Кассовые операции: изучаем новое Положение

Оприходование наличности

НБУ подправил определение термина «оприходование наличности», убрав из него упоминание о Книге учета расчетных операций (КУРО). Теперь оно выглядит так: «оприходование наличности — проведение субъектами хозяйствования учета наличности в кассе на полную сумму ее фактических поступлений в кассовой книге / книге учета доходов и расходов».

В п. 11 разд. II ныне действующего Положения также речь идет об оприходовании наличности предприятиями только в кассовой книге. При этом те предприятия, которые оформляют наличные расчеты кассовыми ордерами, как и ранее, приходуют наличность в кассовой книге на основании приходных кассовых ордеров. А те, кто использует РРО и КУРО (в случае использования КУРО без применения РРО), приходуют наличность в кассовой книге на основании фискальных отчетных чеков или данных расчетных квитанций.

Что это значит?

Давайте вспомним. Раньше из п. 2.6 Положения № 637 следовало, что оприходование наличности — это совокупность таких действий: фиксация полной суммы наличности в чеках РРО и КУРО (если есть РРО) либо же в приходных кассовых ордерах и кассовой книге (если нет РРО). Для использующих РРО налоговики и НБУ упорно добавляли третье обязательное слагаемое в «оприходование наличности» — запись в кассовой книге. Исходя из этого они считали наличку:

• не полностью оприходованной, если наличность проведена через РРО и в день ее поступления отражена в кассовой книге (для ФЛП — в книге учета доходов и расходов), но не проведена в КУРО;

• оприходованной несвоевременно, если средства проведены через РРО и отражены в КУРО, но в день их получения не проведены по кассовой книге (для ФЛП — в книге учета доходов и расходов).

Надеемся, после внесения поправок в кассовое Положение все эти недоразумения канут в Лету. Теперь наличность считается оприходованной, если вся ее сумма зафиксирована в фискальных отчетных чеках РРО и кассовой книге (если есть РРО) или в расчетных квитанциях и кассовой книге (если КУРО используется без РРО).

И еще один важный момент! Предприятие на основании Положения обязано разработать и утвердить внутренним документом порядок оприходования наличности в кассе, в котором максимально учесть особенности работы как самого предприятия, так и его обособленных подразделений (внутренний трудовой распорядок, режим работы, графики сменности, порядок и особенности сдачи наличной выручки в банк). Для обособленных подразделений порядок оприходования наличности в кассе устанавливается и доводится внутренними документами предприятия (п. 12 разд. II Положения).

Кассовые документы

НБУ разрешил заполнять приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и расходные ведомости любым способом, который обеспечит надлежащую сохранность записей в течение установленного для хранения документов срока (п. 32 разд. III Положения).

В п. 25 разд. III Положения прописали, что использование печати предприятием не обязательно. Подпись главбуха (другого уполномоченного руководителем лица) на квитанции приходного кассового ордера может быть заверена печатью предприятия (если таковая имеется). Также исчезло требование о необходимости скрепления кассовой книги печатью предприятия (п. 39 разд. III Положения).

Согласно п. 23 разд. III Положения все кассовые документы (в том числе приходные и расходные кассовые ордера) могут быть электронными. Но при этом они должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства в сфере электронного документооборота (в частности, на них должна быть наложена ЭЦП).

Также установлено, что предприятие, которое предоставляет держателям электронных платежных средств услуги по выдаче наличности с помощью платежного терминала (импринтера) на основании квитанций платежного терминала (слипов), регистрирует в установленном порядке эти операции в расчетных документах РРО или РК, составляет расходный кассовый ордер на общую сумму проведенных операций за день и делает запись в кассовой книге (п. 27 разд. III Положения).

В п. 29 разд. III Положения оговорили, что изъятие наличности с места осуществления наличных расчетов с применением РРО или РК для сдачи ее в банк оформляется соответствующими чеками РРО с выполнением операции «служебная выдача».

В ситуации, когда деньги из кассы выплачивают по доверенности, НБУ разрешил прилагать к расходному кассовому ордеру или расходной ведомости оригинал доверенности или ее нотариально заверенную копию (п. 28 разд. III Положения).

Расширен перечень документов, подтверждающих сдачу выручки в банк. Как и раньше, это квитанция к приходному кассовому документу банка на внесение наличности, подписанная ответственными лицами банка и заверенная оттиском печати банка, а также копия сопроводительной ведомости к сумке с наличностью, заверенная подписью и оттиском печати инкассатора. Среди новичков — квитанция/чек банкомата или программно-технического комплекса самообслуживания и чек платежного терминала в случае инкассации средств в режиме реального времени с использованием платежных терминалов.

