Теми статей
Обрати теми

«Відокремлені» каси: працюємо за новим Положенням

Біляєва Олена, податковий експерт
Готівка може бути не лише в касі суб’єкта господарювання. Підприємство має право відкривати філії і представництва, магазини, структурні підрозділи, господарські одиниці, в яких здійснюються готівкові розрахунки, як поруч, так і далеко від себе. Як правильно організувати операції з готівкою в таких підрозділах в умовах дії нового «касового» Положення? Про це ви дізнаєтеся із цієї статті.

Що вважати відокремленим підрозділом?

ГКУ і ЦКУ виділяють два види підрозділів: відокремлений (філія, представництво, відділення тощо) і структурний (виробництво, цех, ділянка, бригада, бюро, лабораторія, управління, служба тощо).

Але для дотримання касової дисципліни треба орієнтуватися на п.п. 2 п. 3 розд. I Положення № 148*. Там сказано, що відокремлені підрозділи — це філії, представництва, відділення та інші структурні підрозділи, які наділяються частиною майна господарських організацій, здійснюючи щодо цього майна право оперативного використання чи інше речове право, передбачене законодавством України. Тобто дотримуватися касової дисципліни при роботі з готівкою повинні не лише філії і представництва, що потрапили до розряду відокремлених підрозділів за ГКУ і ЦКУ, але і структурні підрозділи підприємства. І робити це треба навіть попри те, що про деяких з них не буде відомостей в Єдиному держреєстрі юросіб, фізосіб-підприємців і громадських формувань.

* Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.17 р. № 148.

Визначившись із колом так званих відокремлених підрозділів для касових цілей, перейдемо до застосування ними касових правил. І почнемо, звичайно ж, з каси.

Каса підрозділу

Каса — це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівки, інших цінностей, касових документів. Так визначає значення цього терміна п.п. 8 п. 3 розд. I Положення № 148.

Створюють касу з метою забезпечення розрахунків готівкою за аналогією з касою підприємства. Причому далеко не завжди це окреме приміщення. Це може бути місце здійснення готівкових розрахунків. Наприклад, якщо в торговій точці встановлений РРО, то це вже каса — місце для проведення готівкових розрахунків за проданий товар. Окремо відводити приміщення під касу в цьому випадку немає необхідності.

Організувати окрему касу доцільно, якщо виручку періодично виймають зі скриньки РРО і складають у сейф до інкасації. Такий підхід часто використовують у підрозділах зі значною кількістю використовуваних РРО або якщо сума готівки не поміщається у скриньці РРО. У такій ситуації в підрозділі будуть щонайменше дві каси:

1) місце готівкових розрахунків, де встановлений РРО;

2) місце, де прийматимуться, зберігатимуться і видаватимуться грошові кошти і касові документи.

Касу характеризує ведення касової книги. Але чи завжди вона потрібна відокремленому підрозділу? Давайте подивимося.

Кому потрібна касова книга?

Нагадаємо, що згідно з п.п. 12 п. 3 розд. I Положення № 148 касові операції треба відображати у відповідних книгах обліку. Для підприємства і його підрозділів книгою обліку вважається касова книга. Тому оприбуткуванням готівки є проведення її обліку в касі на повну суму фактичних надходжень у касовій книзі.

Зверніть увагу! Говорячи про оприбутковування готівки, Положення № 148 не згадує книги обліку розрахункових операцій (КОРО). Тож якщо ви використовуєте РРО або КОРО (без застосування РРО), то для вас оприбуткуванням готівки буде відображення її в касовій книзі на підставі фіскальних звітних чеків або даних розрахункових квитанцій (РК) (п.п. 18 п. 3 розд. I, п. 11 розд. II Положення № 148).

Кожне підприємство, що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в нацвалюті (без урахування кас відокремлених підрозділів).

