— Подселиться
не желаете?..
Командированный работник
оплатил за свой счет проживание в гостинице
за себя и за другого работника:
документальные и налоговые нюансы
В связи с производственной необходимостью два работника предприятия срочно выехали в командировку. При этом им не был выдан аванс. В гостинице они остановились в двухместном номере, полную стоимость которого за свой счет оплатил один из работников (ввиду денежных затруднений у другого). В счете на проживание указаны фамилии обоих работников.
Как правильно оформить авансовые отчеты в части расходов на проживание, если оригиналы документов (счет и документ об оплате) имеются в одном экземпляре?
Как правильно компенсировать «жилые» расходы командированным лицам?
Попадает ли вся сумма компенсации в налоговые затраты предприятия?
Напомним, что действующим законодательством запрещено отправлять работника в командировку без обеспечения его средствами для осуществления текущих расходов во время командировки (авансом). Поэтому Минфин в своих письмах неоднократно обращал внимание на необходимость соблюдения авансовой процедуры. Так, в его письме от 05.03.2007 г. № 31-18030-07-29/4504 (см. п. [1] данного письма в «Бухгалтере» № 40’2009 на с. 23т) отмечалось, что необеспечение командированного работника авансом является нарушением трудового законодательства. Однако, как показывает практика, несмотря на возможные штрафные санкции (см. ст. 41 КоАП в «Бухгалтере» № 10’2009 на с. 30*) осуществление безавансовых командировок продолжается.
* Должностным лицам предприятия за такие нарушения грозит админштраф от 30 до 100 нмдг.
Что же касается авансовых отчетов, то в рассматриваемой ситуации сроки представления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет, форму Отчета — см. в «Бухгалтере» № 10’2011 на с. 19–20), действующим законодательством не установлены, ведь работники расходовали в командировке не выданные им, а свои собственные средства. В то же время, как мы полагаем, они сами не заинтересованы в затягивании сроков представления Отчета.
Поскольку в наличии имеется только один комплект документов, подтверждающих проживание командированных лиц в гостинице, то в данной ситуации логично сделать копии этих документов и заверить их подписями должностных лиц и печатью предприятия (либо написать, что документ приложен к авансовому отчету другого работника). Тогда один работник (назовем его первым) приложит к Отчету оригинальные документы, а второй — их копии, указав, где находятся оригиналы. При этом стоимость суммы счета необходимо разделить на два, и каждый из работников впишет в свой Отчет половину общей суммы расходов на проживание.
Далее бухгалтерия предприятия, руководствуясь п. 5 раздела II Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59, см. ее, с изменениями, в «Бухгалтере» № 37’2011 на с. 4т–15т), возместит каждому работнику расходы на наем жилого помещения из расчета стоимости одного места в гостинице за каждые сутки проживания.
И все было бы совершенно замечательно, если бы каждый из командированных работников оплатил свое проживание в номере самостоятельно. Но мы-то знаем, что оплату всего номера во время пребывания в командировке произвел первый работник. В таком случае важно наличие документальных доказательств этого. Если их нет, то проще выплатить каждому компенсацию за проживание в надежде на то, что работник, проживание которого в гостинице любезно оплатил его товарищ, просто вернет эту сумму своему кредитору.
Теперь представим себе, что документы неумолимо подтверждают, что за двоих платил только один. Возникает вопрос: можно ли выдать всю сумму «жилой» компенсации первому работнику? Некоторые специалисты считают, что такие действия предприятия являются неосмотрительными, поскольку половина этой суммы может попасть под обложение НДФЛ. При этом свою позицию они аргументируют тем, что согласно п. 170.9 НКУ не облагаются НДФЛ только те суммы, которые попали в налоговые затраты по п/п. 140.1.7 НКУ. Иными словами, они полагают, что в таком случае предприятие сможет включить в такие затраты лишь половину стоимости проживания в двухместном номере.
Мы с таким мнением не согласны. На наш взгляд, предприятие может выплатить всю сумму компенсации за проживание первому работнику без каких-либо фискальных последствий. В этом случае возможны два варианта обоснования такой выплаты.
I вариант. Можно исходить из того, что предприятие поручило первому работнику оплатить:
1) собственное проживание в гостинице в качестве командированного лица;
2) проживание второго работника от имени предприятия (по аналогии с хознуждами, расходы на которые были понесены в ходе командировки).
Хорошо бы подкрепить такое поручение письменно-документально. Поскольку второй работник не понес самостоятельных расходов на проживание (ведь проживание было оплачено предприятием через другого работника), компенсация расходов (по двум целевым назначениям) производится первому работнику. Ничего страшного для второго работника нет: это все равно, как если бы предприятие купило ему билет. Понятно, что стоимость билета работнику не возмещалась бы.
II вариант. Первый работник представляет на предприятие документы на всю сумму компенсации расходов.
В «Бухгалтере» № 43’2011 на с. 45 мы уже рассматривали проблему, связанную с возможностью возмещения командированному работнику стоимости проживания в двухместном номере гостиницы и включения указанных расходов в налоговые затраты предприятия.
При этом отмечалось, что действие Инструкции № 59 теперь не распространяется на командировки работников хозрасчетных предприятий. Поэтому с учетом истории этого вопроса* смелое предприятие вправе возместить работнику стоимость проживания в двухместном номере, если приказом или соответствующим положением подобное ограничение не установлено. У такого предприятия в настоящее время нет препятствий и для включения указанных расходов в его налоговые затраты. В конце концов, в гостинице элементарно могло не быть свободных одноместных номеров; да и желания подселиться к вашему работнику никто не изъявил. Что же, в такой ситуации человеку ночевать на вокзале?
* В свое время Минфин (см. его письмо от 19.12.2005 г. № 31180300713/27437 в «Бухгалтере» № 41’2009 на с. 10т) возражал против возмещения работнику расходов на оплату двух мест в двухместном номере гостиницы. ГНАУ же, напротив, отвечала менее фискально (см. ее письмо от 08.12.2005 г. № 9146/н/150314 там же на с. 9т).
Кстати, проживание в двухместном номере может оказаться дешевле, нежели проживание в одноместном номере (как в данной, так и в другой гостинице). Так что вполне возможно, что, выбрав двухместный вариант, работник вообще сохранил деньги предприятия. Ведь п/п. 140.1.7 НКУ при наличии подтверждающих документов разрешает учесть в составе налоговых затрат плательщика налога фактические расходы командированного работника на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях).
И все-таки — во избежание налоговых разборок — мы рекомендуем работникам при понесении ими командировочных расходов рассчитываться самостоятельно. Но для этого предприятие, как и положено, должно обеспечивать командированных работников авансом, и тогда проблема «кто за кого платит» и «кто кому возмещает» исчезнет сама собой.
Алла Погребняк
