Ліміт каси: як встановити й переглянути у загальних і особливих випадках
Я молодий фахівець і обіймаю посаду бухгалтера. Прошу роз’яснити всі особливості встановлення ліміту каси та правила його розрахунку.
Чи потрібно переглядати ліміт каси у зв’язку зі зміною касових показників? З якого моменту новий (переглянутий) ліміт запроваджується?
Ліміт каси: основи
Насамперед нагадаємо, що необхідність установлення ліміту каси передбачено п. 2.7 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі — Положення № 637, див. його, зі змінами, у «Бухгалтері» № 30’2011на с. 2т–18т).
Визначення терміна «ліміт залишку готівки в касі» (далі — ліміт каси) наведено в п. 1.2 Положення № 637 — це граничний розмір суми готівки, яка може залишатися в касі в неробочий час.
Пунктом 2.8 Положення № 637 установлено:
«Підприємства можуть тримати в позаробочий час у своїх касах готівкову виручку (готівку) в межах , що не перевищують установлений ліміт каси. Готівкова виручка (готівка), що перевищує встановлений ліміт каси, обов’язково здається до банків для її зарахування на банківські рахунки».
Порядок розрахунку ліміту каси наведено в главі 5 Положення № 637. За загальним правилом усі підприємства, що здійснюють розрахунки готівкою, повинні самостійно встановити ліміт каси (п. 5.2 і п. 5.4 Положення № 637).
Із листа НБУ від 18.12.2006 р. № 11-115/4668-13627 (див. «Бухгалтер» № 8’2008, с. 26т) випливає, що підприємство, яке не здійснює готівкових розрахунків (якщо гроші до банків не здаються, а тільки отримуються на виплату зарплати і видачу у підзвіт на купівлю матеріалів), має встановлювати ліміт каси. Однак це не завжди можливо.
У «Бухгалтері» № 9’2005 на с. 41–42 ми розбиралися, чи можна встановити невеликий ліміт каси, якщо підприємство отримує готівку в банку лише на виплату зарплати та на відрядження. У результаті аналізу норм Положення № 637 ми дійшли висновку, що який би із двох варіантів розрахунку ліміту* не обрали, ліміт усе одно дорівнюватиме нулю**.
* Про них — далі.
** У разі нульового обороту ліміт можна встановити в розмірі 170 грн (див. абз. 5 п. 5.4 Положення № 637 і роз’яснення в ЄБПЗ) та/або збільшити штучно (про це — далі).
Для кого ліміт каси не встановлюється
Із загальних «лімітних» правил є винятки, тому без ліміту каси можуть працювати:
— банки (п. 2.7 Положення № 637);
— підприємці (п. 2.7 Положення № 637);
— релігійні організації (релігійні громади, управління й центри, монастирі, релігійні братства, місіонерські товариства (місії), духовні навчальні заклади), які не здійснюють виробничої або іншого виду підприємницької діяльності (п. 5.6 Положення № 637).
Крім того, оскільки на деякі організації не поширюються вимоги Положення № 637, вони теж можуть не розраховувати ліміт каси. До них належать (п. 1.1 Положення № 637):
— розташовані на території України іноземні дипломатичні , консульські та інші офіційні представництва, міжнародні організації та їх філії, що користуються імунітетом і дипломатичними привілеями;
— представництва іноземних організацій і філій, які не здійснюють підприємницької діяльності.
Як установити ліміт каси
Загалом, процес установлення ліміту каси нескладний.
Із п. 5.2 Положення № 637 випливає, що для цього необхідно скласти два документи:
— заповнити Розрахунок встановлення ліміту залишку готівки в касі та засвідчити його підписом головного (старшого) бухгалтера та директора ;
— видати наказ (розпорядження) про встановлення ліміту каси.
При цьому підприємство визначає суму ліміту з урахуванням режиму та специфіки його роботи, віддаленості від банку, обсягу касових оборотів (надходжень і витрат) за всіма рахунками, установлених строків здавання готівки, тривалості операційного часу банку, наявності домовленості підприємства з банком про інкасацію тощо.
Нагадаємо, що відповідно до п. 5.3 Положення № 637 існують два методи розрахунку касового ліміту:
— виходячи із середньоденного надходження готівки до каси;
— виходячи із середньоденної видачі готівки з каси.
Розглянемо їх.
Суть першого методу полягає у визначенні показника середньоденного надходження готівки до каси, який розраховується як результат розподілу наявних надходжень за будь-які три місяці поспіль з останніх дванадцяти на кількість робочих днів підприємства у зазначеному тримісячному періоді.