Отметим также, что в п. 23 разд. III Положения появилась норма, разрешающая предприятию, у которого есть сертификат открытого/усиленного ключа, применять электронную цифровую подпись юрлица при предоставлении услуг в электронной форме или при осуществлении информационного обмена с другими субъектами электронного взаимодействия.

Должность кассира

Стремительное развитие экономики и менеджмента провоцирует появление новых бизнес-технологий. Одной из кадровых технологий, которая все больше становится популярной в нашей стране, является аутстаффинг персонала.

Нацбанк, желая идти в ногу со временем, предусмотрел, что руководитель предприятия для выполнения функций кассира может привлечь работника другого предприятия на основании договора о предоставлении услуги по предоставлению персонала. При этом в договоре обязательно должно быть указано требование о полной материальной ответственности такого работника (п. 44 разд. IV Положения).

Лимит кассы и сроки сдачи наличности

Как и раньше, предприятие самостоятельно устанавливает лимит кассы, а сроки сдачи наличности согласовывает с банком.

Физлицам-предпринимателям и религиозным организациям, не осуществляющим предпринимательскую деятельность, лимит кассы и сроки сдачи наличности по-прежнему не устанавливаются.

Новым Положением предусмотрена возможность предприятий осуществлять сбор наличности, полученной от реализации продукции (товаров, работ, услуг), для дальнейшей ее сдачи в банк с использованием комплекса технических и программных средств, расположенных в месте осуществления наличных расчетов, которые бы обеспечивали безопасную передачу средств с рабочих мест кассиров в специально оборудованные помещения для хранения и дальнейшей сдачи наличности в кассы банков (так называемая пневмопочта) (п. 15 разд. II Положения).

В способах сдачи наличности тоже есть пополнение. Теперь в Положении прописано, что сдавать наличность хозсубъекты могут, в частности, через предприятия, которые получили лицензию НБУ на предоставление банкам услуг по инкассации (п. 16 разд. II Положения).

НБУ уточнил, что предприятия, которые работают в выходные и праздничные дни и не могут сдать полученную ими за эти дни наличность в банк из-за отсутствия соответствующего условия в договоре с банком на инкассацию, сдают такую наличность через банкоматы / программно-технические комплексы самообслуживания в день ее поступления в кассу предприятия или, как и раньше, непосредственно в банк на следующий рабочий день банка и предприятия (п. 49 разд. V Положения).

Также установлено, что порядок проведения инкассации средств и случаи непроведения инкассации должны определяться в договоре на инкассацию средств. Сумма остатка наличности за день, в котором не было инкассации по вине банка, превышением лимита кассы не является.

Наличность, полученную в банке для выплат, относящихся к фонду оплаты труда, а также пенсий, стипендий, дивидендов (дохода), отныне можно хранить в кассе сверх лимита в течение 5 рабочих дней (было 3), включая день получения денег в банке (п. 18 разд. II Положения). Наличность для проведения таких выплат работникам отдаленных обособленных подразделений предприятий железнодорожного транспорта и морских портов может храниться в кассе сверх лимита в течение 10 рабочих дней (было 5).

Утвержденного порядка расчета лимита кассы теперь нет (старое приложение 8 к Положению № 637 отменено). Порядок расчета лимита предприятие разрабатывает самостоятельно на основании Положения с учетом особенностей своей работы и утверждает внутренним документом. Лимит кассы по-прежнему определяют на основании среднедневного поступления наличности в кассу или среднедневной выдачи из кассы — по решению руководителя предприятия (п. 50 разд. V Положения). Ну а поскольку механизм расчета лимита кассы в Положении теперь не прописан, для расчета можно брать показатели за любой период (не обязательно за любые 3 месяца подряд из последних 12 месяцев, как было раньше).

Никаких ограничений лимита в зависимости от сроков сдачи наличной выручки в банк, а также 170-гривневого предела для тех, у кого лимит получился маленьким, в новом кассовом Положении тоже нет.

Наличность под отчет

Есть изменения в сроках выдачи наличности под отчет. Так, согласно п. 19 разд. II Положения наличность под отчет выдается:

1) на закупку сельхозпродукции и заготовку вторсырья — на срок не более 10 рабочих дней;

2) на закупку лома черных и цветных металлов — на срок не более 30 рабочих дней со дня выдачи денег под отчет;

3) на все другие производственные (хозяйственные) нужды — на срок не более 2 рабочих дней, включая день получения наличности под отчет.

