Ломаный грош: не путать с выеденным яйцом
Разменная монета:
движение, хранение, ответственность
Торговое предприятие, осуществляющее наличные расчеты с покупателями, просит ответить на следующие вопросы:
1. Какие требования предъявляются к разменной монете в кассе?
2. Каков порядок обеспечения касс разменной монетой?
3. Является ли кассир подотчетным лицом в отношении суммы полученной разменной монеты?
4. Как долго можно хранить разменную монету в ящике РРО?
5. Какая ответственность предусмотрена за отсутствие разменной монеты?
1. Что такое разменная монета?
В п. 4 разд. I Инструкции о ведении кассовых операций банками в Украине, утвержденной постановлением Правления НБУ от 01.06.2011 г. № 174, разменная монета определена как
«монеты национальной валюты номиналом 1 коп., 2 коп., 5 коп., 10 коп., 25 коп. и 50 коп, которые выполняют функции размена банкнот и оборотных монет и законного платежного средства».
Поскольку выдача сдачи покупателям производится в течение всего торгового дня, то разменной монеты и мелких купюр для этих целей в кассе должно быть достаточно. На этом настаивает п. 2.13 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее — Положение № 637, см. его, с изменениями, в «Бухгалтере» № 30’2011 на с. 2т–20т):
«предприятия и предприниматели должны обеспечивать наличие в кассе банкнот и монет для выдачи сдачи».
Следует отметить, что конкретных требований к составу и количеству разменной монеты на сегодняшний день нет. Поэтому предприятия самостоятельно определяют состав и сумму разменной монеты и мелких купюр в кассе с учетом размера товарооборота за день и других факторов. Одним словом, разменной монеты должно быть достаточно, чтобы в любой момент выдать сдачу покупателю, а не посылать его на поиски размена купюр.
В этой связи напомним, что п. 7.25 Положения № 637 установлено, что в ходе осуществления «наличных» проверок контролирующим органам предписано обращать внимание на обязательность обеспечения постоянного наличия в кассах проверяемых предприятий разменной монеты для выдачи сдачи.
2. Как передать разменную монету из головной кассы в операционные кассы, то есть в места проведения расчетов, или в кассы обособленных подразделений?
В головной кассе предприятия на движение наличности выписывают расходный кассовый ордер, а в подразделениях оформление зависит от того, применяют в них РРО или ведут кассовую книгу. Рассмотрим их.
Кассовая книга не ведется
Если в обособленном подразделении отдельная кассовая книга не ведется (см. по этому поводу п. 4.2 Положения № 637 и письмо НБУ от 09.08.2010 г. № 11-110/4073-13707), то порядок учета разменной монеты следующий.
Перед началом проведения первой расчетной операции разменную монету, полученную из кассы предприятия, следует провести через РРО операцией «служебное внесение». Обязательность такой регистрации предусмотрена п. 4.5 Порядка регистрации, опломбирования и применения регистраторов расчетных операций за товары (услуги), утвержденного приказом ГНАУ от 01.12.2000 г. № 614, с изменениями (далее — Порядок регистрации № 614*):
* Пункт 4.5 Порядка регистрации № 614 — см. в «Бухгалтере» № 1–2’2008 на с. 50т.
«Внесение или выдача наличности с места проведения расчетов должны регистрироваться через РРО с использованием операций «служебное внесение» и «служебная выдача», если такие внесение или выдача не связаны с проведением расчетных операций. Кроме того, операция «служебное внесение» используется для регистрации суммы наличности, хранящейся на месте проведения расчетов на момент регистрации первой расчетной операции, производимой после выполнения Z-отчета».
В конце торгового дня разменную монету можно сдать в головную кассу вместе с выручкой, а можно оставить в ящике РРО, разумеется, в пределах утвержденного лимита кассы. При ее возврате в кассу предприятия используется операция «служебная выдача». Получая наличность, кассир предприятия оформляет приходный кассовый ордер.
Разменная монета, внесенная операцией «служебное внесение», должна сопровождаться записью в графе 3 раздела 2 КУРО.
