Ламаний гріш: не плутати з виїденим яйцем
Розмінна монета: рух, зберігання, відповідальність
Торговельне підприємство, що здійснює розрахунки готівкою з покупцями, просить відповісти на такі запитання:
1. Які вимоги висуваються до розмінної монети в касі?
2. Який порядок забезпечення кас розмінною монетою?
3. Чи є касир підзвітною особою щодо суми отриманої розмінної монети?
4. Як довго можна зберігати розмінну монету в ящику РРО?
5. Яка відповідальність передбачена за відсутність розмінної монети?
1. Що таке розмінна монета?
У п. 4 розд. I Інструкції про ведення касових операцій банками в Україні, затвердженої постановою Правління НБУ від 01.06.2011 р. № 174, розмінну монету визначено як
«монети національної валюти номіналом 1 коп., 2 коп., 5 коп., 10 коп., 25 коп. та 50 коп., які виконують функції розміну банкнот і обігових монет та законного платіжного засобу».
Оскільки видача здачі покупцям проводиться протягом усього торгового дня, то розмінної монети та дрібних купюр для цих цілей у касі має бути достатньо. На цьому наполягає п. 2.13 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі — Положення № 637, див. його, зі змінами, у «Бухгалтері» № 30’2011 на с. 2т–20т):
«підприємства та підприємці мають забезпечувати наявність у касі банкнот і монет для видачі здачі».
Слід зазначити, що конкретних вимог до складу та кількості розмінної монети на сьогодні немає. Тому підприємства самостійно визначають склад і суму розмінної монети та дрібних купюр у касі з урахуванням розміру товарообігу за день та інших факторів. Одним словом, розмінної монети має бути достатньо, щоб у будь-який момент видати здачу покупцеві, а не посилати його на пошуки розміну купюр.
У зв’язку з цим нагадаємо, що п. 7.25 Положення № 637 установлено, що під час здійснення «готівкових» перевірок контролюючим органам наказано звертати увагу на обов’язковість забезпечення постійної наявності в касах підприємств, що перевіряються, розмінної монети для видачі здачі.
2. Як передати розмінну монету з головної каси до операційних кас, тобто в місця проведення розрахунків, або в каси відокремлених підрозділів?
У головній касі підприємства на рух готівки виписують видатковий касовий ордер, а в підрозділах оформлення залежить від того, застосовують у них РРО чи ведуть касову книгу. Розглянемо їх.
Касова книга не ведеться
Якщо у відокремленому підрозділі окрема касова книга не ведеться (див. щодо цього п. 4.2 Положення № 637 і лист НБУ від 09.08.2010 р. № 11-110/4073-13707), то порядок обліку розмінної монети такий.
Перед початком проведення першої розрахункової операції розмінну монету, отриману з каси підприємства, слід провести через РРО операцією «службове внесення». Обов’язковість такої реєстрації передбачено п. 4.5 Порядку реєстрації , опломбування та застосування реєстраторів розрахункових операцій за товари (послуги), затвердженого наказом ДПАУ від 01.12.2000 р. № 614, зі змінами (далі — Порядок реєстрації № 614*):
«Унесення чи видача готівки з місця проведення розрахунків повинні реєструватись через РРО з використанням операцій « службове внесення» та « службова видача», якщо таке внесення чи видача не пов’язані з проведенням розрахункових операцій. Крім того, операція « службове внесення» використовується для реєстрації суми готівки, яка зберігається на місці проведення розрахунків на момент реєстрації першої розрахункової операції, що проводиться після виконання Z-звіту».
* Пункт 4.5 Порядку реєстрації № 614 — див. у «Бухгалтері» № 1–2’2008 на с. 50т.
Наприкінці торгового дня розмінну монету можна здати в головну касу разом із виручкою, а можна залишити в ящику РРО, зрозуміло, у межах затвердженого ліміту каси. При її поверненні до каси підприємства використовується операція «службова видача». Одержуючи готівку, касир підприємства оформляє прибутковий касовий ордер.
Розмінна монета, внесена операцією «службове внесення», має супроводжуватися записом у графі 3 розділу 2 КОРО.
