— Підселитися
не бажаєте?..
Відряджений працівник
оплатив за свій рахунок проживання в готелі
за себе та за іншого працівника:
документальні й податкові нюанси
У зв’язку з виробничою необхідністю два працівники підприємства терміново виїхали у відрядження. При цьому їм не було видано аванс. У готелі вони зупинилися у двомісному номері, повну вартість якого за свій рахунок оплатив один із працівників (через грошові труднощі в іншого). У рахунку на проживання зазначено прізвища обох працівників.
Як правильно оформити авансові звіти в частині витрат на проживання, якщо оригінали документів (рахунок і документ про оплату) є в одному примірнику?
Як правильно компенсувати «житлові» витрати відрядженим особам?
Чи потрапляє вся сума компенсації до податкових витрат підприємства?
Нагадаємо, що чинним законодавством заборонено відправляти працівника у відрядження без забезпечення його коштами для здійснення поточних витрат під час відрядження (авансом). Тому Мінфін у своїх листах неодноразово звертав увагу на необхідність виконання авансової процедури. Приміром, у його листі від 05.03.2007 р. № 31-18030-07-29/4504 (див. п. [1] цього листа у «Бухгалтері» № 40’2009 на с. 23т) зазначалося, що незабезпечення відрядженого працівника авансом є порушенням трудового законодавства. Однак, як свідчить практика, незважаючи на можливі штрафні санкції (див. ст. 41 КпАП у «Бухгалтері» № 10’2009 на с. 30*) здійснення безавансових відряджень триває.
* Посадовим особам підприємства за такі порушення загрожує адмінштраф від 30 до 100 нмдг.
Що ж до авансових звітів, то у розглядуваній ситуації строк подання Звіту про використання коштів , виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт, форму Звіту — див. у «Бухгалтері» № 10’2011 на с. 19–20), чинним законодавством не встановлено, адже працівники витрачали у відрядженні не видані їм, а свої власні кошти. Водночас, як ми вважаємо, вони самі не зацікавлені в затягуванні строків подання Звіту.
Оскільки наявний тільки один комплект документів, що підтверджують проживання відряджених осіб у готелі, то в цій ситуації логічно зробити копії цих документів і завірити їх підписами посадових осіб та печаткою підприємства (або написати, що документ додано до авансового звіту іншого працівника). Тоді один працівник (назвемо його першим) додасть до Звіту оригінальні документи, а другий — їх копії, зазначивши, де знаходяться оригінали. При цьому вартість суми рахунку необхідно поділити на два, і кожен із працівників впише до свого Звіту половину загальної суми витрат на проживання.
Далі бухгалтерія підприємства, керуючись п. 5 розділу II Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59, див. її, зі змінами, у «Бухгалтері» № 37’2011 на с. 4т–15т), відшкодує кожному працівникові витрати на найм жилого приміщення з розрахунку вартості одного місця в готелі за кожну добу проживання.
І все було б зовсім чудово, якби кожен із відряджених працівників оплатив своє проживання в номері самостійно. Але мито знаємо, що оплату всього номера під час перебування у відрядженні здійснив перший працівник. У такому разі важливою є наявність документальних доказів цього. Якщо їх немає, то простіше виплатити кожному компенсацію за проживання в надії на те, що працівник, проживання якого в готелі люб’язно оплатив його товариш, просто поверне цю суму своєму кредиторові.
Тепер уявімо собі, що документи невблаганно підтверджують, що за двох платив тільки один. Виникає запитання: чи можна видати всю суму «житлової» компенсації першому працівникові? Деякі фахівці вважають, що такі дії підприємства є необачними, оскільки половина цієї суми може потрапити під оподаткування ПДФО. При цьому свою позицію вони аргументують тим, що згідно з п. 170.9 ПКУ не оподатковуються ПДФО лише ті суми, які потрапили до податкових витрат за п/п. 140.1.7 ПКУ. Іншими словами, вони вважають, що в такому разі підприємство зможе включити до таких витрат лише половину вартості проживання у двомісному номері.
Ми з такою думкою не згодні. На наш погляд, підприємство може виплатити всю суму компенсації за проживання першому працівникові без будь-яких фіскальних наслідків. У цьому випадку можливі два варіанти обґрунтування такої виплати.
I варіант. Можна виходити з того, що підприємство доручило першому працівникові оплатити:
1) власне проживання в готелі як відрядженій особі;
2) проживання другого працівника від імені підприємства (за аналогією із госппотребами, витрати на які були понесені під час відрядження).
Добре б підкріпити таке доручення письмово-документально. Оскільки другий працівник не мав самостійних витрат на проживання (адже проживання було оплачено підприємством через іншого працівника), компенсація витрат (за двома цільовими призначеннями) проводиться першому працівникові. Нічого страшного для другого працівника немає: це все одно, як коли б підприємство купило йому квиток. Зрозуміло, що вартість квитка працівникові не відшкодовувалась би.
II варіант. Перший працівник подає на підприємство документи на всю суму компенсації витрат.
У «Бухгалтері» № 43’2011 на с. 45 ми вже розглядали проблему, пов’язану з можливістю відшкодування відрядженому працівникові вартості проживання у двомісному номері готелю і включення зазначених витрат до податкових витрат підприємства.
При цьому зазначалося, що дія Інструкції № 59 тепер не поширюється на відрядження працівників госпрозрахункових підприємств. Тому з урахуванням історії цього питання* сміливе підприємство має право відшкодувати працівнику вартість проживання у двомісному номері, якщо наказом або відповідним положенням таке обмеження не встановлено. У такого підприємства наразі немає перешкод і для включення зазначених витрат до його податкових витрат. Зрештою, у готелі елементарно могло не бути вільних одномісних номерів; та й бажання підселитися до вашого працівника ніхто не виявив. Що ж, у такій ситуації людині ночувати на вокзалі? До речі, проживання у двомісному номері може виявитись дешевше, ніж проживання в одномісному номері (як у цьому, так і в іншому готелі). Тож цілком можливо, що обравши двомісний варіант, працівник взагалі зберіг гроші підприємства. Адже п/п. 140.1.7 ПКУ за наявності підтвердних документів дозволяє врахувати у складі податкових витрат платника податку фактичні витрати відрядженого працівника на оплату вартості проживання в готелях (мотелях).
* Свого часу Мінфін (див. його лист від 19.12.2005 р. № 31180300713/27437 у «Бухгалтері» № 41’2009 на с. 10т) заперечував відшкодування працівнику витрат на оплату двох місць у двомісному номері готелю. А ДПАУ, навпаки, відповідала менш фіскально (див. її лист від 08.12.2005 р. № 9146/ н/150314 там же на с. 9т).
І все-таки — задля уникнення податкових з’ясувань — ми рекомендуємо працівникам при понесенні ними витрат на відрядження розраховуватися самостійно. Але для цього підприємство, як і має бути, повинно забезпечувати відряджених працівників авансом, і тоді проблема «хто за кого платить» і «хто кому відшкодовує» зникне сама собою.
Алла Погребняк
