Законодательство прямо не требует распечатывать формируемую на компьютере кассовую книгу в конце каждого рабочего дня, в котором были кассовые операции, но это следует из правил ее оформления. Поясним этот вывод.
Пункт 41 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148 (далее — Положение № 148), разрешает вести кассовую книгу в электронной форме с помощью компьютерных средств.
Но если учесть требование этого же пункта относительно распечатки листов кассовой книги, то мы говорили бы не о чисто электронной, а о бумажно-компьютерной кассовой книге. Другими словами, как правило, компьютер используют фактически лишь для создания бумажных распечаток листов кассовой книги, которые собственно и участвуют в кассовом документообороте предприятия (включая этап архивирования).
Подчеркнем: в бумажном документообороте.
Еще раз обращаем внимание на п. 41 Положения № 148, который требует обеспечить не только визуальное отображение, но и распечатку каждой из двух частей листа кассовой книги («Вкладний аркуш касової книги» и «Звіт касира»), которые по форме и содержанию должны воспроизводить форму и содержание кассовой книги в бумажном виде.
При этом в п. 6 Пояснения по заполнению приложения 5 к Положению № 148 (это приложение содержит действующую форму кассовой книги) говорится о возможности распечатывать «Вкладний аркуш касової книги» (обратите внимание: только эту часть листа кассовой книги, а не обе!) в конце месяца или даже (!) в конце года…
Но смотрите: п. 40 Положения № 148 требует, чтобы кассир ежедневно в конце рабочего дня подытожил операции за день, вывел остаток наличности в кассе на начало следующего дня и передал в бухгалтерию как отчет кассира вторые экземпляры, являющиеся отрывной частью листа кассовой книги (копию записей в кассовой книге за день), с приходными и расходными кассовыми ордерами под подпись в кассовой книге.
Понятно, что подпись (собственноручную, а не электронную) можно поставить только на бумажной распечатке «Вкладного аркуша касової книги». И поскольку распечатка «Звіту касира» — это второй экземпляр «Вкладного аркуша касової книги», то второй экземпляр по содержанию должен быть абсолютно идентичен первому.
А значит, во-первых, сам кассир во время передачи в бухгалтерию «Звіту касира» должен поставить свою собственноручную подпись и на этой части листа кассовой книги, и на «Вкладному аркуші касової книги».
А во-вторых, и бухгалтер, проверяющий/принимающий отчет от кассира, должен поставить свою собственноручную подпись и там, и там. Для этого в такой момент времени у них должны быть «физически», а не виртуально, бумажные распечатки как того, так и другого — читай: как «Звіту касира» (второй экземпляр распечатки), так и «Вкладного аркуша касової книги» (первый экземпляр распечатки).
Таким образом, после закрытия кассы в конце каждого рабочего дня, в котором было движение по кассе, нужно распечатать обе полностью заполненные идентичные части одного (дневного) листа кассовой книги (или нескольких подряд, если за один день их было заполнено несколько). Распечатать сразу же…
Чтобы не приходилось распечатывать и делать все остальное, как пелось когда-то — «за полчаса до»…проверки кассовой дисциплины.