Водночас, якщо фіскальний звітний чек (Z-звіт) містить дані про зазначену операцію, то графу 3 «Службове внесення» розд. 2 КОРО можна не заповнювати (див. п. 7.7 Порядку реєстрації та ведення книг обліку розрахункових операцій і розрахункових книжок, затвердженого наказом ДПАУ від 01.12.2000 р. № 614, у «Бухгалтері» № 1–2’2008 на с. 37т).
ДПАУ та НБУ вже неодноразово вказували на те, що готівка, не проведена в КОРО на підставі фіскальних звітних чеків (Z-звітів), може кваліфікуватися як неповне оприбуткування і відповідно штрафуватися 5-кратним штрафом (див., наприклад, лист ДПАУ від 05.05.2010 р. № 8795/7/23-7017/538 у «Бухгалтері» № 22’2010 на с. 33 і лист НБУ від 16.04.2010 р. № 11-110/2010-6116).
Касова книга ведеться
Якщо у відокремленому підрозділі ведуть касову книгу, то надходження розмінної монети оформляють прибутковим касовим ордером. Подальшу передачу її в ящик РРО оформляють видатковим касовим ордером або згідно з п. 4.6 Положення № 637 під розписку в Книзі обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей типової форми № КО-5 (див. додаток 6 до Положення № 637 у «Бухгалтері» № 21’2009 на с. 29), якщо така ведеться.
У РРО внесення розмінної монети в ящик у будь-якому разі проводять за допомогою операції «службове внесення» (п. 4.5 Порядку реєстрації № 614).
До речі, застосування Книги ф. № КО-5 вважається доцільним, якщо на підприємстві є кілька РРО в одному торговельному залі.
3. Слід зазначити, що в «Бухгалтері» № 1–2’2008 на с. 75 ми вже розмірковували про те, чи можна передачу розмінної монети відображати як видачу грошей під звіт. Нагадаємо, що ноги «підзвітного» варіанта ростуть із листа ДПА у м. Києві — від 15.04.2005 р. № 292/10/31-10 (див. «Бухгалтер» № 19’2005, с. 24–25). У ньому було висловлено думку, що касир-операціоналіст стає підзвітною особою стосовно суми отриманої розмінної монети. І тому згідно з п. 2.11 Положення № 637 він повинен відзвітуватися про використання сум готівки, отриманої під звіт.
Чимало фахівців з бухобліку та оподаткування з таким висновком не згодні. Свою позицію вони аргументували тим, що відповідно до п. 2.11 Положення № 637 підзвітними є особи, яким видано готівку на відрядження, на закупівлю сільгосппродукції і заготівлю вторинної сировини, а також на інші виробничі (господарські) потреби. Тому прирівнювати розмінну монету, яка видається для забезпечення розрахунків з покупцями, до готівки, що видається на господарські потреби, некоректно, оскільки розмінна монета використовується під час виконання трудових обов’язків працівників підприємства, а готівка, видана на госппотреби, витрачається працівниками у разі виконання доручень підприємства у вигляді цивільно-правової дії.
Якщо ж погодитися з «підзвітним» варіантом, виникає необхідність надання касиром авансового звіту в строки, установлені п. 170.9 ПКУ. Нагадаємо, що відповідно до п/п. 170.9.2 ПКУ звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням і за рахунок особи, яка видала гроші під звіт.
Однак у розглядуваній ситуації підприємство не доручає касиру виконувати яку-небудь цивільно-правову дію. Тому, на нашу думку, касир, підкріплений певною сумою розмінної монети, не стає підзвітною особою для зазначених цілей. Водночас касир, будучи матеріально відповідальною особою, по суті та роду своєї діяльності є підзвітною особою, але тільки в контексті п. 4.6 Положення № 637, а не 170.9 ПКУ, оскільки його норми не стосуються організації касової роботи.
До речі, у консультації, опублікованій у «Віснику податкової служби України» № 14/2006 (див. «Бухгалтер» № 16’2006, с. 38), ДПАУ висловила свою незгоду зі столичною ДПА стосовно того, що касир повинен звітувати за внесення до РРО розмінної монети, отриманої з каси підприємства. У редакційному коментарі до цієї консультації зазначалося, що в деяких випадках (наприклад, на стику місяців) більш логічним було б проганяння суми розмінної монети через підзвітну особу (субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами»).
