Больничные и декретные в Отчете по ЕСВ

В избранном В избранное
Печать
Дзера Татьяна, начальник отдела сопровождения информационных систем и электронных реестров Пенсионного фонда Украины, Ушакова Лилия, эксперт по вопросам оплаты труда
Бухгалтерская неделя Ноябрь, 2018/№ 46
О порядке назначения и расчета суммы больничных и пособия по беременности и родам вы уже узнали из Темы недели «Больничные и декретные» // «БН», 2018, № 43-44. Конечно же, мы не могли обойти стороной вопрос отражения этих выплат в ЕСВ-отчетности. Эта статья — своего рода шпаргалка для желающих правильно указать «нетрудоспособные выплаты» в таблицах Отчета по форме № Д4.

Пробежка по таблицам

Больничные и пособие по беременности и родам страхователи отражают в Отчете по форме № Д4, сформированном за тот отчетный период (месяц), в котором они были фактически начислены в бухгалтерском учете.

Таблица 1. В Отчете по ЕСВ в таблице 1 в строках:

• 1.3 (оплата первых пяти дней временной нетрудоспособности), 1.4 (пособие по временной нетрудоспособности), 1.5 (пособие по беременности и родам) и в итоговой строке 1 (общая сумма дохода отчетного месяца) указываете выплаты в фактически начисленной сумме;

• 2.1 (2.2 — если на больничные/декретные/зарплату ЕСВ начисляете по ставке 8,41 %, 2.3 — по ставке 5,3 %, 2.4 — по ставке 5.5 %) и итоговой строке 2 (общая сумма дохода отчетного месяца) указываете выплаты в сумме, в которой они вошли в базу начисления ЕСВ с учетом ее максимальной величины. Напомним, что с 01.01.2018 г. размер максимальной величины базы начисления ЕСВ составляет 15 минзарплат (в 2018 году — 55845 грн.). Если общий размер дохода застрахованного лица превышает эту величину, то на сумму превышения ЕСВ не начисляют.

Сумму ЕСВ, начисленного на выплаты, которые вошли в базу начисления ЕСВ, отражайте в строках 3 (3.1 — 3.5) и 6 (6.1 — 6.14).

Важно! Строки таблицы 1 Отчета по форме № Д4 формируют на основании данных таблиц 6 этого Отчета. Следовательно, во избежание расхождения между суммами, указанными в таблицах 1 (указывают итоговые суммы дохода/ЕСВ) и 6 (суммы дохода/ЕСВ с разбивкой по застрахованным лицам), рекомендуем сначала заполнить таблицы 6, а потом итоговые суммы перенести в таблицу 1 Отчета по ЕСВ.

Таблица 5. Период временной нетрудоспособности в связи с болезнью в таблице 5 Отчета по ЕСВ не отражается.

Совсем другое дело — предоставленный работнице отпуск в связи с беременностью и родами. Если его начало/окончание пришлось на отчетный месяц, то на такое лицо в таблице 5 формируете строку, проставляя среди прочего:

• в графе «8. Категорія особи» — «5 — особи, яким надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами»;

• в графе «11. Період трудових або цивільно-правових відносин …» — в отчете за месяц, когда работница идет в декретный отпуск, — дату начала отпуска; в отчете за месяц, когда декретный отпуск заканчивается, — дату окончания отпуска.

Важно! Если в таблице 5 не была указана дата начала отпуска, поскольку листок нетрудоспособности в связи с беременностью и родами предоставлен с опозданием в месяце, следующем за месяцем начала отпуска, впадать в отчаяние не стоит.

Просто подайте дополнительный отчет (титульный лист и таблицу 5 с отметкой «дополнительная») за предыдущий месяц и укажите в нем сведения о начале отпуска работницы. «Дополнительную» форму отчета можно подавать только после окончания отчетной кампании, т. е. после 20 числа месяца, следующего за отчетным.

Если отпуск в связи с беременностью и родами продлевают из-за осложненных родов, дату окончания отпуска проставляйте с учетом продления;

• в графе «16. Документ-підстава …» — документ о начале/окончании отпуска в связи с беременностью и родами — реквизиты листка нетрудоспособности в связи с беременностью и родами или приказа (распоряжения) о предоставлении такого отпуска, если он издавался.

