— Документ храня первичный,
будешь ты главбух отличный!
О требованиях к первичным документам,
созданным в электронном виде
Письмо Министерства финансов Украины
от 27.01.2012 г. № 31-08410-07-27/1808*
* Приводим запрос, ответом на который является это письмо:
«Предприятие ведет бухгалтерский и налоговый учет в специальной компьютерной программе. Какие документы и регистры необходимо распечатывать на бумаге, а какие достаточно хранить в электронном виде?
Действительно ли вся первичная документация, подтверждающая те или иные хозяйственные операции, должна быть распечатана, сгруппирована по определенным признакам и своевременно отражена в регистрах бухгалтерского учета?».— Ред.
Министерство финансов Украины на Ваш запрос относительно ведения бухгалтерского и налогового учета сообщает.
В соответствии с Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее — Закон) первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь обязательные реквизиты, определенные пунктом 2 статьи 9 Закона.
В соответствии с пунктом 6 статьи 9 Закона в случае составления и хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами.
Порядок создания, приема и отражения предприятиями в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов установлен Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 № 88 (далее — Положение).
Согласно пункту 2.3 Положения первичные документы, созданные в электронном виде, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.
В соответствии с пунктом 6.4 Положения первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность, созданные в форме электронного документа, должны храниться на электронных носителях информации в форме, дающей возможность проверить их целостность на этих носителях, и в течение срока, который не должен быть меньше срока, установленного для соответствующих документов на бумаге.
В соответствии с частью второй статьи 19 Конституции Украины органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны действовать только на основании, в пределах полномочий и способом, которые предусмотрены Конституцией и законами Украины. Разъяснения нормативных актов могут предоставляться органами, которые их издали, или по согласованию с ними другим органом, если иное не установлено непосредственно органом, издавшим нормативно-правовой акт.
Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и другой отчетности в архиве предприятия, учреждения определяется согласно нормативно-правовому акту по вопросам определения сроков хранения документов, утвержденному центральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
В связи с этим для предоставления разъяснения положений приказа Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.08.98 № 41 «Об утверждении Перечня типовых документов» предлагаем обратиться в Государственную архивную службу Украины.
Для разъяснения вопросов применения первичных документов, созданных в электронном виде для целей налогообложения, Министерство финансов Украины направило Государственной налоговой службе Украины соответствующий запрос, по итогам рассмотрения которого вы будете проинформированы дополнительно.
Первый заместитель Министра
А. Мярковский
От редакции
Иными словами, первичные документы, надлежащим образом созданные в электронном виде, распечатывать не нужно — достаточно хранить их в целостном состоянии и быть готовым представить их бумажные копии по требованию уполномоченных госорганов.