Как и раньше, в случае если наличность выдана одновременно на командировку и на решение в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов, срок использования наличности продлевается до окончания срока командировки.

По-прежнему запрещено выдавать деньги под отчет лицу, которое не отчиталось за ранее полученные под отчет суммы.

Наличные ограничения

Действующие ограничения наличных расчетов, которые были регламентированы постановлением Правления НБУ от 06.06.13 г. № 210, перекочевали в само Положение. При этом постановление № 210 признано утратившим силу. Ограничения остались неизменными. Хозсубъекты по-прежнему могут осуществлять расчеты наличностью в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам:

• между собой — до 10000 грн. включительно;

• с физлицами — в размере до 50000 грн. включительно.

Физлица вправе рассчитываться между собой по договорам купли-продажи, подлежащим нотариальному удостоверению, на сумму до 50000 грн. включительно.

Как и ранее, указанные наличные ограничения не распространяются на:

• расчеты хозсубъектов с бюджетами и государственными целевыми фондами;

• добровольные пожертвования и благотворительную помощь;

• использование наличности, выданной на командировку.

Наличное обращение

НБУ разрешил ситуацию, когда потребитель (покупатель) приходит к хозсубъекту с «сомнительными» банкнотами и монетами. Согласно п. 21 разд. II Положения в этом случае хозсубъект вправе направить потребителя в любой банк (филиал, отделение) и решать там вопрос о подлинности и платежности банкнот и монет.

В конце прошлого года НБУ заявил о планируемом изъятии из оборота монет номиналом 1, 2, 5 и 25 копеек. И хотя соответствующего постановления об оптимизации обращения монет мелких номиналов пока нет, НБУ заблаговременно предусмотрел, что в случае принятия решения о прекращении выпуска в обращение определенных номиналов монет хозсубъекты обязаны округлять общую сумму покупки в порядке, предусмотренном нормативно-правовым актом НБУ по вопросам, регулирующим обращение монет мелких номиналов (п. 22 разд. II Положения).

Контроль

В разд. VI Положения сказано, что соблюдение порядка ведения операций с наличностью контролирует ГФСУ, что соответствует нынешним реалиям. По результатам проверки налоговики составляют акт по форме, приведенной в приложении 8 к Положению. Во время проверки контролеры:

1) проверяют порядок ведения кассовой книги и оформления операций по приему и выдаче наличности, ведения соответствующих кассовых документов;

2) проверяют полноту и своевременность оприходования наличности в кассе;

3) определяют наличие самостоятельно установленного лимита кассы и его соответствие самостоятельно проведенным расчетам;

4) проверяют постоянное наличие в кассах предприятий торговли, общепита и сферы услуг монет для выдачи сдачи;

5) сверяют с банковскими документами все случаи получения хозсубъектом значительных сумм наличности, а при необходимости используют также данные банков, в которых открыты текущие счета;

6) проверяют соблюдение порядка расходования наличной выручки (в частности, при наличии налогового долга);

7) проверяют соблюдение установленного порядка выдачи наличности под отчет и ее использование;

8) проверяют соблюдение ограничений наличных расчетов.

Бланки

Формы всех кассовых документов немного подкорректировали. Среди новаций, в частности:

• расшифрована аббревиатура «ЄДРПОУ» во всех кассовых документах;

• добавлено слово «відбитком» перед словом «печатки» в надписи о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц на кассовой книге;

• используется слово «готівки» вместо слова «грошей» в бланках ведомости на выплату наличности (приложение 1) и книги учета выданной и принятой старшим кассиром наличности (приложение 6);

• добавлена нумерация строк в кассовых ордерах, журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, книге учета выданной и принятой старшим кассиром наличности, а также нумерация пунктов в Акте о результатах инвентаризации имеющихся средств и в Акте о проверке соблюдения порядка ведения операций с наличностью.

Нормы, которая разрешала бы оформлять кассовые операции на старых бланках до полного их использования, в Положении нет. Поэтому формально получается, что новые бланки нужно применять уже с 05.01.18 г. Но не исключено, что НБУ полиберальничает и позволит использовать заготовленные предприятиями старые бланки. Ведь принципиальных различий между старыми и новыми бланками нет.