Указываете: «ЛН, серія, номер» или «наказ (розпорядження), дата, номер».

Имейте в виду! «Кадровые» графы 12 — 15 не нужно заполнять при отражении факта начала/окончания декретного отпуска. Эти реквизиты обычные страхователи заполняют исключительно по строкам, в которых отражены даты начала/окончания трудовых отношений и перевода на другую должность.

Таблица 6. В этой таблице больничные и декретные отражайте:

во-первых, отдельно от других выплат, начисленных застрахованному лицу в отчетном месяце;

во-вторых, с разбивкой по месяцам, на дни которых приходится период нетрудоспособности (отпуска в связи с беременностью и родами) и за которые начислены больничные (декретные). То есть в таблице 6 на больничные (пособие по беременности и родам) формируйте столько строк, на сколько месяцев приходится период временной нетрудоспособности (отпуска). Суммы «нетрудоспособных выплат» распределяете пропорционально дням болезни (отпуска), которые приходятся на каждый месяц болезни (отпуска).

Со строками разобрались. Переходим к графам таблицы 6 (см. табл. 1 и 2).

Таблица 1. Пояснения по заполнению отдельных граф таблицы 6 по строкам с больничными

Графа

Пояснения по заполнению

9. Код категорії ЗО

Проставляете:

«29» — если нетрудоспособным был обычный работник предприятия (любой работник ФЛП), к базе начисления которого применяли ставку ЕСВ 22 %;

«36» — по работнику с инвалидностью, который работает на предприятии и к базе начисления которого применяли ставку ЕСВ 8,41 %;

«37» — по работнику, который работает на предприятии (в организации) всеукраинской общественной организации лиц с инвалидностью, в частности в обществах УТОГ и УТОС, и к базе начисления которого применяли ставку ЕСВ 5,3 %;

«39» — по работнику с инвалидностью, который работает на предприятии (в организации) общественных организаций лиц с инвалидностью и к базе начисления которого применяли ставку ЕСВ 5,5 %

10. Код типу нарахувань

Для строк с больничными заполняете, только если исправляете ошибки, допущенные в прошлых периодах

11. Місяць та рік…

Указываете месяц и год, на который приходится период временной нетрудоспособности

13. Кількість календарних днів…

Проставляете количество календарных дней временной нетрудоспособности, которые пришлись на месяц, указанный в графе 11, согласно предоставленному листку нетрудоспособности (справке медицинского заведения).

Исключениедни нетрудоспособности, подтвержденные справкой о временном освобождении от работы в связи с необходимостью ухода за больным ребенком. Эти дни указываете в графе 14 таблицы 6

17. Загальна сума…

Указываете фактическую начисленную сумму больничных

18. Сума… у межах максимальної величини…

Указываете больничные в сумме, которая вошла в базу начисления ЕСВ с учетом ее максимальной величины, действовавшей в месяце, за который начислены больничные (в 2018 году максимальная величина базы начисления ЕСВ равна 55845,00 грн.)

21. Сума нарахованого єдиного внеску…

Указываете сумму ЕСВ, начисленного на сумму больничных, указанных в графе 18

22 — 25

Заполняете в общем порядке

Таблица 2. Пояснения по заполнению отдельных граф таблицы 6 по строкам с пособием по беременности и родам

Графа

Пояснения по заполнению

9. Код категорії ЗО

Проставляете:

«42» — если в декретный отпуск идет обычная работница предприятия (любая работница ФЛП), к базе начисления которой применяли ставку ЕСВ 22 %;

«43» — по работнице с инвалидностью, которая работает на предприятии и к базе начисления которой применяли ставку ЕСВ 8,41 %;

«44» — по работнице, которая работает на предприятии (в организации) всеукраинской общественной организации лиц с инвалидностью, в частности в обществах УТОГ и УТОС, и к базе начисления которой применяли ставку ЕСВ 5,3 %;

«45» — по работнице с инвалидностью, которая работает на предприятии (в организации) общественных организаций лиц с инвалидностью и к базе начисления которой применяли ставку ЕСВ 5,5 %;