А ось відокремлений підрозділ:

повинен вести касову книгу, якщо він проводить операції з приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) за прибутковими касовими ордерами, а також видає готівку на виплати, пов’язані з оплатою праці, на госппотреби та інші операції за видатковими касовими ордерами і відомостями (абзац третій п. 39 розд. IV Положення № 148);

може не вести касову книгу, якщо виручку від продажу товарів він фіксує через РРО або із застосуванням РК і веденням КОРО, але не виконує операцій з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами (абзац четвертий п. 39 розд. IV Положення № 148).

Тобто у відокремленому підрозділі обов’язково має бути касова книга тільки у тому випадку, коли такий підрозділ складає прибуткові/видаткові касові ордери. З таким підходом погоджуються і податківці*.

* http://zp.sfs.gov.ua/media-ark/news-ark/ 323847.html

Якщо застосовуємо касові ордери і РРО

За вимогами п. 11 розд. II Положення № 148 усі готівкові грошові кошти, що надійшли в касу, повинні своєчасно (у день їх отримання) і в повній сумі прибуткуватися. Якщо підрозділ використовує РРО і здійснює приймання і видачу готівки з використанням касових ордерів (наприклад, зі скриньки РРО видаються гроші на госппотреби), то в цій ситуації без ведення касової книги не обійтися.

У цьому випадку оприбуткуванням готівки в касі підрозділу є облік готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі:

прибуткових касових ордерів;

• або фіскальних звітних чеків (Z-звітів) або даних розрахункових квитанцій.

Якщо використовуємо тільки РРО/РК і КОРО

Говоримо про підрозділи, які отримують плату за продані товари (роботи, послуги) з використанням РРО або РК і веденням КОРО, а також здають виручку у банк (самостійно, за допомогою служби інкасації). Чи треба їм вести касову книгу?

Нагадаємо. У загальному випадку на здану у банк готівку вимагається скласти видатковий касовий ордер. Проте раніше в описаній ситуації як НБУ (див. лист від 07.10.10 р. № 11-113/4995-17406), так і податківці (п. 4.3 Методрекомендацій № 210**) на складанні касових ордерів не наполягали. Відповідно таким підрозділам дозволяли не вести касову книгу.

** Методрекомендації щодо порядку проведення перевірок з питань дотримання суб’єктами господарювання касової дисципліни, повноти оприбуткування виручки від реалізації товарів (послуг), затверджені наказом ДПАУ від 23.04.09 р. № 210.

Враховуючи, що порядок ведення касових книг відокремленими підрозділами підприємства (абзаци третій і четвертий п. 39 розд. IV Положення № 148) не помінявся, вважаємо, що до вказаних підрозділів повинен застосовуватися аналогічний підхід і в нинішніх умовах.

Касова книга підрозділу

Касова книга відокремленого підрозділу абсолютно незалежна від касової книги підприємства. Ведеться вона за тією ж типовою формою № КО-4 (додаток 5 до Положення № 148), що і касова книга підприємства.

Листи касової книги підрозділу мають бути пронумеровані, прошнуровані і скріплені печаткою підприємства — юрособи (за її наявності). Кількість листів у касовій книзі має бути засвідчена підписом керівника і головного бухгалтера головного підприємства.

Підрозділ може вести касову книгу в електронному вигляді, дотримуючись форми і змісту її паперової форми і вимог п. 41 розд. IV Положення № 148.

Касова книга зберігається на місці проведення готівкових розрахунків, тобто в касі відокремленого підрозділу.

Хто підписує касові документи в підрозділі?

Згідно з пп. 25 і 26 розд. III Положення № 148 документи на приймання готівкових грошових коштів мають бути підписані головним бухгалтером або працівником підприємства, уповноваженим на це керівником, а на видачу готівки — ще і керівником.

Як бачимо, керівник підприємства має право уповноважити певного працівника підрозділу підписувати касові документи.

Важливо! Керівник (заступник керівника) відокремленого підрозділу може підписувати видаткові касові документи тільки при наділенні його відповідними повноваженнями. Ці повноваження мають бути закріплені внутрішніми розпорядними документами (положеннями) підприємства.