В то же время, если фискальный отчетный чек (Z-отчет) содержит данные об указанной операции, то графу 3 «Служебное внесение» разд. 2 КУРО можно не заполнять (см. п. 7.7 Порядка регистрации и ведения книг учета расчетных операций и расчетных книжек, утвержденного приказом ГНАУ от 01.12.2000 г. № 614, в «Бухгалтере» № 1–2’2008 на с. 37т).
ГНАУ и НБУ уже неоднократно указывали на то, что наличность, не проведенная в КУРО на основании фискальных отчетных чеков (Z-отчетов), может квалифицироваться как неполное оприходование и соответственно штрафоваться 5-кратным штрафом (см., например, письмо ГНАУ от 05.05.2010 г. № 8795/7/23-7017/538 в «Бухгалтере» № 22’2010 на с. 33 и письмо НБУ от 16.04.2010 г. № 11-110/2010-6116).
Кассовая книга ведется
Если в обособленном подразделении ведут кассовую книгу, то поступления разменной монеты оформляют приходным кассовым ордером. Дальнейшую передачу ее в ящик РРО оформляют расходным кассовым ордером или согласно п. 4.6 Положения № 637 под расписку в Книге учета выданных и принятых старшим кассиром денег типовой формы № КО-5 (см. приложение 6 к Положению № 637 в «Бухгалтере» № 21’2009 на с. 29), если таковая ведется.
В РРО внесение разменной монеты в ящик в любом случае проводят с помощью операции «служебное внесение» (п. 4.5 Порядка регистрации № 614).
Кстати, применение Книги ф. № КО-5 считается целесообразным, если на предприятии имеется несколько РРО в одном торговом зале.
3. Следует отметить, что в «Бухгалтере» № 1–2’2008 на с. 75 мы уже размышляли о том, можно ли передачу разменной монеты отражать как выдачу денег под отчет. Напомним, что ноги «подотчетного» варианта растут из письма ГНА в г. Киеве — от 15.04.2005 г. № 292/10/31-10 (см. «Бухгалтер» № 19’2005, с. 24–25). В нем было высказано мнение, что кассир-операционалист становится подотчетным лицом в отношении суммы полученной разменной монеты. И поэтому согласно п. 2.11 Положения № 637 он должен отчитаться об использовании сумм наличности, полученной под отчет.
Многие специалисты по бухучету и налогообложению с таким выводом не согласны. Свою позицию они аргументировали тем, что в соответствии с п. 2.11 Положения № 637 подотчетными являются лица, которым выданы наличные на командировку, на закупку сельхозпродукции и заготовку вторсырья, а также на другие производственные (хозяйственные) нужды. Поэтому приравнивать разменную монету, которая выдается для обеспечения расчетов с покупателями, к наличности, выдаваемой на хозяйственные нужды, некорректно, поскольку разменная монета используется в ходе исполнения трудовых обязанностей работников предприятия, а наличность, выданная на хознужды, расходуется работниками в случае исполнения поручений предприятия в виде гражданско-правового действия.
Если же согласиться с «подотчетным» вариантом, возникает необходимость представления кассиром авансового отчета в сроки, установленные п. 170.9 НКУ. Напомним, что в соответствии с п/п. 170.9.2 НКУ отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, представляется до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором плательщик налога завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего деньги под отчет.
Однако в рассматриваемой ситуации предприятие не поручает кассиру выполнять какое-либо гражданско-правовое действие. Поэтому, по нашему мнению, кассир, подкрепленный определенной суммой разменной монеты, не становится подотчетным лицом для указанных целей. В то же время кассир, будучи материально ответственным лицом, по сути и роду своей деятельности является подотчетным лицом, но только в контексте п. 4.6 Положения № 637, а не 170.9 НКУ, поскольку его нормы не касаются организации кассовой работы.
К слову, в консультации, опубликованной в «Вестнике налоговой службы Украины» № 14/2006 (см. «Бухгалтер» № 16’2006, с. 38), ГНАУ выразила свое несогласие со столичной ГНА в отношении того, что кассир должен отчитываться за внесение в РРО разменной монеты, полученной из кассы предприятия. В редакционном комментарии к данной консультации отмечалось, что в некоторых случаях (например, на стыке месяцев) более логичной была бы прогонка суммы разменной монеты через подотчетное лицо (субсчет 372 «Расчеты с подотчетными лицами»).
