Документи хто візьмуть —
буде в тих щаслива путь
Витрати на придбання ПММ для службового автомобіля враховуються на підставі подорожніх листів
Лист Державної податкової служби України
від 28.02.2012 р. № 3535/6/15-1415*
(витяг)
<…>
Пунктом 138.2 ст. 138 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI, із змінами та доповненнями (далі — Кодекс), визначено, що витрати, які враховуються для визначення об’єкта оподаткування, визнаються на підставі первинних документів, що підтверджують здійснення платником податку витрат, обов’язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку, та інших документів, встановлених розділом II цього Кодексу.
Витрати на придбання пально-мастильних матеріалів можуть бути віднесені до складу витрат платника податку. При цьому у податковому обліку витрати класифікуються залежно від використання основних засобів, зокрема, придбання пально-мастильних матеріалів (загально-виробничі, адміністративні , витрати на збут ) (п/п. «г» п/п. 138.8.5 п. 138.8, п/п. «в» п/п. 138.10.2, п/п. «є» та п/п. «ж» п/п. 138.10.3 п. 138.10 ст. 138 Кодексу).
Наказом Держкомстату України від 17.02.98 р. № 74, який зареєстровано в Мін’юсті України 05.03.98 р. за № 149/2589, затверджено типову форму № 3 «Подорожній лист службового легкового автомобіля» та Інструкцію про порядок застосування подорожнього листа службового легкового автомобіля та обліку транспортної роботи (далі — Інструкція).
Ця Інструкція встановлює єдиний порядок застосування подорожнього листа службового легкового автомобіля типової форми № 3 (далі — Подорожній лист форми № 3) при виконанні службових поїздок, а також для обліку транспортної роботи службових легкових автомобілів. Виконання положень Інструкції обов’язкове для всіх підприємств, установ і організацій незалежно від відомчого підпорядкування та форми власності: які надають службові легкові автомобілі для транспортного обслуговування юридичних осіб на комерційній основі або використовують їх у службових поїздках за власними потребами; для яких за їх замовленням здійснюється транспортне обслуговування службовими легковими автомобілями (п/п. 1.1 п. 1 Інструкції).
Подорожній лист форми № 3 є для перевізника підставою для обліку транспортної роботи та списання витраченого пального на загальний пробіг службових легкових автомобілів, а також для взаєморозрахунків між перевізником і замовником за надання транспортних послуг (п/п. 1.3 п. 1 Інструкції).
Згідно з п/п. 2.1 п. 2 Інструкції перевізники, які експлуатують службові легкові автомобілі — власні або орендовані (без водія), зобов’язані при випуску автомобіля з гаража видати водієві оформлений відповідно до вимог цієї Інструкції Подорожній лист форми № 3. Застосування будь-яких інших форм подорожніх листів для обліку роботи службових легкових автомобілів не допускається.
Подорожній лист форми № 3 оформлюється тільки на один робочий день (зміну) і видається за умови здачі водієм подорожнього листа за попередній день роботи. На більший строк Подорожній лист форми № 3 видається у випадках транспортного обслуговування у міжміському сполученні понад одну добу відповідно до наказу чи розпорядження перевізника. Видача Подорожнього листа форми № 3 реєструється у диспетчерському журналі за такими реквізитами : дата видачі, номер подорожнього листа, прізвище та ініціали водія, його підпис при одержанні подорожнього листа, дата повернення подорожнього листа, підпис відповідальної особи.
Враховуючи зазначене у випадках, коли підприємство надає автомобіль для використання у службових цілях більше ніж на добу, то підставою для врахування витрат на придбання пально-мастильних матеріалів є Подорожний лист форми № 3, оформлений відповідно до вимог Інструкції про порядок застосування подорожнього листа службового легкового автомобіля та обліку транспортної роботи, та наказ чи розпорядження керівника підприємства-перевізника.
Заступник Голови
А. Ігнатов
Від редакції
У «Бухгалтері» № 11’2012 на с. 43 ми звертали увагу, що подорожні листи необхідні для підтвердження зв’язку понесених на придбання ПММ витрат із госпдіяльністю.
Судячи з цього листа, ДПСУ мислить в аналогічному ключі.
Утім, прямої відповіді на поставлене запитання податківці не дали, і як заповнювати Подорожній лист форми № 3 у випадку, коли автомобіль надається у службових цілях на тривалий строк, без порушення вимог Інструкції щодо його застосування, залишається загадкою.
* Наводимо запит, відповіддю на який є цей лист:
«Просимо надати роз’яснення щодо документального підтвердження витрат платників податку на прибуток на придбання пально-мастильних матеріалів.
Пунктом 138.2 статті 138 Податкового кодексу України передбачено, що «витрати, які враховуються для визначення об’єкта оподаткування, визнаються на підставі первинних документів, що підтверджують здійснення платником податку витрат, обов’язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку, та інших документів, встановлених розділом II цього Кодексу».
Наказом Держкомстату України від 17.02.98 р. № 74 затверджено типову форму № 3 «Подорожній лист службового легкового автомобіля».
Однак зазначена форма не може застосовуватися у випадках, коли підприємство надає автомобіль для використання у службових цілях своїм працівникам, які на тривалий строк (20 і більше календарних днів) направляються для роботи до іншої місцевості та не мають можливості щодня повертати подорожні листи на підприємство. Зокрема, типова форма № 3 не дає можливості відобразити всі маршрути, за якими використовувався службовий автомобіль протягом усього строку виконання обов’язків працівниками.
У зв’язку із зазначеним вище просимо пояснити, чи може підприємство з метою податкового обліку використовувати самостійно розроблену форму первинного документа для обліку витрат на придбання пально-мастильних матеріалів?» — Ред.