Врахуйте! Критеріями у визначенні кола осіб, уповноважених на підписання касових документів підрозділу, мають бути як зручність в організації відповідного етапу документообігу підприємства і підрозділу, так і міра відповідальності конкретної особи за операції з готівкою.

Зверніть увагу! У відокремлених підрозділах не завжди є штатний касир. Оплату праці, виплату лікарняних тощо за письмовим наказом керівника можуть здійснювати інші уповноважені особи. З ними обов’язково укладають договір про повну матеріальну відповідальність і покладають на них обов’язки касира (п. 45 розд. IV Положення № 148).

Оприбуткування готівки

У загальному випадку для підприємства оприбуткуванням отриманої в касу готівки вважається її відображення в повній сумі в касовій книзі. Проте, як ми з’ясували, у відокремленому підрозділі касова книга є не завжди. Розглянемо, що вважати оприбуткуванням у ситуаціях, коли підрозділ веде/не веде касову книгу.

1. Відокремлений підрозділ (без РРО) здійснює готівкові розрахунки за допомогою прибуткових і видаткових касових документів та веде касову книгу.

У цьому випадку усе просто. Оприбуткуванням, як і раніше, буде облік готівки в повній сумі в день її надходження в касовій книзі підрозділу на підставі прибуткових касових ордерів.

2. Відокремлений підрозділ (з РРО) веде касову книгу.

До 05.01.18 р., щоб уникнути проблем з оприбуткуванням, було необхідно:

• на підставі фіскального звітного чека РРО (Z-звіту) відобразити суму отриманої протягом дня готівкової виручки в КОРО;

• скласти прибутковий касовий ордер на суму готівкових коштів, що передаються в касу підрозділу, і на його підставі заповнити касову книгу.

Положення № 148, що набуло чинності 05.01.18 р., не вимагає при оприбутковуванні готівки відображати її суму в КОРО. Це рятує підприємство від 5-кратного штрафу за Указом № 436* у разі відсутності запису в КОРО. Але не звільняє від обов’язку щодня вносити записи в КОРО про рух готівки і суми розрахунків (п. 6 розд. 4 Порядку реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій, затвердженого наказом Мінфіну від 14.06.16 р. № 547).

* Указ Президента України від 12.06.95 р. № 436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулюванню обігу готівки».

Крім того, тепер немає необхідності складати прибутковий касовий ордер на виручку, яка зафіксована в РРО або в РК (якщо РРО не застосовується). Запис у касовій книзі можна зробити на підставі:

• Z-звіту РРО;

• чи на підставі даних виписаних за день РК (підсумкових записів за день в гр. 7 КОРО).

3. Відокремлений підрозділ (з РРО) касову книгу не веде.

До 05.01.18 р. у разі здійснення розрахунків із застосуванням РРО і/або РК оприбуткуванням вважався облік готівки в повній сумі в КОРО на підставі фіскальних звітних чеків РРО. Тобто при використанні РРО (РК) додатковий облік готівки в касовій книзі не був потрібний.

Зараз абзац четвертий п. 39 розд. IV Положення № 148 теж дозволяє не вести касову книгу підрозділам, що здійснюють готівкові розрахунки із застосуванням РРО або РК і веденням КОРО.

Проте, як ми вже згадували вище, оприбуткуванням вважається облік готівки в повній сумі саме в касовій книзі на підставі фіскальних звітних чеків або даних розрахункових квитанцій (п. 11 розд. II Положення № 148).

Тож що ж виходить? Підрозділу можна не вести касову книгу, але в такому разі отримана виручка буде не оприбуткованою? Навряд чи автори Положення № 148 хотіли закласти таку логіку у його норми.

Сподіваємося, найближчим часом НБУ і ДФСУ роз’яснять це питання.

Важливий момент! Підприємство на підставі Положення № 148 зобов’язано розробити і затвердити внутрішнім документом порядок оприбуткування готівки в касі підприємства. У ньому треба максимально врахувати особливості роботи як підприємства, так і його відокремлених підрозділів (внутрішній трудовий розпорядок, режим роботи, графіки змінності, порядок і особливості здачі готівкової виручки (готівки) у банк).

