Начнем с того, что запись об увольнении вносят в трудовую книжку в день увольнения (п. 2.4 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты населения от 29.07.93 г. № 58, далее — Инструкция № 58).
Работодатель обязан в день увольнения работника выдать ему трудовую книжку с внесенной записью об увольнении. Этого требуют ст. 47 КЗоТ и п. 4.1 Инструкции № 58.
Если работник по каким-то причинам не получил трудовую книжку в день увольнения (например, отсутствовал в день увольнения, не зашел в кадровую службу за трудовой книжкой), работодатель должен позаботиться о документальном оформлении этого факта.
Дело в том, что в случае задержки выдачи трудовой книжки по вине работодателя работник имеет право обратиться в суд. И если суд вынесет решение в пользу работника, работодатель обязан будет выплатить такому работнику средний заработок за все время вынужденного прогула (ч. 5 ст. 235 КЗоТ, абз. 6 п. 4.1 Инструкции № 58).
Расчет средней заработной платы в случае вынужденного прогула производится в соответствии с Порядком исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100, исходя из выплат за последние два календарных месяца, предшествующих событию, с которым связана соответствующая выплата.
Также в случае задержки выдачи трудовой книжки днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения (дне выдачи трудовой книжки) издается приказ и вносится запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается работодателем, который ее внес, недействительной (абз. 7 п. 4.1 Инструкции № 58). Кроме того, в случае задержки выдачи трудовой книжки по вине работодателя ему могут грозить финансовые санкции в виде штрафа, как за нарушение других требований трудового законодательства, в размере 1 минзарплаты (сейчас — 3723 грн.). А также есть вероятность привлечения его должностных лиц к административной ответственности за нарушение других требований трудового законодательства.
Мера этой ответственности определена ст. 41 КпАП. Это штраф в размере (общий случай) от 510 до 1700 грн.
Но избежать негативных последствий при увольнении работника, который не получил трудовую книжку, очень просто.
Направьте такому работнику в день увольнения заказное письмо с уведомлением о вручении. В этом письме сообщите работнику, что ему необходимо забрать трудовую книжку. Такую возможность предусматривает п. 4.2 Инструкции № 58 (ср. ). Текст письма может быть следующим: «Уважаемый Александр Иванович, просим Вас явиться в отдел кадров для получения трудовой книжки в любое удобное время с 9:00 до 18:00 с понедельника по пятницу».
Обратите внимание: направить трудовую книжку уволенному работнику по почте можно исключительно с письменного разрешения такого работника (п. 4.2 Инструкции № 58). Если у вас указанного разрешения нет, храните трудовую книжку, не полученную уволенным работником, в течение 2 лет в отделе кадров отдельно от остальных трудовых книжек работников.
Если и в течение этих 2 лет работник не изъявит желания получить свою трудовую, передавайте ее в архив. Там трудовая книжка должна храниться в течение 50 лет.
По истечении указанного срока ее можно уничтожить в установленном порядке (п. 6.2 Инструкции № 58).