У листі НБУ від 02.11.2006 р. № 11-213/4081-11692 (див. «Бухгалтер» № 6’2010, с. 21т–22т) роз’яснюється, що при встановленні ліміту за середньоденними надходженнями до розрахунку включаються готівкові надходження як від реалізації, так і позареалізаційні надходження*, у тому числі й повернені невикористані підзвітні суми та інші надходження.
* Згідно з п. 1.2 Положення № 637 позареалізаційними надходженнями є
«надходження від операцій, що безпосередньо не пов’язані з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) та іншого майна (включаючи основні засоби, нематеріальні активи, продукцію допоміжного та обслуговуючого виробництва), у тому числі погашення дебіторської заборгованості, заборгованості за позиками, безоплатно одержані кошти, відшкодування матеріальних збитків, внески до статутного капіталу, платежі за надане в лізинг (оренду) майно, роялті, дохід (проценти) від володіння корпоративними правами, повернення невикористаних підзвітних сум, інші надходження».
Аналогічний висновок зроблено і щодо внесків до статутного капіталу в листі НБУ від 16.10.2007 р. № 11-113/3889-10550 (див. там же с. 22т), а також готівки, яка надійшла до каси комісіонера від покупців за реалізовані товари, що належать комітенту (див. лист НБУ від 26.02.2007 р. № 11-113/731-1992 там же на с. 23т).
Звертаємо увагу на те, що при розрахунку ліміту за середньоденними надходженнями не беруться до уваги суми готівки, що надійшли з банку (див. додаток 8 до Положення № 637).
Другий метод ґрунтується на розрахунку показника середньоденної видачі готівки, який визначається як результат ділення сум, виплачених із каси на різні потреби, у тому числі на відрядження** (за винятком виплат, пов’язаних з оплатою праці , пенсій, стипендій, дивідендів) за будь-який тримісячний період з останніх дванадцяти на кількість робочих днів підприємства в такому періоді.
** Підтверджують це й фахівці НБУ в листі від 29.02.2008 р. № 11--113/818--2372 (див. «Бухгалтер» № 6’2010, с. 23т–24т).
У згаданому вище листі НБУ від 16.10.2007 р. № 11-113/3889-10550 йдеться, що для розрахунку ліміту каси за цим показником беруться до уваги й суми, виплачені з каси засновникові цього підприємства в розмірі його частки у статутному капіталі.
І нарешті при розрахунку ліміту на підставі показника середньоденної видачі готівки з каси враховуються суми готівки, видані з каси підприємства для здавання її до банку (лист НБУ від 29.02.2008 р. № 11-113/818-2372***).
*** У цьому ж листі НБУ підтвердила, що готівка , отримана в банку для виплат, що належать до ФОП, а також пенсій, стипендій, дивідендів, до розрахунку ліміту каси за цим показником не приймається.
Ліміт каси в особливих випадках
Ліміт каси у відокремлених підрозділах
Якщо підприємство має відокремлені підрозділи, то для підприємства, а також для кожного його відокремленого підрозділу встановлюють окремі ліміти.
Касовим операціям у відокремлених підрозділах підприємств присвячено статтю у «Бухгалтері» № 24’2007 на с. 37–39. Якщо у відокремленому підрозділі є РРО, то для цілей Положення № 637 його цілком може бути прирівняно до каси. Отже, на нього може бути встановлено окремий ліміт залишку готівки в порядку, визначеному в п. 5.2 Положення № 637.
Такий самий висновок випливає і з листа НБУ від 04.10.2007 р. № 11-115/3693-10119 (див. «Бухгалтер» № 8’2008, с. 28т–29т, або № 39’2009, с. 9т).
Про те, як здійснювати розрахунок «відокремлених» лімітів каси, роз’яснюється в листі НБУ від 23.11.2006 р. № 11-115/4341-12531 (див. «Бухгалтер» № 6’2010, с. 24т). У редакційному коментарі до цього листа зазначалося, що, справді, ліміти встановлюються окремо за центральною касою й окремо за кожним відокремленим підрозділом. Для різних підрозділів ліміти можуть установлюватися за три різні місяці поспіль із останніх дванадцяти. Зрозуміло, при встановленні ліміту у відокремленому підрозділі слід виходити з руху грошових коштів саме в цьому підрозділі, а не в центральній касі підприємства.
А із листа НБУ від 22.11.2006 р. № 11-115/4301-12445 (див. «Бухгалтер» № 8’2008, с. 31т, або № 39’2009, с. 11т) випливає, що якщо відокремлений підрозділ має кілька кас, то встановлюється один ліміт на всі каси цього підрозділу.
