— Маєш документ первинний —
головбух ти є відмінний!
Про вимоги до первинних документів, створених в електронному вигляді
Лист Міністерства фінансів України
від 27.01.2012 р. № 31-08410-07-27/1808*
* Наводимо запит, відповіддю на який є цей лист:
«Підприємство веде бухгалтерський та податковий облік у спеціальній комп’ютерній програмі. Які документи та регістри необхідно роздруковувати на папері, а які достатньо зберігати в електронному вигляді?
Чи дійсно вся первинна документація, яка підтверджує ті чи інші господарські операції, має бути роздрукована, згрупована за певними ознаками та вчасно відображена в регістрах бухгалтерського обліку?».— Ред.
Міністерство фінансів України на Ваш запит щодо ведення бухгалтерського та податкового обліку повідомляє.
Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі — Закон) первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати обов’язкові реквізити, визначені пунктом 2 статті 9 Закону.
Відповідно до пункту 6 статті 9 Закону у разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.
Порядок створення, прийняття і відображення підприємствами у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. № 88 (далі — Положення).
Згідно з пунктом 2.3 Положення первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Відповідно до пункту 6.4 Положення первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері.
Відповідно до частини другої статті 19 Конституції України органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов’язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України. Роз’яснення нормативних актів можуть надаватися органами, що їх видали, або за погодженням з ними іншим органом, якщо інше не встановлене безпосередньо органом, що видав нормативно-правовий акт.
Строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженому центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.
У зв’язку з цим для надання роз’яснення положень наказу Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.08.98 р. № 41 «Про затвердження Переліку типових документів» пропонуємо звернутися до Державної архівної служби України.
Для роз’яснення питань застосування первинних документів, створених в електронному вигляді для цілей оподаткування, Міністерство фінансів України направило Державній податковій службі України відповідний запит, за результатами розгляду якого ви будете проінформовані додатково.
Перший заступник Міністра А. Мярковський
Від редакції
Іншими словами, первинні документи, належним чином створені в електронному вигляді, роздруковувати не потрібно — достатньо зберігати їх у цілісному стані й бути готовим надати їх паперові копії на вимогу уповноважених держорганів.
