Документиков немножко —
вот и легче путь-дорожка
Расходы на приобретение ГСМ
для служебного автомобиля
учитываются на основании путевых листов
Письмо Государственной
налоговой службы Украины
от 28.02.2012 г. № 3535/6/15-1415*
(извлечение)
<...>
Пунктом 138.2 ст. 138 Налогового кодекса Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI, с изменениями и дополнениями (далее — Кодекс), определено, что расходы, которые учитываются для определения объекта налогообложения, признаются на основании первичных документов, подтверждающих осуществление плательщиком налога расходов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета, и других документов, установленных разделом II данного Кодекса.
Расходы на приобретение горюче-смазочных материалов могут быть отнесены в состав затрат плательщика налога. При этом в налоговом учете расходы классифицируются в зависимости от использования основных средств, в частности, приобретение горюче-смазочных материалов (общепроизводственные, административные, расходы на сбыт) (п/п. «г» п/п. 138.8.5 п. 138.8, п/п. «в» п/п. 138.10.2, п/п. «є» и п/п. «ж» п/п. 138.10.3 п. 138.10 ст. 138 Кодекса).
Приказом Госкомстата Украины от 17.02.98 г. № 74, зарегистрированным в Минюсте Украины 05.03.98 г. за № 149/2589, утверждены типовая форма № 3 «Путевой лист служебного легкового автомобиля» и Инструкция о порядке применения путевого листа служебного легкового автомобиля и учета транспортной работы (далее — Инструкция).
Данная Инструкция устанавливает единый порядок применения путевого листа служебного легкового автомобиля типовой формы № 3 (далее — Путевой лист формы № 3) при выполнении служебных поездок, а также для учета транспортной работы служебных легковых автомобилей. Исполнение положений Инструкции обязательно для всех предприятий, учреждений и организаций независимо от ведомственного подчинения и формы собственности: которые предоставляют служебные легковые автомобили для транспортного обслуживания юридических лиц на коммерческой основе или используют их в служебных поездках на собственные нужды; для которых по их заказу осуществляется транспортное обслуживание служебными легковыми автомобилями (п/п. 1.1 п. 1 Инструкции).
Путевой лист формы № 3 является для перевозчика основанием для учета транспортной работы и списания израсходованного горючего на общий пробег служебных легковых автомобилей, а также для взаиморасчетов между перевозчиком и заказчиком за предоставление транспортных услуг (п/п. 1.3 п. 1 Инструкции).
Согласно п/п. 2.1 п. 2 Инструкции перевозчики, эксплуатирующие служебные легковые автомобили — собственные или арендованные (без водителя), обязаны при выпуске автомобиля из гаража выдать водителю оформленный в соответствии с требованиями данной Инструкции Путевой лист формы № 3. Применение каких-либо других форм путевых листов для учета работы служебных легковых автомобилей не допускается.
Путевой лист формы № 3 оформляется только на один рабочий день (смену) и выдается при условии сдачи водителем путевого листа за предыдущий день работы. На больший срок Путевой лист формы № 3 выдается в случаях транспортного обслуживания в междугородном сообщении свыше одних суток в соответствии с приказом или распоряжением перевозчика. Выдача Путевого листа формы № 3 регистрируется в диспетчерском журнале по следующим реквизитам: дата выдачи, номер путевого листа, фамилия и инициалы водителя, его подпись при получении путевого листа, дата возврата путевого листа, подпись ответственного лица.
С учетом указанного в случаях, когда предприятие предоставляет автомобиль для использования в служебных целях больше чем на сутки, то основанием для учета расходов на приобретение горюче-смазочных материалов являются Путевой лист формы № 3, оформленный в соответствии с требованиями Инструкции о порядке применения путевого листа служебного легкового автомобиля и учета транспортной работы, и приказ или распоряжение руководителя предприятия-перевозчика.
Заместитель Председателя
А. Игнатов
От редакции
В «Бухгалтере» № 11’2012 на с. 43 мы обращали внимание на то, что путевые листы необходимы для подтверждения связи понесенных на приобретение ГСМ расходов с хоздеятельностью.
Судя по данному письму, ГНСУ мыслит в аналогичном ключе.
Впрочем, прямой ответ на поставленный вопрос налоговики не дали, и как заполнять Путевой лист формы № 3 в случае, если автомобиль предоставляется в служебных целях на длительный срок, без нарушения требований Инструкции по его применению, остается загадкой.
* Приводим запрос, ответом на который является данное письмо:
«Просим предоставить разъяснение относительно документального подтверждения расходов плательщиков налога на прибыль на приобретение горюче-смазочных материалов.
Пунктом 138.2 статьи 138 Налогового кодекса Украины предусмотрено, что «расходы, которые учитываются для определения объекта налогообложения, признаются на основании первичных документов, подтверждающих осуществление плательщиком налога расходов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета, и других документов, установленных разделом II настоящего Кодекса».
Приказом Госкомстата Украины от 17.02.98 г. № 74 утверждена типовая форма № 3 «Путевой лист служебного легкового автомобиля».
Однако указанная форма не может применяться в случаях, когда предприятие предоставляет автомобиль для использования в служебных целях своим работникам, которые на длительный срок (20 и более календарных дней) направляются для работы в другую местность и не имеют возможности ежедневно возвращать путевые листы на предприятие. В частности, типовая форма № 3 не дает возможности отразить все маршруты, по которым использовался служебный автомобиль в течение всего срока исполнения обязанностей работниками.
В связи с указанным выше просим объяснить, может ли предприятие с целью налогового учета использовать самостоятельно разработанную форму первичного документа для учета расходов на приобретение горюче-смазочных материалов?»— Ред.