«50» — военнослужащие (кроме военнослужащих срочной службы), лица рядового и начальствующего состава, которые находятся в отпуске в связи с беременностью и родами и получают пособие в связи с беременностью и родами

10. Код типу нарахувань

Для строк с декретными заполняете, только если исправляете ошибки, допущенные в прошлых периодах

11. Місяць та рік…

Указываете месяц и год, на который приходится период отпуска в связи с беременностью и родами

15. Кількість календарних днів перебування у трудових…

В месяце начала декретного отпуска графу 15 заполняйте по строке с зарплатой. Если зарплата не начислялась, а только декретные — количество календарных дней в трудовых отношениях проставляйте в строке с декретными.

В строках, где указываем пособие за будущие полные месяцы отпуска в связи с беременностью и родами, графа 15 = графе 16.

А значит, в следующих отчетных месяцах в таблице 6 на декретницу строки без суммовых показателей, но с данными в графе 15 заполнять будет не нужно.

Месяц завершения декретного отпуска, если он заканчивается не в последний календарный день месяца, — значение гр. 15 = количеству календарных дней в таком месяце

16. Кількість календарних днів відпустки…

Указываете количество календарных дней декретного отпуска в соответствующем месяце

17. Загальна сума…

Вносите распределенные по месяцам суммы пособия без ограничения максимальной величиной (т. е. фактически начисленные суммы)

18. Сума… у межах максимальної величини…

Указываете декретные из гр. 17 в сумме, вошедшей в базу начисления ЕСВ, с учетом ее максимальной величины, действовавшей в месяце, за который начислены декретные (в 2018 году максимальная величина базы начисления ЕСВ равна 55845,00 грн.)

21. Сума нарахованого єдиного внеску…

Указываете сумму ЕСВ, начисленного на сумму больничных, приведенных в графе 18

22 — 25

Заполняете в общем порядке

Больничные/декретные и ЕСВ-разницы

Часть 5 ст. 8 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 г. № 1105-XIV обязывает работодателя застрахованных лиц, которые работают у него по основному месту работы и на доходы которых ЕСВ начисляют по ставке 22 %, уплачивать ЕСВ с фактической базы начисления ЕСВ, но не ниже минимальной заработной платы, установленной законом на месяц, за который получен доход.

Для того, чтобы выполнить это требование, работодатель обязан определенную по работнику фактическую базу начисления ЕСВ за месяц сравнить с минимальной заработной платой, установленной законом на такой месяц.

Если фактическая база начисления ЕСВ окажется ниже минимальной заработной платы, на разницу между этими двумя величинами (далее — ЕСВ-разница) доначисляют ЕСВ.

Из приведенного делаем вывод: исчислить ЕСВ-разницу можно, если одновременно выполняются следующие два условия:

1) известна общая сумма доходов работника за месяц, с которых взимают ЕСВ,

2) установлена законом на месяц, за который получен доход, сумма минимальной заработной платы.

Именно от этого будем отталкиваться при определении ЕСВ-разницы за месяцы, за которые начислены больничные/пособие по беременности и родам.

Больничные. Их начисляют в месяце предоставления работником больничного листа, который удостоверяет период его временной нетрудоспособности.

Отдельно остановимся на переходящих (начало и окончание временной нетрудоспособности приходятся на разные месяцы) и запоздавших (листок нетрудоспособности предоставлен в месяце, следующем за месяцем окончания болезни) больничных.

Для целей сравнения с минзарплатой выплаты за период нетрудоспособности относим к месяцам, за которые они начислены.

Если с учетом суммы больничных фактическая база начисления ЕСВ оказалась ниже минимальной заработной платы, выполняем требование относительно уплаты ЕСВ с минимальной заработной платы.

Важно! Если больничный переходящий (запоздавший), в месяце начала болезни начисляем ЕСВ на фактическую базу начисления ЕСВ, рассчитанную по такому работнику. Требование о ЕСВ с минимальной заработной платы не применяем.

После получения листка нетрудоспособности для целей сравнения с «минималкой» больничные относим к месяцам, за которые они начислены.