4. Мы считаем, что, поскольку никаких ограничений в отношении сроков хранения разменной монеты на месте проведения расчетов действующим законодательством не установлено, предприятие может самостоятельно определять периодичность ее сдачи в головную кассу предприятия. Главное, чтобы эта сума не превысила установленный лимит кассы (предприятия или обособленного подразделения, если для него установлен отдельный лимит).
Отвечая на вопрос по поводу сроков хранения разменной монеты в ящике РРО, ГНА в г. Киеве в упомянутом выше письме от 15.04.2005 г. сослалась на п. 4.5 Порядка регистрации № 614, который свидетельствует о возможности хранения наличности (как раз и являющейся разменной монетой) на месте проведения расчетов до момента осуществления первой расчетной операции.
С возможностью хранить разменную монету в ящике РРО, не перемещая ее каждый день в кассу предприятия и обратно, согласилась и ГНАУ в консультации, опубликованной в «Вестнике налоговой службы Украины» № 14/2006.
Еще раз подчеркнем, что если разменная монета постоянно находится в ящике РРО, то до начала регистрации первой расчетной операции она снова вносится в РРО как разменная монета и отражается в Z-отчете и графе 3 разд. 2 КУРО. Сумма же разменной монеты, которая остается в ящике РРО, в графе 4 «Служебная выдача» разд. 2 КУРО не отражается: в ней указываются выданная на инкассацию из РРО сумма выручки, а также суммы денежных средств, выданных покупателям при возврате товара.
5. Интересно, что действующим законодательством финансовые санкции, которые можно было бы применить за отсутствие в кассе разменной монеты для выдачи сдачи покупателям, не предусмотрены.
В «Бухгалтере» № 10’2009 на с. 50 рассматривались проблемы, связанные с применением новых моделей РРО, в которых в начале рабочей смены не пробивается сумма разменной монеты, в результате чего предприятие нарушило п. 4.5 Порядка регистрации № 614. Рассмотрев ситуацию, мы пришли к выводу, что попытки налоговиков применить к предприятию штраф в 5-кратном размере* несостоятельны, поскольку последний предусмотрен за конкретно указанные в п. 1 ст. 17 Закона об РРО нарушения. В то же время спорных ситуаций лучше избегать, правильно оформляя учет разменной монеты.
* В то время финсанкции, установленные в п. 1 ст. 17 Закона об РРО, сразу начинались с 5кратного размера стоимости проданных с нарушением товаров (услуг).
Является ли отсутствие разменной монеты для выдачи сдачи нарушением правил ведения кассовых операций? По нашему мнению, да. В связи с этим напомним о ст. 1642КоАП «Нарушение законодательства по финансовым вопросам» (см. «Бухгалтер» № 34’2010, с. 28т), которой, в частности, за нарушения правил ведения кассовых операций предусмотрен админштраф в размере от 8 до 15 нмдг (136–255 грн), а при повторном в течение года нарушении — от 10 до 20 нмдг (170–340 грн). Однако, с учетом того что админштраф по ст. 1642 КоАП налагают органы КРУ (ст. 2341 КоАП), вероятность его наложения, к счастью, невелика.
Кроме того, отсутствие разменной монеты может быть расценено как нарушение правил торговли. Напомним, что п. 23 Порядка проведения торговой деятельности и правил торгового обслуживания на рынке потребительских товаров, утвержденных Постановлением КМУ от 15.06.2006 г. № 833 (см. «Бухгалтер» № 10’2008, с. 4т), установлено, что кассир обязан, в частности, назвать потребителю принадлежащую ему сумму сдачи и выдать ее вместе с расчетным документом. За указанное нарушение правил торговли предусмотрена ответственность согласно ч. 1 ст. 155 КоАП (см. «Бухгалтер» № 11’2008, с. 46т): админштраф в размере от 1 до 10 нмдг, а при повторном нарушении в течение года — от 5 до 27 нмдг. Правда, такой админштраф, по нашему мнению, может быть наложен только в случае невыдачи сдачи потребителю.
Алла Погребняк