Нагадаємо також, що відповідно до п. 2.8 Положення № 637 відокремлені підрозділи підприємств — юридичних осіб можуть здавати готівкову виручку безпосередньо до каси таких юридичних осіб або до будь-якого банку. Про особливості оприбуткування виручки і здавання готівки до банку відокремленими підрозділами — див. також витяги із листів НБУ від 09.11.2009 р. № 11-113/5029-20868 та від 09.08.2010 р. № 11-110/4073-13707* у «Бухгалтері» № 6’2010 на с. 25т і № 41’2010 на с. 28–29 відповідно.
* Доведено листом ДПАУ від 01.10.2010 р. № 20640/-7/23--7017 (див. «Бухгалтер» № 41’2010, с. 28).
Ліміт каси для сільгосппідприємств
Існують також нюанси при визначенні ліміту каси для сільгосппідприємств. Відповідно до п. 5.5 Положення № 637
«Підприємства, що виробляють та перероблюють сільськогосподарську продукцію, <…> можуть установлювати (переглядати) ліміт каси на період заготівлі та перероблення сільськогосподарської продукції згідно з фактичними показниками їх касових оборотів (надходжень або видачі готівки) за будь-які три місяці сезону виробництва (перероблення) сільськогосподарської продукції попереднього року».
Таким чином, при розрахунку ліміту каси сільгосппідприємства можуть брати будь-які 3 місяці сезону виробництва, а не обов’язково ті, що йдуть поспіль.
Що стосується періоду заготівлі й переробки сільгосппродукції, то, враховуючи відсутність визначення цього терміна в нашому законодавстві, сільгосппідприємства можуть установити тривалість цих періодів самостійно. Наприклад, видати наказ (розпорядження) по підприємству, у якому встановити, що з 1 червня до 30 жовтня (час збору майже всіх сільгоспкультур) проводитиметься заготівля (переробка) сільгосппродукції.
Такий період заготівлі та переробки, на нашу думку, встановлюється лише на один період і діятиме тільки протягом строку, зазначеного в наказі, а після його закінчення слід установити ліміт каси за загальними правилами.
Перегляд ліміту каси
Не секрет, що показники діяльності суб’єктів господарювання можуть змінюватися, у зв’язку з чим у них виникають запитання, пов’язані з переглядом ліміту каси.
У «Бухгалтері» № 27’2005 на с. 48–49 ми запитували, чи зобов’язане підприємство переглядати ліміт, якщо змінилися середньоденні надходження і витрачання готівки.
Нагадаємо, що перегляду ліміту в Положенні № 637 присвячено п. 5.11**. Як зазначалося у вказаній вище публікації, його формулювання в цілому налаштовує на приємний лад: якщо ліміт може переглядатися, то рішення залишається за підприємством. Хоче — переглядає, не хоче — не переглядає. Ніякої примусовості (обов’язковості) Положення № 637 не передбачає.
** «5.11. Установлений ліміт каси та строки здавання готівкової виручки (готівки) можуть переглядатися у зв’язку із змінами законодавства України або за наявності відповідних факторів об’єктивного характеру (зміни в надходженнях/видатках готівки, внутрішнього трудового розпорядку / графіків змінності тощо)».
Слід зазначити, що НБУ і ДПСУ (в ЄБПЗ) підтримують ліберальне прочитання п. 5.11. Зокрема, НБУ в листі від 01.12.2009 р. № 11-113/5438-22292 констатує, що
«установлений ліміт каси може переглядатися у зв’язку із змінами законодавства України або за наявності відповідних факторів об’єктивного характеру <…>.
Таким чином, скорочення обсягів надходження готівкової виручки до каси підприємства є підставою для перегляду установленого ліміту каси. Однак вимоги щодо обов’язкового перегляду установленого ліміту каси у зв’язку із скороченням обсягів надходження готівкової виручки до каси підприємства Положення не містить».
Такий же висновок міститься й у п. 1 листа НБУ від 19.05.2006 р. № 11-113/1903-5427 (див. «Бухгалтер» № 22’2006, с. 30–31, або № 28’2006, с. 30т–31т).
Єдине, що турбує: у п. 2 листа від 19.05.2006 р. НБУ уник питання про відповідальність підприємства за непроведення перерахунку ліміту каси, оголосивши, що ця тема є компетенцією органів державної податкової служби.
