Архив — для архиважного
и всего остального.
С 01.01.2013 г. будет действовать новый Перечень типовых документов,
которым следует руководствоваться при подготовке номенклатуры дел на 2013 год
Письмо Государственной
архивной службы Украины
от 30.10.2012 № 01.2/3388
О предоставлении разъяснений
относительно Перечня
типовых документов *
* Приводим запрос, ответом на который является это письмо:
«Приказом Министерства юстиции Украины от 12 апреля 2012 года № 578/5 (далее — приказ № 578/5) утвержден Перечень типовых документов, образующихся в ходе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов (далее — Перечень).
Приказ № 578/5 вступает в силу с 1 января 2013 года. Между тем статьи Перечня желательно начинать тщательно изучать уже сегодня, ведь в соответствии с приказом № 578/5 утрачивает силу приказ главного архивного управления при Кабинете Министров Украины «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов» от 20 июля 1998 года № 41. Поэтому при подготовке номенклатуры дел на 2013 год следует руководствоваться уже новым Перечнем.
1. Действительно ли при подготовке номенклатуры дел на 2013 год следует руководствоваться уже новым Перечнем?
Перечень является нормативно-правовым актом,- предназначенным для использования всеми учреждениями, предприятиями и организациями (далее — организация) независимо от их функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, формы собственности и т. п. при определении сроков хранения документов, их отборе на постоянное и длительное (свыше 10 лет) хранение (далее — архивное хранение) или для уничтожения. К тому же Перечень могут использовать и физические лица — предприниматели.
2. Является ли обязательным применение указанного Перечня физическими лицами — предпринимателями?
Особого внимания заслуживает примечание указанного нормативного акта, которое конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации: «При условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для органов исполнительной власти, государственных фондов, бюджетных организаций, субъектов хозяйствования государственного сектора экономики, предприятий и организаций, которые получали средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов либо использовали государственное или коммунальное имущество,— ревизии, проведенной органами государственной контрольно-ревизионной службы по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров (противоречий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам — хранятся до принятия окончательного решения».
3. Какие именно споры имеются в виду в словах «возникновения споров (противоречий)»: именно судебные споры или споры в форме, например, направления устных или письменных претензий в досудебном порядке?
4. В случае «возбуждения уголовных дел» — каким именно лицом и в каком порядке определяется круг (объем) документов, имеющих отношение к такому уголовному делу?
Уголовное дело может иметь развитие в значительном количестве направлений расследования (соответственно, может возникать потребность в любом документе, поэтому заблаговременно определить их перечень почти невозможно)».— Ред.
На Ваш запрос сообщаем, что при составлении номенклатуры дел на 2013 год необходимо руководствоваться новой редакцией Перечня типовых документов, образующихся в ходе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Минюста Украины от 12.04.2012 № 578/5 и зарегистрированного в Минюсте Украины 17.04.2012 за № 571/20884 (далее — Перечень), который вступает в силу с 01.01.2013.
Сроки хранения документов, установленные Перечнем, являются обязательными для всех органов государственной власти и местного самоуправления, учреждений, предприятий и организаций, а для физических лиц — предпринимателей Перечень имеет рекомендательный характер.
Одновременно сообщаем, что примечание «При условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для органов исполнительной власти, государственных фондов, бюджетных организаций, субъектов хозяйствования государственного сектора экономики, предприятий и организаций, которые получали средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов либо использовали государственное или коммунальное имущество,— ревизии, проведенной органами государственной контрольно-ревизионной службы по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров (противоречий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам — хранятся до принятия окончательного решения» к статьям Перечня указывает, что уничтожение данных документов, сроки хранения которых истекли, осуществляется при условии проведения ревизии или проверки соответствующими уполномоченными органами власти.
В зависимости от результатов ревизии или проверки данные документы либо подлежат уничтожению путем составления акта об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в Национальный архивный фонд, либо в случае возникновения каких-либо противоречий, споров (в том числе письменных претензий в досудебном порядке), следственных и судебных дел хранятся до принятия окончательного решения.
В случае возбуждения уголовного дела категории и виды документов, необходимых для следствия, определяются соответствующими уполномоченными органами уголовно-исполнительной системы.
Председатель службы О. Гинзбург
Комментарий от Г. Б.
О том, что с 01.01.2013 г. указанный в письме Перечень утратит силу согласно приказу Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5, которым утвержден аналогичный Перечень, мы уже писали в «Бухгалтере» № 37’2012 на с. 43.
Следует отметить, что Госархивслужба в общем-то ответила на заданные вопросы.
Напомним, что раньше, в условиях действу-ющего Перечня, в котором содержатся аналогичные нормы, у Госархивслужбы наблюдались проблемы с ответами на вопросы об уничтожении первичных документов. В письме от 13.09.2012 г. № 01.2/2855 (см. «Бухгалтер» № 39’2012, с. 34–35) Госархивслужба тоже ушла от ответа на вопрос об уничтожении первичных документов после истечения трехлетнего срока. Аналогичным образом отмалчивался и Гос-комархив (прародитель Госархивслужбы) — см. его письмо от 20.04.2010 г. № 795/072 в «Бухгалтере» № 31’2010 на с. 37.
Четкий ответ Госархивслужба дала в отношении физлиц-предпринимателей: для них Перечень имеет рекомендательный характер.
Удивляет же то, что Госархивслужба рекомендует обращаться в вопросах следствия к органам уголовно-исполнительной системы. Эти органы к следствию обычно как раз отношения не имеют, а просто исполняют назначенные наказания. Лучше все же спрашивать об этом у МВД.
Подробнее об уничтожении первичных документов — см. «Бухгалтер» № 37’2012, с. 43–44.
