— Вони на наше відрядження
кажуть: «Командіровка»!
Відряджувальні нюанси: переклад документів на українську мову;
поїздки бухгалтера до головного офісу та до ДПІ
Чи треба перекладати документи, які підтверджують участь наших працівників у конференції, що проводиться за кордоном?
Чи можна включити до складу витрат підприємства видатки на переклад таких документів?
Подібні проблеми ми розглядали давно — ще у «Бухгалтері» № 17–18’2001 на с. 44–45. При цьому зазначали, що Закон Про Прибуток не покладає на платника обов’язок подавати до ДПІ документи з відповідним перекладом на українську мову. Справді, якщо виходити з норми, закріпленої в ч. 10 п/п. 5.4.8 Закону Про Прибуток, що діяв тоді, то такий переклад платник податку повинен забезпечити тільки на запит податкового органа. При цьому ми вважали, що перекладацьким витратам, підтвердженим документально, знайдеться місце у валових витратах підприємства, незважаючи на те що прямої норми для таких витрат немає.*
* Вони могли потрапити туди згідно або з абз. 1 п/п. 5.4.8 як «інші документально оформлені витрати», або «гумовим» п/п. 5.2.1 Закону Про Прибуток.
Чи змінилося що-небудь у цьому питанні у зв’язку з набранням чинності ПКУ? Уявіть собі, практично ні.
Підпункт 140.1.7 ПКУ — правонаступник п/п. 5.4.8 Закону Про Прибуток вимагає того самого:
«За запитом представника органу державної податкової служби платник податку забезпечує за власний рахунок переклад підтвердних документів, виданих іноземною мовою».
Між іншим, абз. 2 п. 1.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (див. «Бухгалтер» № 35’2010, с. 7т) більш суворий до мови документів:
«Документи, що є підставою для записів у бухгалтерському обліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад на зазначену мову».
Виходить цікава ситуація: для податкового обліку переклад первинної документації необов’язковий (принаймні, до відповідного запиту органу ДПС), а для бухобліку — обов’язковий у будь-якому разі.
Щодо включення «перекладацьких» видатків до валових витрат, то, як свідчить практика, податківці не привітали таких дій платників податку. При цьому вони, як правило, апелювали до того, що відповідно до ч. 10 п/п. 5.4.8 Закону Про Прибуток платник податку повинен забезпечити переклад документів за свій рахунок. Однак ми й раніше, і тепер вважаємо, що це — некоректне тлумачення зазначеної норми. Мова йде не про долю витрат; мається на увазі лише таке: коли податкова вимагає такий переклад, вона, звісна річ, його не оплачує.
За чинності Закону Про Прибуток податківці чомусь залишали без уваги це питання, хоча відряджувальні витрати завжди були у них під контролем. І тільки за податковокодексних часів вони висловилися на цю тему. Приміром, у листі ДПАУ від 05.05.2011 р. № 8434/6/15-0315 платникам податку було надано досить нестандартну рекомендацію:
«Згідно з останнім абзацом п/п. 140.1.7 Кодексу за запитом представника органу ДПС платник податку забезпечує за власний рахунок переклад підтвердних документів, виданих іноземною мовою. Вказаний запит повинен бути оформленим відповідно до вимог Кодексу і може надаватися платнику податків під час перевірки із зазначенням назв, номерів, дат конкретних документів, за якими виникли питання. При цьому забезпечення платником податків за власний рахунок автентичності перекладу підтвердних документів включає в себе і можливість його здійснення фаховими працівниками ТОВ із зазначенням їх прізвища, ініціалів, посади, завіряннм надписом «Переклад згідно з оригіналом».
Таким чином, на думку податківців, підприємство може заощадити на перекладі підтвердних документів, якщо серед співробітників є фахівці в області іноземних мов, які зможуть здійснити відповідний переклад.
Єдина умова, висунута в листі, полягає в тому, що деякі персональні дані автора перекладу мають бути оприлюднені.
При цьому виникає запитання: чи може здійснити переклад не фахівець, тобто не професійний перекладач, а, наприклад, юрист або менеджер? Звісно, може. Головне, щоб знань вистачило.
Філія нашого підприємства розташована у сільській місцевості. У зв’язку із цим бухгалтер філії змушений періодично їздити до районного центру на один день як у головний офіс для вирішення питань, так і до ДПІ та подібних структур для здавання звітності тощо.
Чи можна вважати такі поїздки відрядженнями й виплачувати бухгалтеру добові?
Ми вважаємо, що такі поїздки бухгалтера є відрядженнями. На користь цього свідчить визначення, наведене в п. 1 розділу I Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59, зі змінами (далі — Інструкція № 59, див. її в «Бухгалтері» № 37’2011 на с. 4т–15т ). У цьому пункті сказано, що службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи. У випадках, коли філії, дільниці та інші підрозділи підприємства розташовані в іншій місцевості, місцем постійної роботи вважається той підрозділ, робота в якому обумовлена трудовим договором (контрактом) (п. 2 розділу I Інструкції № 59).
Отже, щоб відрядити бухгалтера у справі не до Парижа, а хоча б до райцентру, необхідно підготувати наказ (розпорядження) про його направлення у відрядження, у якому слід зазначити пункт призначення; найменування підприємства (організації), куди направляється працівник; строк і мету поїздки. Крім того, такому працівникові необхідно виплатити аванс у межах суми, якої вистачить на оплату проїзду й добові (п. 11 розділу II Інструкції № 59).
Звертаємо увагу на те, що відповідно до п/п. 140.1.7 ПКУ будь-які витрати на відрядження можуть бути включені до складу витрат за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з діяльністю такого платника податку, зокрема (але не виключно) запрошень, укладеного договору, інших документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, тощо. Тому аби уникнути підозр із боку податківців у тому, що вояжі бухгалтера до райцентру не відповідають відрядженням, рекомендуємо такі дії.
Коли бухгалтер направляється в головний офіс, його поїздка має бути підкріплена запрошенням на нараду тощо. Поїздки ж бухгалтера до ДПІ та соцфондів підтверджуються зданими звітами з відповідними відмітками зазначених відомств, а, приміром, його участь під час розгляду заперечень до акта перевірки — повідомленням, що надсилається платнику податків не пізніш як за два робочі дня до їх розгляду (п. 86.7 ПКУ).
Щодо виплати добових, то із п. 4 розділу II Інструкції № 59 випливає, що при відряджанні працівника строком на один день добові відшкодовуються як за повну добу. Якщо бухгалтер надасть документи, які підтверджують проїзд як до місця відрядження, так і назад, то при складанні відповідного звіту витрати на проїзд можуть бути йому відшкодовані й разом із добовими включені до витрат підприємства — платника податку на прибуток на підставі п/п. 140.1.7 ПКУ.
Алла Погребняк
