(066) 87-010-10 Перезвоните мне
Переводим бухгалтеров в ОНЛАЙН!
? С помощью этой функции вы можете перейти в номер, который вас интересует
В этом номере :
 
  • В избранное
  • Печать
  • Шрифт
  • Цвет фона
  • Комментарии 0
  • В разработке
21/29
Бухгалтерская неделя
Бухгалтерская неделя
Февраль , 2018/№ 6

«Обособленные» кассы: работаем по новому Положению

http://tinyurl.com/y6o3wz6o
Наличка может водиться не только в кассе у субъекта хозяйствования. Предприятие вправе открывать филиалы и представительства, магазины, структурные подразделения, хозяйственные единицы, в которых ведутся наличные расчеты, как рядом, так и далеко от себя. Как правильно организовать операции с наличными в таких подразделениях в условиях действия нового «кассового» Положения? Это вы узнаете из данной статьи.

Что считать обособленным подразделением?

ХКУ и ГКУ выделяют два вида подразделений: обособленное (филиал, представительство, отделение и т. д.) и структурное (производство, цех, участок, бригада, бюро, лаборатория, управление, служба и т. д.).

Но для соблюдения кассовой дисциплины нужно ориентироваться на п.п. 2 п. 3 разд. I Положения № 148*. Там сказано, что обособленные подразделения — это филиалы, представительства, отделения и другие структурные подразделения, которые наделяются частью имущества хозяйственных организаций, осуществляя в отношении этого имущества право оперативного использования или другое вещное право, предусмотренное законодательством Украины. То есть соблюдать кассовую дисциплину при работе с наличными должны не только филиалы и представительства, попавшие в разряд обособленных подразделений по ХКУ и ГКУ, но и структурные подразделения предприятия. И делать это нужно, даже несмотря на то, что о некоторых из них не будет сведений в Едином госреестре юрлиц, физлиц-предпринимателей и общественных формирований.

* Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148.

Определившись с кругом так называемых обособленных подразделений для кассовых целей, перейдем к применению ими кассовых правил. И начнем, конечно же, с кассы.

Касса подразделения

Касса — это помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличности, других ценностей, кассовых документов. Так определяет значение данного термина п.п. 8 п. 3 разд. I Положения № 148.

Создают кассу с целью обеспечения расчетов наличностью по аналогии с кассой предприятия. Причем далеко не всегда это отдельное помещение. Это может быть место осуществления наличных расчетов. Например, если в торговой точке установлен РРО, то это уже касса — место для проведения наличных расчетов за проданный товар. Отдельно отводить помещение под кассу в этом случае нет необходимости.

Организовать отдельную кассу целесообразно, если выручку периодически вынимают из ящика РРО и складывают в сейф до инкассации. Такой подход часто используют в подразделениях со значительным количеством используемых РРО или если сумма наличных не помещается в ящике РРО. В такой ситуации в подразделении будут как минимум две кассы:

1) место наличных расчетов, где установлен РРО;

2) место, где будут приниматься, храниться и выдаваться денежные средства и кассовые документы.

Кассу характеризует ведение кассовой книги. Но всегда ли она нужна обособленному подразделению? Давайте посмотрим.

Кому нужна кассовая книга?

Напомним, что согласно п.п. 12 п. 3 разд. I Положения № 148 кассовые операции нужно отражать в соответствующих книгах учета. Для предприятия и его подразделений книгой учета считается кассовая книга. Поэтому оприходованием наличности является проведение ее учета в кассе на полную сумму фактических поступлений в кассовой книге.

Обратите внимание! Говоря об оприходовании наличности, Положение № 148 не упоминает книги учета расчетных операций (КУРО). Так что если вы используете РРО или КУРО (без применения РРО), то для вас оприходованием наличности будет отражение ее в кассовой книге на основании фискальных отчетных чеков или данных расчетных квитанций (РК) (п.п. 18 п. 3 разд. I, п. 11 разд. II Положения № 148).

Каждое предприятие, имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличными в нацвалюте (без учета касс обособленных подразделений).