Для відокремлених підрозділів порядок оприбуткування готівки в касі встановлюється і доводиться внутрішніми документами підприємства (п. 12 розд. II Положення № 148).

Лімітуємо «відокремлену» касу

Насамперед на підставі Положення № 148 і з урахуванням особливостей роботи підприємство повинне розробити і затвердити Порядок розрахунку ліміту каси підприємства. Якщо в підприємства є відокремлені підрозділи, то в такому Порядку треба передбачити і механізм розрахунку ліміту каси для своїх підрозділів.

Зважаючи на відсутність чітких вказівок, на наш погляд, підприємство має право:

• або розробити єдиний порядок розрахунку ліміту каси, який поширюватиметься і на головне підприємство, і на усі його підрозділи;

• або затвердити окремі порядки розрахунку ліміту каси для підприємства і для підрозділів.

Який би варіант ви не обрали, розраховувати ліміт каси треба для кожного підрозділу окремо. І до кожного підрозділу доводити встановлений ліміт окремим наказом (розпорядженням) підприємства.

Величину ліміту каси відокремленому підрозділу підприємство розраховує відповідно до Положення № 148 і самостійно розробленого порядку розрахунку ліміту каси одним з двох способів: або на підставі середньоденного надходження готівки в касу, або на підставі середньоденної видачі готівки з каси.

Детально про правила розрахунку і встановлення ліміту каси ми розповідали в статті «Ліміт каси: новації в порядку розрахунку» // «БТ», 2018, № 5.

При встановленні ліміту для відокремленого підрозділу врахуйте такі нюанси:

1) період для розрахунку ліміту може бути вибраний різним для різних підрозділів залежно від специфіки їх діяльності;

2) для підрозділів можуть розрізнятися і способи розрахунку ліміту кас;

3) оскільки під визначення каси підпадає також місце проведення готівкових розрахунків через РРО, відокремленому підрозділу, в якому здійснюються тільки розрахунки через РРО, може бути встановлений ліміт каси;

4) для підрозділу ліміт каси встановлюють загалом, без розподілу його на кожну касу (на кожен РРО), що входить до складу цього підрозділу;

5) при визначенні ліміту враховують режим і специфіку роботи підрозділу, його віддаленість від банку, обсяг касових оборотів, встановлені строки здачі готівки, тривалість операційного часу банку, наявність домовленості на інкасацію тощо. Наприклад, якщо магазин знаходиться в населеному пункті, в якому немає банків, то ліміт каси для нього розраховують з урахуванням строку здачі готівки для таких віддалених точок — не рідше за один раз на 5 робочих днів (п.п. 3 п. 48 розд. V Положення № 148);

6) переглядати ліміт каси в різних підрозділах можна з різною періодичністю;

7) для відокремленого підрозділу, що відкривається, на наш погляд, встановити ліміт каси можна керуючись положеннями абзацу третього п. 50 розд. V Положення № 148. Тобто на перші 3 місяці роботи — за прогнозними розрахунками. У двотижневий строк після закінчення цього періоду ліміт слід переглянути з урахуванням фактичних показників касових оборотів підрозділу.

Куди здавати виручку?

Усі відокремлені підрозділи можуть здавати понадлімітну виручку на вибір (п. 15 розд. II Положення № 148):

• чи в касу підприємства;

• чи у банк для її переказу на банківські рахунки підприємства (у тому числі через інкасацію);

• чи небанківським фінансовим установам, що мають ліцензію на переказ грошових коштів без відкриття рахунку.

Розглянемо, який порядок дій підрозділу при передачі виручки у банк і в касу підприємства.

Здаємо відразу у банк. Готівка, що надійшла у банк прямо з відокремленого підрозділу, зараховується на рахунок підприємства у безготівковому порядку і безпосередньо в касу підприємства не надходить. Тобто така готівкова виручка не оформляється прибутковими і видатковими касовими ордерами в касі підприємства. У касовій книзі підприємства рух виручки підрозділу в цьому випадку показувати не треба.