4. Ми вважаємо, що, оскільки ніяких обмежень щодо строків зберігання розмінної монети на місці проведення розрахунків чинним законодавством не встановлено, підприємство може самостійно визначати періодичність її здавання до головної каси підприємства. Головне, щоб ця сума не перевищила встановлений ліміт каси (підприємства або відокремленого підрозділу, якщо для нього встановлено окремий ліміт).
Відповідаючи на запитання щодо строків зберігання розмінної монети в ящику РРО, ДПА у м. Києві у згаданому вище листі від 15.04.2005 р. послалася на п. 4.5 Порядку реєстрації № 614, який свідчить про можливість зберігання готівки (яка саме і є розмінною монетою) на місці проведення розрахунків до моменту здійснення першої розрахункової операції.
Із можливістю зберігати розмінну монету в ящику РРО, не переміщуючи її щодня до каси підприємства і назад, погодилася й ДПАУ в консультації, опублікованій у «Віснику податкової служби України» № 14/2006.
Ще раз підкреслимо, що коли розмінна монета постійно перебуває в ящику РРО, то до початку реєстрації першої розрахункової операції вона знову вноситься до РРО як розмінна монета і відображається в Z-звіті та графі 3 розд. 2 КОРО. Сума ж розмінної монети, яка залишається в ящику РРО, у графі 4 «Службова видача» розд. 2 КОРО не відображається: у ній вказуються видана на інкасацію із РРО сума виручки, а також суми коштів, виданих покупцям при поверненні товару.
5. Цікаво, що чинним законодавством фінансові санкції, які можна було б застосувати за відсутність у касі розмінної монети для видачі здачі покупцям, не передбачені.
У «Бухгалтері» № 10’2009 на с. 50 розглядалися проблеми, пов’язані із застосуванням нових моделей РРО, у яких на початку робочої зміни не пробивається сума розмінної монети, внаслідок чого підприємство порушило п. 4.5 Порядку реєстрації № 614. Розглянувши ситуацію, ми дійшли висновку, що спроби податківців застосувати до підприємства штраф у 5-кратному розмірі* необґрунтовані, оскільки останній передбачено за конкретно зазначені в п. 1 ст. 17 Закону про РРО порушення. Водночас спірних ситуацій краще уникати, правильно оформляючи облік розмінної монети.
* На той час фінсанкції, встановлені в п. 1 ст. 17 Закону про РРО, відразу розпочиналися з 5кратного розміру вартості проданих із порушенням товарів (послуг).
Чи є відсутність розмінної монети для видачі здачі порушенням правил ведення касових операцій? На нашу думку, так. У зв’язку з цим нагадаємо про ст. 1642КпАП «Порушення законодавства з фінансових питань» (див. «Бухгалтер» № 34’2010, с. 28т), якою, зокрема, за порушення правил ведення касових операцій передбачено адмінштраф у розмірі від 8 до 15 нмдг (136–255 грн), а при повторному протягом року порушенні — від 10 до 20 нмдг (170–340 грн). Однак, з урахуванням того що адмінштраф за ст. 1642 КпАП накладають органи КРУ (ст. 2341 КпАП), ймовірність його накладення, на щастя, є невеликою.
Крім того, відсутність розмінної монети може бути розцінено як порушення правил торгівлі. Нагадаємо, що п. 23 Порядку провадження торговельної діяльності та правил торговельного обслуговування на ринку споживчих товарів, затверджених Постановою КМУ від 15.06.2006 р. № 833 (див. «Бухгалтер» № 10’2008, с. 4т), встановлено, що касир зобов’язаний, зокрема, назвати споживачеві належну йому суму здачі та видати її разом із розрахунковим документом. За зазначене порушення правил торгівлі передбачено відповідальність згідно з ч. 1 ст. 155 КпАП (див. «Бухгалтер» № 11’2008, с. 46т): адмінштраф у розмірі від 1 до 10 нмдг, а при повторному порушенні протягом року — від 5 до 27 нмдг. Щоправда, такий адмінштраф, на нашу думку, може бути накладений тільки у разі невидачі здачі споживачеві.
Алла Погребняк