А вот обособленное подразделение:

должно вести кассовую книгу, если оно проводит операции по приему наличных за проданную продукцию (товары, работы, услуги) по приходным кассовым ордерам, а также выдает наличные на выплаты, связанные с оплатой труда, на хознужды и другие операции по расходным кассовым ордерам и ведомостям (абзац третий п. 39 разд. IV Положения № 148);

может не вести кассовую книгу, если выручку от продажи товаров оно фиксирует через РРО или с применением РК и ведением КУРО, но не выполняет операций по приему (выдаче) наличности по кассовым ордерам (абзац четвертый п. 39 разд. IV Положения № 148).

То есть в обособленном подразделении обязательно должна быть кассовая книга только в том случае, когда такое подразделение составляет приходные/расходные кассовые ордера. С таким подходом соглашаются и налоговики**.

** http://zp.sfs.gov.ua/media-ark/news-ark/323847.html

Если применяем кассовые ордера и РРО

По требованиям п. 11 разд. II Положения № 148 все наличные денежные средства, поступившие в кассу, должны своевременно (в день их получения) и в полной сумме приходоваться. Если подразделение использует РРО и осуществляет прием и выдачу наличных с использованием кассовых ордеров (например, из ящика РРО выдаются деньги на хознужды), то в этой ситуации без ведения кассовой книги не обойтись.

В этом случае оприходованием наличных в кассе подразделения является учет наличных в полной сумме их фактических поступлений в кассовой книге на основании:

приходных кассовых ордеров;

• либо фискальных отчетных чеков (Z-отчетов) или данных расчетных квитанций.

Если используем только РРО/РК и КУРО

Говорим о подразделениях, которые получают оплату за проданные товары (работы, услуги) с использованием РРО или РК и ведением КУРО, а также сдают выручку в банк (самостоятельно, с помощью службы инкассации). Нужно ли им вести кассовую книгу?

Напомним. В общем случае на сданную в банк наличность требуется составить расходный кассовый ордер. Однако раньше в описанной ситуации как НБУ (см. письмо от 07.10.10 г. № 11-113/4995-17406), так и налоговики (п. 4.3 Методрекомендаций № 210***) на составлении кассовых ордеров не настаивали. Соответственно таким подразделениям разрешали не вести кассовую книгу.

*** Методрекомендации относительно порядка проведения проверок по вопросам соблюдения субъектами хозяйствования кассовой дисциплины, полноты оприходования выручки от реализации товаров (услуг), утвержденные приказом ГНАУ от 23.04.09 г. № 210.

Учитывая, что порядок ведения кассовых книг обособленными подразделениями предприятия (абзацы третий и четвертый п. 39 разд. IV Положения № 148) не поменялся, считаем, что к указанным подразделениям должен применяться аналогичный подход и в нынешних условиях.

Кассовая книга подразделения

Кассовая книга обособленного подразделения совершенно независима от кассовой книги предприятия. Ведется она по той же типовой форме № КО-4 (приложение 5 к Положению № 148), что и кассовая книга предприятия.

Листы кассовой книги подразделения должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью предприятия-юрлица (при ее наличии). Количество листов в кассовой книге должно быть заверено подписью руководителя и главного бухгалтера головного предприятия.

Подразделение может вести кассовую книгу в электронном виде, соблюдая по форме и содержанию ее бумажную форму и требования п. 41 разд. IV Положения № 148.

Кассовая книга хранится на месте проведения наличных расчетов, т. е. в кассе обособленного подразделения.

Кто подписывает кассовые документы в подразделении?

Согласно пп. 25 и 26 разд. III Положения № 148 документы на прием наличных денежных средств должны быть подписаны главным бухгалтером или работником предприятия, уполномоченным на это руководителем, а на выдачу налички — еще и руководителем.

Как видим, руководитель предприятия вправе уполномочить определенного работника подразделения подписывать кассовые документы.

Важно! Руководитель (заместитель руководителя) обособленного подразделения может подписывать расходные кассовые документы только при наделении его соответствующими полномочиями. Эти полномочия должны быть закреплены внутренними распорядительными документами (положениями) предприятия.