Если после такого распределения больничных в месяце, за который они начислены, общий доход меньше минимальной заработной платы, действовавшей в таком месяце, рассчитываем ЕСВ-разницы по таким месяцам и доначисляем на них ЕСВ (см. письмо ГФСУ от 14.02.15 г. № 4979/7/99-99-17-03-01-17).

В таблице 6 Отчета по ЕСВ, сформированного за тот отчетный период, в котором состоялось начисление больничных, сумму ЕСВ-разницы отражаем отдельной строкой, проставляя среди прочего в графе:

• «9. Код категорії ЗО» — код «29», если больничные рассчитывались за прошлые периоды.

В случае, если за отчетный период больничные рассчитаны «месяц в месяц» (например: больничные за август начислены в августе), соответственно доначисления до минимального размера осуществляются в отчетном месяце, то в таком случае в графе «9. Код категории ЗО» проставляем «1»;

• «10. Код типу нарахувань» — «13».

Имейте в виду: для отражения ЕСВ-разницы за предыдущий месяц, которая связана с переходящими больничными, код типа начислений «2» не применяется, поскольку в этом случае нельзя считать, что ЕСВ на такую разницу был начислен несвоевременно (см. письмо ГФСУ от 02.02.17 г. № 1925/6/99-99-13-02-01-15);

• «11. Місяць та рік …» — месяц и год, за который рассчитана ЕСВ-разница;

• «19. Сума різниці …» — сумму ЕСВ-разницы соответствующего месяца;

• «21. Сума нарахованого …» — сумму ЕСВ, начисленного на ЕСВ-разницу, указанную в гр. 19.

Переходим к пособию по беременности и родам.

Декретные. В базу взимания ЕСВ пособие по беременности и родам включают в месяце его начисления.

При этом начисление ЕСВ за лиц, которые находятся в отпуске в связи с беременностью и родами и получают пособие по беременности и родам, делают за каждый месяц такого отпуска отдельно.

Для этого п.п. 1 п. 3 разд. IV Инструкции о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденной призом Минфина от 20.04.15 г. № 449, обязует работодателей распределить суммы пособия по беременности и родам по месяцам, за которые оно начислено. Такое распределение делают пропорционально дням отпуска в связи с беременностью и родами, которые приходятся на каждый месяц отпуска.

Важно! Поскольку пособие по беременности и родам начисляют наперед, то однозначно определить базу начисления ЕСВ, провести сравнительные расчеты, а при необходимости рассчитать ЕСВ-разницы и доначислить на них ЕСВ работодатель может только:

1) за отчетный месяц, в котором было начислено пособие по беременности и родам, и

2) за предыдущие месяцы отпуска в связи с беременностью и родами (если больничный лист был предоставлен вам работницей с опозданием).

Именно поэтому Порядком формирования и предоставления страхователями отчета о суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденным приказом Минфина от 14.04.15 г. № 435, не предусмотрена возможность отражения ЕСВ-разницы за будущие месяцы отпуска в связи с беременностью и родами. Поэтому по декретным все сравнения с минзарплатой проводите месяц в месяц.

Важно! Рассчитанные ЕСВ-разницы отражайте в Отчете по ЕСВ, сформированном за тот месяц, в котором они были фактически рассчитаны, проставляя среди прочего в графе:

• «9. Код категорії ЗО» — код застрахованного лица, которому начисляются декретные, — «42», если осуществляете начисления за прошлые периоды (если больничный лист был предоставлен работницей с опозданием). В случае отражения месяц в месяц, указывайте код «1»;

• «10. Код типу нарахувань» — «13»;

• «11. Місяць та рік …» — месяц и год, за который рассчитана ЕСВ-разница;

• «19. Сума різниці …» — сумму ЕСВ-разницы соответствующего месяца;

• «21. Сума нарахованого…» — сумму ЕСВ, начисленного на ЕСВ-разницу, указанную в гр. 19.

Отметим, что заполнение граф 22 — 25 таблицы 6 Отчета по ЕСВ по строкам с ЕСВ-разницей осуществляется в общем порядке.

В следующей статье рассмотрим на конкретных примерах порядок отражения больничных и пособия по беременности и родам в Отчете по ЕСВ.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить