Законодавство прямо не вимагає роздруковувати сформовану на комп’ютері касову книгу наприкінці кожного робочого дня, коли були касові операції, але це випливає з правил її оформлення. Пояснимо цей висновок.
Пункт 41 Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.17 р. № 148 (далі — Положення № 148), дозволяє вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів.
Але якщо врахувати вимогу цього ж пункту щодо роздрукування аркушів касової книги, то ми говорили б не про суто електронну, а про паперово-комп’ютерну касову книгу. Інакше кажучи, як правило, комп’ютер використовують фактично лише для створення паперових роздруківок аркушів касової книги, які, власне, і беруть участь у касовому документообігу підприємства (включаючи етап архівації).
Підкреслимо: у паперовому документообігу.
Знову звертаємо увагу на п. 41 Положення № 148, який вимагає забезпечити не лише візуальне відображення, але й роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги («Вкладний аркуш касової книги» і «Звіт касира»), які за формою і змістом повинні відтворювати форму та зміст касової книги в паперовому вигляді.
При цьому в п. 6 Пояснень щодо заповнення додатка 5 до Положення № 148 (цей додаток містить діючу форму касової книги) говориться про можливість роздруковувати «Вкладний аркуш касової книги» (зверніть увагу: тільки цю частину аркуша касової книги, а не обидві!) наприкінці місяця або навіть (!) наприкінці року…
Проте дивіться: п. 40 Положення № 148 вимагає, щоб касир щоденно в кінці робочого дня підсумував операції за день, вивів залишок готівки в касі на початок наступного дня і передав до бухгалтерії як звіт касира другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги (копію записів у касовій книзі за день), з прибутковими і видатковими касовими ордерами під підпис у касовій книзі.
Зрозуміло, що підпис (власноручний, а не електронний) можна поставити тільки на паперовій роздруківці «Вкладного аркуша касової книги». І оскільки роздруківка «Звіту касира» — це другий примірник «Вкладного аркуша касової книги», то другий примірник за змістом має бути абсолютно ідентичний першому.
Тобто, по-перше, сам касир під час передачі до бухгалтерії «Звіту касира» повинен поставити свій власноручний підпис і на цій частині аркуша касової книги, і на «Вкладному аркуші касової книги».
А по-друге, і бухгалтер, який перевіряє/приймає звіт від касира, повинен поставити свій власноручний підпис і там, і там. Для цього в такий момент часу в них мають бути «фізично», а не віртуально, паперові роздруківки як того, так і іншого — читай: як «Звіту касира» (другий примірник), так і »Вкладного аркуша касової книги» (перший примірник).
Таким чином: після закриття каси наприкінці кожного робочого дня, якщо були касові операції, треба роздрукувати обидві повністю заповнені ідентичні частини одного (денного) аркуша касової книги (чи декількох підряд, якщо за один день їх було заповнено декілька). Роздрукувати одразу ж…
Щоб не доводилося спішно роздруковувати і робити усе інше, як співалося колись — «за полчаса до»… раптової перевірки касової дисципліни.