Учтите! Критериями в определении круга лиц, уполномоченных на подписание кассовых документов подразделения, должны быть как удобство в организации соответствующего этапа документооборота предприятия и подразделения, так и степень ответственности конкретного лица за операции с наличностью.

Обратите внимание! В обособленных подразделениях не всегда есть штатный кассир. Оплату труда, выплату больничных и т. п. по письменному приказу руководителя могут производить другие уполномоченные лица. С ними обязательно заключают договор о полной материальной ответственности и возлагают на них обязанности кассира (п. 45 разд. IV Положения № 148).

Оприходование наличности

В общем случае для предприятия оприходованием полученной в кассу наличности считается ее отражение в полной сумме в кассовой книге. Однако, как мы выяснили, в обособленном подразделении кассовая книга есть не всегда. Рассмотрим, что считать оприходованием в ситуациях, когда подразделение ведет/не ведет кассовую книгу.

1. Обособленное подразделение (без РРО) осуществляет наличные расчеты с помощью приходных и расходных кассовых документов и ведет кассовую книгу.

В этом случае все просто. Оприходованием, как и раньше, будет учет наличности в полной сумме в день ее поступления в кассовой книге подразделения на основании приходных кассовых ордеров.

2. Обособленное подразделение (с РРО) ведет кассовую книгу.

До 05.01.18 г. во избежание проблем с оприходованием было необходимо:

• на основании фискального отчетного чека РРО (Z-отчета) отразить сумму полученной в течение дня наличной выручки в КУРО;

• составить приходный кассовый ордер на сумму наличных, передаваемых в кассу подразделения, и на его основании заполнить кассовую книгу.

Положение № 148, вступившее в силу 05.01.18 г., не требует при оприходовании наличности отражать ее сумму в КУРО. Это спасает предприятие от 5-кратного штрафа по Указу № 436**** в случае отсутствия записи в КУРО. Но не освобождает от обязанности ежедневно вносить записи в КУРО о движении наличности и суммах расчетов (п. 6 разд. 4 Порядка регистрации и ведения расчетных книжек, книг учета расчетных операций, утвержденного приказом Минфина от 14.06.16 г. № 547).

**** Указ Президента Украины от 12.06.95 г. № 436/95 «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности».

Кроме того, теперь нет необходимости составлять приходный кассовый ордер на выручку, которая зафиксирована в РРО или в РК (если РРО не применяется). Запись в кассовой книге можно сделать на основании:

• Z-отчета РРО;

• или на основании данных выписанных за день РК (итоговых записей за день в гр. 7 КУРО).

3. Обособленное подразделение (с РРО) кассовую книгу не ведет.

До 05.01.18 г. в случае осуществления расчетов с применением РРО и/или РК оприходованием считался учет наличности в полной сумме в КУРО на основании фискальных отчетных чеков РРО. То есть при использовании РРО (РК) дополнительный учет наличности в кассовой книге не требовался.

Сейчас абзац четвертый п. 39 разд. IV Положения № 148 тоже разрешает не вести кассовую книгу подразделениям, осуществляющим наличные расчеты с применением РРО или РК и ведением КУРО.

Однако, как мы уже упоминали выше, оприходованием считается учет наличности в полной сумме именно в кассовой книге на основании фискальных отчетных чеков или данных расчетных квитанций (п. 11 разд. II Положения № 148).

Так что же получается? Подразделению можно не вести кассовую книгу, но в таком случае полученная выручка будет неоприходованной? Вряд ли авторы Положения № 148 хотели заложить такую логику в его нормы.

Надеемся, в ближайшее время НБУ и ГФСУ разъяснят этот вопрос.

Важный момент! Предприятие на основании Положения № 148 обязано разработать и утвердить внутренним документом порядок оприходования наличности в кассе предприятия. В нем нужно максимально учесть особенности работы как предприятия, так и его обособленных подразделений (внутренний трудовой распорядок, режим работы, графики сменности, порядок и особенности сдачи наличной выручки (наличности) в банк).

Для обособленных подразделений порядок оприходования наличности в кассе устанавливается и доводится внутренними документами предприятия (п. 12 разд. II Положения № 148).