Виручка, що здається у банк, відображається лише в касовій книзі підрозділу, і то лише за умови її ведення.

Безпосередньо здавати готівкову виручку у банк, минувши касу підприємства, на наш погляд, як і раніше, можуть і господарські одиниці підприємств, які використовують РРО або РК і ведуть КОРО, але не ведуть касової книги. Інкасація виручки підрозділу в цьому випадку здійснюється відповідно до п. 6 розд. III Порядку реєстрації та застосування РРО, що використовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затвердженого наказом Мінфіну від 14.06.16 р. № 547, з використанням операції «службова видача».

Зверніть увагу! Здавати у банк готівку (передавати їх інкасаторові) може не оператор РРО, а інша особа. При цьому операторові РРО треба підтвердити, кому він передав гроші. Якщо касова книга в підрозділі є, підтвердженням передачі готівки в касу буде квитанція до прибуткового касового ордера. А ось підрозділи, які не ведуть касової книги, можуть застосовувати відомість інкасування, складену в довільній формі, або інший аналогічний за призначенням документ.

Здаємо в касу підприємства. При такому варіанті виручка підрозділу приймається в касу підприємства з оформленням прибуткового касового ордера і записом у касовій книзі головного підприємства.

Зверніть увагу! Якщо режим роботи підрозділу не збігається з розпорядком функціонування бухгалтерії підприємства (у тому числі у вихідні і святкові дні), то підприємство повинне внутрішнім документом визначити порядок взаємодії підрозділів з бухгалтерією підприємства-юрособи відповідно до вимог законодавства України (п. 40 розд. IV Положення № 148). У цьому документі треба визначити, зокрема, час робочих змін, порядок забезпечення бухобліку касових операцій тощо.

Окремо зупинимося на ситуації, коли бухгалтерія і касир підприємства не працюють у вихідні і святкові дні, а підрозділ, який використовує РРО (РК) і не веде касову книгу, у ці дні працює. Скасоване «касове» Положення дозволяло в цьому випадку робити записи в касовій книзі підприємства-юрособи на наступний робочий день підприємства.

У Положенні № 148 подібної норми немає. Але, на наш погляд, ніщо не заважає закріпити її у внутрішньому документі, що визначає порядок взаємодії підрозділу з бухгалтерією підприємства.

Строки здачі виручки

Відокремлені підрозділи підпадають під визначення підприємств (п. 1 розд. I Положення № 148). Тобто на них поширюється обов’язок тримати в касах готівку в межах установленого ліміту (п. 15 розд. II Положення № 148).

Понадлімітна готівка, як правило, повинна здаватися у банк щодня. Але якщо графік роботи підрозділу, встановлений внутрішнім трудовим розпорядком і графіками змінності, не дозволяє забезпечити здачу готівки в день її надходження, то допускається її здавати на наступний робочий день банку після надходження в касу (п.п. 2 п. 48 розд. V Положення № 148).

Крім того, згідно з п. 54 розд. V Положення № 148 готівка не вважається понадлімітною в день її надходження, якщо не пізніше наступного робочого дня вона буде здана у банк або видана під звіт.

Таким чином, відокремлені підрозділи повинні здавати у банк понадлімітну виручку в день її надходження в РРО (касу). Проте якщо цьому заважає встановлений графік роботи, таку готівку допускається здавати на наступний робочий день після її надходження.

Висновки

  • Відокремлений підрозділ зобов’язаний вести касову книгу, якщо він приймає готівку за прибутковими касовими ордерами та/або видає готівку за видатковими касовими ордерами і відомостями на виплату готівки.
  • Підприємство розраховує і затверджує ліміт каси окремо для кожного підрозділу.
  • Розрахунковий період, а також спосіб розрахунку ліміту каси можуть бути різними для різних підрозділів підприємства залежно від специфіки їх діяльності.
  • Відокремлені підрозділи можуть здавати понадлімітну виручку або в касу підприємства, або в банк, або небанківським фінустановам, що мають ліцензію на переказ грошових коштів без відкриття рахунка.
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі