Лимит кассы: как установить и пересмотреть в общих и особых случаях
Я молодой специалист и занимаю должность бухгалтера. Прошу разъяснить все особенности установления лимита кассы и правила его расчета.
Нужно ли пересматривать лимит кассы в связи с изменением кассовых показателей? С какого момента новый (пересмотренный) лимит вводится в действие?
Лимит кассы: основы
Прежде всего напомним, что необходимость установления лимита кассы предусмотрена п. 2.7 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее — Положение № 637, см. его, с изменениями, в «Бухгалтере» № 30’2011на с. 2т–18т ).
Определение термина «лимит остатка наличности в кассе» (далее — лимит кассы) приведено в п. 1.2 Положения № 637 — это предельный размер суммы наличности, которая может оставаться в кассе в нерабочее время.
Пунктом 2.8 Положения № 637 установлено:
«Предприятия могут держать в нерабочее время в своих кассах наличную выручку (наличность) в пределах, не превышающих установленный лимит кассы. Наличная выручка (наличность), превышающая установленный лимит кассы, обязательно сдается в банки для ее зачисления на банковские счета».
Порядок расчета лимита кассы приведен в главе 5 Положения № 637. По общему правилу все предприятия, осуществляющие наличные расчеты, должны самостоятельно установить лимит кассы (п. 5.2 и п. 5.4 Положения № 637).
Из письма НБУ от 18.12.2006 г. № 11-115/4668-13627 (см. «Бухгалтер» № 8’2008, с. 26т) следует, что предприятие, не осуществляющее наличных расчетов (если деньги в банки не сдаются, а только получаются на выплату зарплаты и выдачу в подотчет на покупку материалов), должно устанавливать лимит кассы. Однако это не всегда возможно.
В «Бухгалтере» № 9’2005 на с. 41–42 мы разбирались, можно ли установить небольшой лимит кассы, если предприятие получает наличные в банке только на выплату зарплаты и на командировки. В результате анализа норм Положения № 637 мы пришли к выводу, что какой бы из двух вариантов расчета лимита* ни выбрали, лимит все равно будет равен нулю**.
* О них — далее.
** При нулевом обороте лимит можно установить в размере 170 грн (см. абз. 5 п. 5.4 Положения № 637 и разъяснение в ЕБНЗ) и/или увеличить искусственно (об этом — далее).
Для кого лимит кассы не устанавливается
Из общих «лимитных» правил есть исключения, поэтому без лимита кассы могут работать:
— банки (п. 2.7 Положения № 637);
— предприниматели (п. 2.7 Положения № 637);
— религиозные организации (религиозные общины, управления и центры, монастыри, религиозные братства, миссионерские общества (миссии), духовные учебные заведения), не осуществляющие производственной или другого вида предпринимательской деятельности (п. 5.6 Положения № 637).
Кроме того, поскольку на некоторые организации не распространяются требования Положения № 637, они тоже могут не рассчитывать лимит кассы. К ним относятся (п. 1.1 Положения № 637):
— расположенные на территории Украины иностранные дипломатические, консульские и другие официальные представительства, международные организации и их филиалы, пользующиеся иммунитетом и дипломатическими привилегиями;
— представительства иностранных организаций и филиалов, не осуществляющие предпринимательскую деятельность.
Как установить лимит кассы
В принципе, процесс установления лимита кассы не сложен.
Из п. 5.2 Положения № 637 следует, что для этого необходимо составить два документа:
— заполнить Расчет установления лимита остатка наличности в кассе и заверить его подписью главного (старшего) бухгалтера и директора;
— издать приказ (распоряжение) об установлении лимита кассы.
При этом предприятие определяет сумму лимита с учетом режима и специфики его работы, отдаленности от банка, объема кассовых оборотов (поступлений и расходов) по всем счетам, установленных сроков сдачи наличности, продолжительности операционного времени банка, наличия договоренности предприятия с банком об инкассации и т. п.
Напомним, что в соответствии с п. 5.3 Положения № 637 существуют два метода расчета кассового лимита:
— исходя из среднедневного поступления наличности в кассу;
— исходя из среднедневной выдачи наличности из кассы.
Рассмотрим их.
Суть первого метода заключается в определении показателя среднедневного поступления наличности в кассу, который рассчитывается как результат деления наличных поступлений за любые три месяца подряд из последних двенадцати на количество рабочих дней предприятия в указанном трехмесячном периоде.
В письме НБУ от 02.11.2006 г. № 11-213/4081-11692 (см. «Бухгалтер» № 6’2010, с. 21т–22т) разъясняется, что при установлении лимита по среднедневным поступлениям в расчет включаются наличные поступления как от реализации, так и внереализационные поступления*, в том числе и возвращенные неиспользованные подотчетные суммы и прочие поступления.
* Согласно п. 1.2 Положения № 637 внереализационные поступления представляют собой
«поступления от операций, непосредственно не связанных с реализацией продукции (товаров, работ, услуг) и другого имущества (включая основные средства, нематериальные активы, продукцию вспомогательного и обслуживающего производства), в том числе погашение дебиторской задолженности, задолженности по займам, бесплатно полученные средства, возмещение материального ущерба, взносы в уставный капитал, платежи за предоставленное в лизинг (аренду) имущество, роялти, доход (проценты) от владения корпоративными правами, возврат неиспользованных подотчетных сумм, прочие поступления».
Аналогичный вывод сделан и в отношении взносов в уставный капитал в письме НБУ от 16.10.2007 г. № 11-113/3889-10550 (см. там же с. 22т), а также наличности, поступившей в кассу комиссионера от покупателей за реализованные товары, принадлежащие комитенту (см. письмо НБУ от 26.02.2007 г. № 11-113/731-1992 там же на с. 23т).
Обращаем внимание на то, что при расчете лимита по среднедневным поступлениям не принимаются во внимание суммы наличности, поступившие из банка (см. приложение 8 к Положению № 637).
Второй метод основан на расчете показателя среднедневной выдачи наличности, который определяется как результат деления сумм, выплаченных из кассы на разные нужды, в том числе на командировку** (за исключением выплат, связанных с оплатой труда, пенсий, стипендий, дивидендов) за любой трехмесячный период из последних двенадцати на количество рабочих дней предприятия в таком периоде.
** Подтверждают это и специалисты НБУ в письме от 29.02.2008 г. № 11-113/818-2372 (см. «Бухгалтер» № 6’2010, с. 23т–24т).
В упомянутом выше письме НБУ от 16.10.2007 г. № 11-113/3889-10550 говорится, что для расчета лимита кассы по этому показателю принимаются во внимание и суммы, выплаченные из кассы учредителю данного предприятия в размере его доли в уставном капитале.
И наконец при расчете лимита на основании показателя среднедневной выдачи наличности из кассы учитываются суммы наличности, выданные из кассы предприятия для сдачи ее в банк (письмо НБУ от 29.02.2008 г. № 11-113/818-2372***).
*** В этом же письме НБУ подтвердила, что наличность, полученная в банке для выплат, относящихся к ФОТ, а также пенсий, стипендий, дивидендов, в расчет лимита кассы по этому показателю не принимается.
Лимит кассы в особых случаях
Лимит кассы в обособленных подразделениях
Если предприятие имеет обособленные подразделения, то для предприятия, а также для каждого его обособленного подразделения устанавливают отдельные лимиты.
Кассовым операциям в обособленных подразделениях предприятий посвящена статья в «Бухгалтере» № 24’2007 на с. 37–39. Если в обособленном подразделении имеется РРО, то для целей Положения № 637 он вполне может быть приравнен к кассе. Значит, на него может быть установлен отдельный лимит остатка наличности в порядке, определенном в п. 5.2 Положения № 637.
Такой же вывод следует и из письма НБУ от 04.10.2007 г. № 11-115/3693-10119 (см. «Бухгалтер» № 8’2008, с. 28т–29т, или № 39’2009, с. 9т).
О том, как производить расчет «обособленных» лимитов кассы, разъясняется в письме НБУ от 23.11.2006 г. № 11-115/4341-12531 (см. «Бухгалтер» № 6’2010, с. 24т). В редакционном комментарии к этому письму отмечалось, что, действительно, лимиты устанавливаются отдельно по центральной кассе и отдельно по каждому обособленному подразделению. Для разных подразделений лимиты могут устанавливаться за три разных месяца подряд из последних двенадцати. Естественно, при установлении лимита в обособленном подразделении следует исходить из движения денежных средств именно в этом подразделении, а не в центральной кассе предприятия.
А из письма НБУ от 22.11.2006 г. № 11-115/4301-12445 (см. «Бухгалтер» № 8’2008, с. 31т, или № 39’2009, с. 11т) следует, что если обособленное подразделение имеет несколько касс, то устанавливается один лимит на все кассы этого подразделения.
Напомним также, что в соответствии с п. 2.8 Положения № 637 обособленные подразделения предприятий — юридических лиц могут сдавать наличную выручку непосредственно в кассы таких юридических лиц или в любой банк. Об особенностях оприходования выручки и сдаче наличности в банк обособленными подразделениями — см. также извлечения из писем НБУ от 09.11.2009 г. № 11-113/5029-20868 и от 09.08.2010 г. № 11-110/4073-13707* в «Бухгалтере» № 6’2010 на с. 25т и № 41’2010 на с. 28–29 соответственно.
* Доведено письмом ГНАУ от 01.10.2010 г. № 20640/-7/23-7017 (см. «Бухгалтер» № 41’2010, с. 28).
Лимит кассы для сельхозпредприятий
Существуют также нюансы при определении лимита кассы для сельхозпредприятий. В соответствии с п. 5.5 Положения № 637
«Предприятия, производящие и перерабатывающие сельскохозяйственную продукцию, <...> могут устанавливать (пересматривать) лимит кассы на период заготовки и переработки сельскохозяйственной продукции согласно фактическим показателям их кассовых оборотов (поступлений или выдачи наличности) за любые три месяца сезона производства (переработки) сельскохозяйственной продукции предыдущего года».
Таким образом, при расчете лимита кассы сельхозпредприятия могут брать любые 3 месяца сезона производства, а не обязательно идущие подряд.
Что касается периода заготовки и переработки сельхозпродукции, то, учитывая отсутствие определения данного термина в нашем законодательстве, сельхозпредприятия могут установить длительность этих периодов самостоятельно. Например, издать приказ (распоряжение) по предприятию, в котором установить, что с 1 июня по 30 октября (время сбора почти всех сельхозкультур) будет производиться заготовка (переработка) сельхозпродукции.
Такой период заготовки и переработки, по нашему мнению, устанавливается только на один период и будет действовать только в течение срока, указанного в приказе, а после его истечения следует установить лимит кассы по общим правилам.
Пересмотр лимита кассы
Не секрет, что показатели деятельности субъектов хозяйствования могут меняться, в связи с чем у них возникают вопросы, связанные с пересмотром лимита кассы.
В «Бухгалтере» № 27’2005 на с. 48–49 мы задавались вопросом, обязано ли предприятие пересматривать лимит, если изменились среднедневные поступления и расходование наличности.
Напомним, что пересмотру лимита в Положении № 637 посвящен п. 5.11**. Как отмечалось в указанной выше публикации, его формулировка в целом настраивает на благодушный лад: если лимит может пересматриваться, то решение остается за предприятием. Хочет — пересматривает, не хочет — не пересматривает. Никакой принудиловки (обязательности) Положение № 637 не предписывает.
** «5.11. Установленный лимит кассы и сроки сдачи наличной выручки (наличности) могут пересматриваться в связи с изменениями законодательства Украины или при наличии соответствующих факторов объективного характера (изменения в поступлениях/расходах наличности, внутреннего трудового распорядка/графиков сменности и т. п.)».
Нужно отметить, что НБУ и ГНСУ (в ЕБНЗ) поддерживают либеральное прочтение п. 5.11. В частности, НБУ в письме от 01.12.2009 г. № 11-113/5438-22292 констатирует, что
«установленный лимит кассы может пересматриваться в связи с изменениями законодательства Украины или при наличии соответствующих факторов объективного характера <...>.
Таким образом, сокращение объемов поступления наличной выручки в кассу предприятия является основанием для пересмотра установленного лимита кассы. Однако требования относительно обязательного пересмотра установленного лимита кассы в связи с сокращением объемов поступления наличной выручки в кассу предприятия Положение не содержит».
Такой же вывод содержится и в п. 1 письма НБУ от 19.05.2006 г. № 11-113/1903-5427 (см. «Бухгалтер» № 22’2006, с. 30–31, или № 28’2006, с. 30т–31т).
Единственное, что смущает: в п. 2 письма от 19.05.2006 г. НБУ ушел от вопроса об ответственности предприятия за непроведение пересчета лимита кассы, объявив, что данная тема находится в компетенции органов государственной налоговой службы.
Если же предприятие по своему желанию решит пересмотреть лимит кассы, то пересмотр и установление новой суммы лимита осуществляются по общим правилам, предусмотренным п. 5.2–5.4 Положения № 637. Об изменениях суммы лимита предприятие не обязано уведомлять банк и предоставлять ему какие-либо обоснования такого изменения (см. п. 6 письма НБУ от 01.03.2005 г. № 11-111/680-1907 в «Бухгалтере» № 10’2005 на с. 7). Правда, при проверке кассовой дисциплины вопрос с обоснованием все равно всплывет. Так что пересматривать нужно без волюнтаризма.
Лимит кассы и его пересмотр
для вновь созданного предприятия
Вопросы, связанные со сроками ввода в действие новых и пересмотренных лимитов кассы вновь созданным предприятием, рассматривались в «Бухгалтере» № 24’2010 на с. 43–45.
Вначале напомним абз. 3 п. 5.2 Положения № 637:
«Предприятия, начинающие свою деятельность, <...> на первые три месяца их работы лимит кассы устанавливают согласно прогнозным расчетам. Установленный с учетом прогнозных расчетов лимит кассы в двухнедельный срок после окончания первых трех месяцев их работы пересматривается по фактическим показателям деятельности в соответствии с требованиями настоящего Положения».
Кстати, при установлении прогнозного лимита вновь созданные предприятия должны вести отсчет первых 3 месяцев своей работы со дня проведения ими первого расчета наличными — на этот момент Нацбанк обратил внимание в своем письме от 09.02.2007 г. № 11-113/543-1414 (см. «Бухгалтер» № 6’2010, с. 21т). Такого же мнения придерживается и ГНСУ в ЕБНЗ.
Итак, на проведение лимитного перерасчета предприятию отводится 2-недельный срок, однако остается неясным, когда новый (то есть пересмотренный) лимит должен быть введен в действие. Иными словами, Положение № 637 устанавливает лишь сроки на принятие решения о пересмотре, а не сроки, с которых решение о пересмотре начинает действовать. Поскольку на пересмотр лимита начинающим предприятиям дается 2 недели, то логично предположить, что введение в действие нового (пересмотренного) лимита может произойти не раньше дня издания соответствующего приказа (распоряжения), но не позже 2-недельного срока после истечения первого 3-месячного срока работы предприятия.
В «Бухгалтере» № 24’2010 на с. 44 мы говорили также о том, какие последствия ждут предприятие, которое в течение 2 недель не пересмотрит свой прогнозный лимит, и пришли к выводу, что лимит лучше своевременно пересмотреть и переутвердить.
Понятно, что у молодого предприятия может быть рост поступления наличности, в связи с чем иногда необходимо увеличить его искусственно. В «Бухгалтере» № 9’2005 на с. 42 для этих целей мы рекомендовали организовать поступление внереализационной наличности не из банка (например, займа) или выдачу подотчетных сумм.
Напомним, если предприятие, начинающее свою хозяйственную деятельность и осуществляющее операции с наличностью, не позаботится об установлении лимита кассы, такой лимит считается нулевым. При этом вся наличность, пребывающая в кассе такого предприятия на конец рабочего дня и не сданная им в соответствии с требованиями Положения № 637, считается сверхлимитной (п. 5.8 Положения № 637). Ее нужно на конец рабочего дня сдать в банк* или выдать на хознужды.
* См. извлечение из письма НБУ от 22.06.2006 г. № 11-113/2351-6538 в «Бухгалтере» № 6’2010 на с. 27т–28т.
Молодому предприятию следует знать о возможности использования сверхлимитной наличности для обеспечения нужд предприятия (п. 2.9 Положения № 637). Ведь согласно п. 5.9 Положения № 637 такие наличные средства не считаются сверхлимитными. Что же это за нужды? В «Бухгалтере» № 9’2005 на с. 43 отмечалось, что исходя из смысла Положения № 637 хознужды — это нужды, которые возникают в процессе функционирования предприятия в качестве хозяйствующего субъекта. При таком достаточно широком толковании хознужд для спасения от сверхлимита деньги нужно использовать хоть как-то.
По мнению ГНАУ, изложенному в обзорном «наличном» письме от 06.07.2009 г. № 14083/7/23-7017/572 (см. его п/п. 2.5.32 в «Бухгалтере» № 35’2009 на с. 22т), не считаются сверхлимитными в день их поступления наличные средства, если они в сумме, превышающей лимит, были использованы для выплат на командировку. Так что варианты использования сверхлимитных денег есть всегда.
Алла Погребняк