Лимитируем «обособленную» кассу

Перво-наперво на основании Положения № 148 и с учетом особенностей работы предприятие должно разработать и утвердить Порядок расчета лимита кассы предприятия. Если у предприятия есть обособленные подразделения, то в таком Порядке нужно предусмотреть и механизм расчета лимита кассы для своих подразделений.

Ввиду отсутствия четких указаний, на наш взгляд, предприятие вправе:

• либо разработать единый порядок расчета лимита кассы, который будет распространяться и на головное предприятие, и на все его подразделения;

• либо утвердить отдельные порядки расчета лимита кассы для предприятия и для подразделений.

Какой бы вариант вы ни выбрали, рассчитывать лимит кассы нужно для каждого подразделения отдельно. И до каждого подразделения доводить установленный лимит отдельным приказом (распоряжением) предприятия.

Величину лимита кассы обособленному подразделению предприятие рассчитывает в соответствии с Положением № 148 и самостоятельно разработанным порядком расчета лимита кассы одним из двух способов: или на основании среднедневного поступления наличных в кассу, или на основании среднедневной выдачи наличных из кассы.

Подробно о правилах расчета и установления лимита кассы мы рассказывали в статье «Лимит кассы: новации в порядке расчета» // «БН», 2018, № 5.

При установлении лимита для обособленного подразделения учтите следующие нюансы:

1) период для расчета лимита может быть выбран разным для разных подразделений в зависимости от специфики их деятельности;

2) для подразделений могут различаться и способы расчета лимита касс;

3) поскольку под определение кассы подпадает также место проведения наличных расчетов через РРО, обособленному подразделению, в котором осуществляются только расчеты через РРО, может быть установлен лимит кассы;

4) для подразделения лимит кассы устанавливают в целом, без распределения его на каждую кассу (на каждый РРО), входящую в состав данного подразделения;

5) при определении лимита учитывают режим и специфику работы подразделения, его отдаленность от банка, объем кассовых оборотов, установленные сроки сдачи наличных, продолжительность операционного времени банка, наличие договоренности на инкассацию и т. п. Например, если магазин находится в населенном пункте, в котором нет банков, то лимит кассы для него рассчитывают с учетом срока сдачи наличности для таких удаленных точек — не реже одного раза в 5 рабочих дней (п.п. 3 п. 48 разд. V Положения № 148);

6) пересматривать лимит кассы в разных подразделениях можно с разной периодичностью;

7) для открывающегося обособленного подразделения, на наш взгляд, установить лимит кассы можно, руководствуясь положениями абзаца третьего п. 50 разд. V Положения № 148. То есть на первые 3 месяца работы — по прогнозным расчетам. В двухнедельный срок по истечении этого периода лимит следует пересмотреть с учетом фактических показателей кассовых оборотов подразделения.

Куда сдавать выручку?

Все обособленные подразделения могут сдавать сверхлимитную выручку на выбор (п. 15 разд. II Положения № 148):

• или в кассу предприятия;

• или в банк для ее перевода на банковские счета предприятия (в том числе через инкассацию);

• или небанковским финансовым учреждениям, имеющим лицензию на перевод денежных средств без открытия счета.

Рассмотрим, каков порядок действий подразделения при передаче выручки в банк и в кассу предприятия.

Сдаем сразу в банк. Наличность, попавшая в банк прямо из обособленного подразделения, зачисляется на счет предприятия в безналичном порядке и непосредственно в кассу предприятия не поступает. А значит, такая наличная выручка не оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами в кассе предприятия. В кассовой книге предприятия движение выручки подразделения в этом случае показывать не нужно.

Выручка, сдаваемая в банк, отражается лишь в кассовой книге подразделения, и то лишь при условии ее ведения.

Непосредственно сдавать наличную выручку в банк, минуя кассу предприятия, на наш взгляд, по-прежнему могут и хозяйственные единицы предприятий, которые используют РРО или РК и ведут КУРО, но не ведут кассовую книгу. Инкассация выручки подразделения в этом случае осуществляется в соответствии с п. 6 разд. III Порядка регистрации и применения РРО, используемых для регистрации расчетных операций за товары (услуги), утвержденного приказом Минфина от 14.06.16 г. № 547, с использованием операции «служебная выдача».

Обратите внимание! Сдавать в банк наличные (передавать их инкассатору) может не оператор РРО, а другое лицо. При этом оператору РРО нужно подтвердить, кому он передал деньги. Если кассовая книга в подразделении есть, подтверждением передачи наличности в кассу будет квитанция к приходному кассовому ордеру. А вот подразделения, которые не ведут кассовую книгу, могут применять ведомость инкассирования, составленную в произвольной форме, или другой аналогичный по назначению документ.

Сдаем в кассу предприятия. При таком варианте выручка подразделения принимается в кассу предприятия с оформлением приходного кассового ордера и записью в кассовой книге головного предприятия.

Обратите внимание! Если режим работы подразделения не совпадает с распорядком функционирования бухгалтерии предприятия (в том числе в выходные и праздничные дни), то предприятие должно внутренним документом определить порядок взаимодействия подразделений с бухгалтерией предприятия-юрлица в соответствии с требованиями законодательства Украины (п. 40 разд. IV Положения № 148). В этом документе нужно определить, в частности, время рабочих смен, порядок обеспечения бухучета кассовых операций и т. д.

Отдельно остановимся на ситуации, когда бухгалтерия и кассир предприятия не работают в выходные и праздничные дни, а подразделение, которое использует РРО (РК) и не ведет кассовую книгу, в эти дни работает. Отмененное «кассовое» Положение разрешало в этом случае делать записи в кассовой книге предприятия-юрлица на следующий рабочий день предприятия.

В Положении № 148 подобной нормы нет. Но, на наш взгляд, ничто не мешает закрепить ее во внутреннем документе, определяющем порядок взаимодействия подразделения с бухгалтерией предприятия.

Сроки сдачи выручки

Обособленные подразделения подпадают под определение предприятий (п. 1 разд. I Положения № 148). А значит, на них распространяется обязанность держать в кассах наличность в пределах установленного лимита (п. 15 разд. II Положения № 148).

Сверхлимитная наличность, как правило, должна сдаваться в банк ежедневно. Но если график работы подразделения, установленный внутренним трудовым распорядком и графиками сменности, не позволяет обеспечить сдачу наличности в день ее поступления, то допускается ее сдавать на следующий рабочий день банка после поступления в кассу (п.п. 2 п. 48 разд. V Положения № 148).

Кроме того, согласно п. 54 разд. V Положения № 148 наличность не считается сверхлимитной в день ее поступления, если не позднее следующего рабочего дня она будет сдана в банк или выдана под отчет.

Таким образом, обособленные подразделения должны сдавать в банк сверхлимитную выручку в день ее поступления в РРО (кассу). Однако если этому мешает установленный график работы, такую наличность допускается сдавать на следующий рабочий день после ее поступления.

Выводы

  • Обособленное подразделение обязано вести кассовую книгу, если оно принимает наличность по приходным кассовым ордерам и/или выдает наличные деньги по расходным кассовым ордерам и ведомостям на выплату наличности.
  • Предприятие рассчитывает и утверждает лимит кассы отдельно для каждого подразделения.
  • Расчетный период, а также способ расчета лимита кассы могут быть разными для разных подразделений предприятия в зависимости от специфики их деятельности.
  • Обособленные подразделения могут сдавать сверхлимитную выручку либо в кассу предприятия, либо в банк, либо небанковским финучреждениям, имеющим лицензию на перевод денежных средств без открытия счета.
Заинтересовал журнал?
Получайте по подписке больше статей и специальных предложений
наличные расчеты, обособленные подразделения, кассовые операции, отражение операций, кассовые документы, оприходование наличности, лимит кассы, сдача выручки добавить теги изменить теги
Добавьте свои теги к статье
Разделяйте метки запятой. Например: бухгалтерия, форма, проценты, НДС, квартальный отчёт. Максимальное количество 10.
или Закрыть
Ваша оценка учтена! Оцените статью :
  • Хорошо
  • Нормально
  • Плохо
Поделиться:
Комментарии к статье