть за указанные периоды работник «не зарабатывает» себе стаж для ежегодного основного отпуска;
• не включают в стаж работы, дающий право на ежегодный дополнительный отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда и за особый характер труда (в том числе за ненормированный рабочий день). Объясняется это действием нормы ч. 2 ст. 9 Закона № 504: в стаж работы, дающий право на такие отпуска, включают период, когда работник фактически работал во вредных или особых условиях труда (за исключением периода пребывания им собственно в ежегодных отпусках). Поэтому отпуск «за свой счет» в дальнейшем уменьшит количество календарных дней ежегодного дополнительного отпуска за рабочий год, на который пришелся «бесплатный» отпуск.
Принудительное отправление в неоплачиваемый отпуск — нарушение трудового законодательства. Мы уже говорили, что инициатором оформления отпуска без сохранения зарплаты по основаниям, изложенным в ст. 25 и 26 Закона № 504, может быть только работник. Его согласие на предоставление указанных отпусков «за свой счет» — обязательно.
Поэтому принудительное отправление работников в отпуска без сохранения заработной платы, предусмотренные ст. 25 и 26 Закона № 504, является грубым нарушением законодательства о труде, за что работодатель в установленном порядке может быть привлечен к ответственности (письмо Минсоцполитики от 19.09.13 г. № 416/13/116-13).
Такой «проступок» работодателя рассматривается как нарушение прочих требований трудового законодательства. За это правонарушение на работодателя может быть наложен штраф в размере одной минимальной зарплаты ( абз. 6 ч. 2 ст. 265 КЗоТ).
Тогда как должностным лицам учреждения за нарушение прочих требований законодательства о труде грозит штраф в размере от 510 до 1700 грн. согласно ч. 1 ст. 41 КоАП. За повторное в течение года совершенное правонарушение, предусмотренное ч. 1 ст. 41 КоАП, за которое лицо уже подвергалось админвзысканию, или за те же действия в отношении отдельных категорий лиц, должностное лицо учреждения могут привлечь к админответственности в виде штрафа в размере от 1700 до 5100 грн. ( ч. 2 ст. 41 КоАП).
