— Вони на наше відрядження
кажуть: «Командіровка»!
Командировочные нюансы: перевод документов на украинский язык;
поездки бухгалтера в головной офис и в ГНИ
Нужно ли переводить документы, подтвержда-ющие участие наших работников в конференции, проводимой за границей?
Можно ли включить в состав затрат предприятия расходы на перевод таких документов?
Подобные проблемы мы рассматривали давно — еще в «Бухгалтере» № 17–18’2001 на с. 44–45. При этом отмечали, что Закон О Прибыли не возлагает на плательщика обязанность представлять в ГНИ документы с соответствующим переводом на украинский язык. Действительно, если исходить из нормы, закрепленной в ч. 10 п/п. 5.4.8 действова-вшего тогда Закона О Прибыли, то такой перевод плательщик налога должен обеспечить только по запросу налогового органа. При этом мы полагали, что переводческим расходам, подтвержденным документально, найдется место в валовых затратах предприятия, несмотря на то что прямой нормы для таких расходов нет.*
* Они могли попасть туда согласно либо абз. 1 п/п. 5.4.8 в качестве «других документально оформленных расходов», либо «резиновому» п/п. 5.2.1 Закона О Прибыли.
Изменилось ли что-нибудь в этом вопросе в связи со вступлением в силу НКУ? Представьте себе, практически нет.
Подпункт 140.1.7 НКУ — правопреемник п/п. 5.4.8 Закона О Прибыли требует того же:
«По запросу представителя органа государственной налоговой службы плательщик налога обеспечивает за собственный счет перевод подтверждающих документов, выданных на иностранном языке».
Между прочим, абз. 2 п. 1.3 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете (см. «Бухгалтер» № 35’2010, с. 7т) более строг к языку документов:
«Документы, явля-ющиеся основанием для записей в бухгалтерском учете и составленные на иностранном языке, должны иметь упорядоченный аутентичный перевод на указанный язык».
Получается любопытная ситуация: для налогового учета перевод первичной документации необязателен (по крайней мере, до соответствующего запроса органа ГНС), а для бухучета — обязателен в любом случае.
Что касается включения «переводческих» расходов в валовые затраты, то, как показала практика, налоговики не приветствовали таких действий плательщиков налога. При этом они, как правило, апеллировали к тому, что в соответствии с ч. 10 п/п. 5.4.8 Закона О Прибыли плательщик налога должен обеспечить перевод документов за свой счет. Однако мы и раньше, и теперь считаем, что это — некорректное толкование данной нормы. Речь идет не о судьбе затрат; имеется в виду лишь следующее: когда налоговая запрашивает такой перевод, она, естественно, его не оплачивает.
При действии Закона О Прибыли налоговики почему-то обходили вниманием этот вопрос, хотя командировочные расходы всегда были у них под контролем. И только в налоговокодексное время они высказались на эту тему. Так, в письме ГНАУ от 05.05.2011 г. № 8434/6/15-0315 плательщикам налога была дана весьма нестандартная рекомендация:
«Согласно последнему абзацу п/п. 140.1.7 Кодекса по запросу представителя органа ГНС плательщик налога обес-печивает за собственный счет перевод подтверждающих документов, выданных на иностранном языке. Указанный запрос должен быть оформлен в соответствии с требованиями Кодекса и может быть представлен плательщику налогов во время проверки с указанием названий, номеров, дат конкретных документов, по которым возникли вопросы. При этом обеспечение плательщиком налогов за собственный счет аутентичности перевода подтверждающих документов включает в себя и возможность его осуществления профессиональными работниками ООО с указанием их фамилий, инициалов, должности, удостоверением надписью «Перевод согласно оригиналу».
Таким образом, по мнению налоговиков, предприятие может сэкономить на переводе подтверждающих документов, если среди сотрудников имеются специалисты в области иностранных языков, которые смогут осуществить соответствующий перевод.
Единственное условие, выдвигаемое в письме, заключается в том, что некоторые персональные данные автора перевода должны быть обнародованы.
При этом возникает вопрос: может ли осуществить перевод не специалист, то есть не профессиональный переводчик, а, например, юрист или менеджер? Конечно, может. Главное, чтобы знаний хватило.
Филиал нашего предприятия расположен в сельской местности. В связи с этим бухгалтер филиала вынужден периодически ездить в районный центр на один день как в главный офис для решения вопросов, так и в ГНИ и подобные структуры для сдачи отчетности и т. п.
Можно ли считать такие поездки командировками и выплачивать бухгалтеру суточные?
Мы считаем, что такие поездки бухгалтера являются командировками. В пользу этого свидетельствует определение, приведенное в п. 1 раздела I Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59, с изменениями (далее — Инструкция № 59, см. ее в «Бухгалтере» № 37’2011 на с. 4т–15т ). В этом пункте сказано, что служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. В случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения предприятия находятся в другой местности, местом постоянной работы считается то подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором (контрактом) (п. 2 раздела I Инструкции № 59).
Значит, чтобы командировать бухгалтера по делу не в Париж, а хотя бы в райцентр, необходимо подготовить приказ (распоряжение) о его направлении в командировку, в котором следует указать пункт назначения; наименование предприятия (организации), куда направляется работник; срок и цель поездки. Кроме того, такому работнику необходимо выплатить аванс в пределах суммы, которой хватит на оплату проезда и суточные (п. 11 раздела II Инструкции № 59).
Обращаем внимание на то, что в соответствии с п/п. 140.1.7 НКУ любые расходы на командировки могут быть включены в состав затрат при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с деятельностью такого плательщика налога, в частности (но не исключительно) приглашений, заключенного договора, других документов, удостоверяющих участие командированного лица в переговорах, и т. п. Поэтому во избежание подозрений со стороны налоговиков в том, что вояжи бухгалтера в райцентр не соответствуют командировкам, рекомендуем следующие действия.
Когда бухгалтер направляется в головной офис, его поездка должна быть подкреплена приглашением на совещание и т. п. Поездки же бухгалтера в ГНИ и соцфонды подтверждаются сданными отчетами с соответствующими отметками указанных ведомств, а, к примеру, его участие во время рассмотрения возражений к акту проверки — уведомлением, которое направляется плательщику налогов не позже чем за два рабочих дня до их рассмотрения (п. 86.7 НКУ).
Что касается выплаты суточных, то из п. 4 раздела II Инструкции № 59 следует, что при командировании работника сроком на один день суточные возмещаются как за полные сутки. Если бухгалтер представит документы, подтверждающие проезд как к месту командировки, так и обратно, то при составлении соответствующего отчета расходы на проезд могут быть ему возмещены и вместе с суточными включены в затраты предприятия — плательщика налога на прибыль на основании п/п. 140.1.7 НКУ.
Алла Погребняк