Якщо ж підприємство з власної волі вирішить переглянути ліміт каси, то перегляд і встановлення нової суми ліміту здійснюються за загальними правилами, передбаченими п. 5.2–5.4 Положення № 637. Про зміни суми ліміту підприємство не зобов’язане повідомляти банк і надавати йому будь-які обґрунтування такої зміни (див. п. 6 листа НБУ від 01.03.2005 р. № 11-111/680-1907 у «Бухгалтері» № 10’2005 на с. 7). Щоправда, під час перевірки касової дисципліни питання з обґрунтуванням усе одно виникне. Тож переглядати слід без волюнтаризму.
Ліміт каси і його перегляд
для новоствореного підприємства
Питання, пов’язані зі строками впровадження нових і переглянутих лімітів каси новоствореним підприємством, розглядалися у «Бухгалтері» № 24’2010 на с. 43–45.
Спочатку нагадаємо абз. 3 п. 5.2 Положення № 637 :
«Підприємства, що розпочинають свою діяльність, <…> на перші три місяці їх роботи ліміт каси встановлюють згідно з прогнозними розрахунками. Установлений з урахуванням прогнозних розрахунків ліміт каси у двотижневий строк після закінчення перших трьох місяців їх роботи переглядається за фактичними показниками діяльності відповідно до вимог цього Положення».
До речі, при встановленні прогнозного ліміту новостворені підприємства повинні вести відлік перших 3 місяців своєї роботи з дня проведення ними першого розрахунку готівкою — на цей момент Нацбанк звернув увагу у своєму листі від 09.02.2007 р. № 11-113/543-1414 (див. «Бухгалтер» № 6’2010, с. 21т). Такої ж думки дотримується й ДПСУ в ЄБПЗ.
Отже, на проведення лімітного перерахунку підприємству відводиться 2-тижневий строк, однак залишається невизначеним , коли новий (тобто переглянутий) ліміт має бути запроваджений. Іншими словами, Положення № 637 встановлює лише строки на прийняття рішення про перегляд, а не строки, з яких рішення про перегляд починає діяти. Оскільки на перегляд ліміту підприємствам-початківцям відведено 2 тижні, то логічно припустити, що впровадження нового (переглянутого) ліміту може відбутися не раніше дня видання відповідного наказу (розпорядження), але не пізніше 2-тижневого терміну після закінчення першого 3-місячного строку роботи підприємства.
У «Бухгалтері» № 24’2010 на с. 44 ми говорили також про те, які наслідки очікують підприємство, яке протягом 2 тижнів не перегляне свій прогнозний ліміт, і дійшли висновку, що ліміт краще вчасно переглянути і перезатвердити.
Зрозуміло, що в молодого підприємства може бути зростання надходження готівки, у зв’язку з чим іноді необхідним є збільшення його штучно. У «Бухгалтері» № 9’2005 на с. 42 для цих цілей ми рекомендували організувати надходження позареалізаційної готівки не з банку (наприклад, позики) або видачу підзвітних сум.
Нагадаємо, якщо підприємство, яке розпочинає свою господарську діяльність і здійснює операції із готівкою, не подбає про встановлення ліміту каси, такий ліміт вважається нульовим. При цьому вся готівка, що перебуває в касі такого підприємства на кінець робочого дня і не здана ним відповідно до вимог Положення № 637, вважається понадлімітною (п. 5.8 Положення № 637). Її потрібно на кінець робочого дня здати до банку* або видати на госппотреби.
* Див. витяг із листа НБУ від 22.06.2006 р. № 11--113/-2351--6538 у «Бухгалтері» № 6’2010 на с. 27т–28т.
Молодому підприємству слід знати про можливість використання понадлімітної готівки для забезпечення потреб підприємства (п. 2.9 Положення № 637). Адже згідно з п. 5.9 Положення № 637 такі готівкові кошти не вважаються понадлімітними. Що ж це за потреби ? У «Бухгалтері» № 9’2005 на с. 43 зазначалося, що виходячи зі змісту Положення № 637 госппотреби — це потреби, які виникають у процесі функціонування підприємства як господарюючого суб’єкта. За такого доволі широкого тлумачення госппотреб для порятунку від понадліміту гроші слід використати хоч якось.
На думку ДПАУ, яку викладено в оглядовому «готівковому» листі від 06.07.2009 р. № 14083/7/23-7017/572 (див. його п/п. 2.5.32 у «Бухгалтері» № 35’2009 на с. 22т), не вважаються понадлімітними в день їх надходження готівкові кошти, якщо вони в сумі, що перевищує ліміт, були використані для виплат на відрядження. Тож варіанти використання понадлімітних грошей є завжди.
Алла Погребняк
