Архів — для архіважливого
і всього іншого.
Із 01.01.2013 р. діятиме новий Перелік типових документів,
яким слід керуватися під час підготовки номенклатури справ на 2013 рік
Лист Державної архівної служби України
від 30.10.2012 р. № 01-2/3388
Про надання роз’яснення щодо
Переліку типових документів *
На Ваш запит повідомляємо, що при складанні номенклатури справ на 2013 рік необхідно керуватись новою редакцією Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 р. № 578/5 та зареєстрованого у Мін’юсті України 17.04.2012 р. за № 571/20884 (далі — Перелік), який набирає чинності з 01.01.2013.
Строки зберігання документів, що встановлені Переліком, є обов’язковими для всіх органів державної влади та місцевого самоврядування, установ, підприємств та організацій, а для фізичних осіб — підприємців Перелік має рекомендаційний характер.
Одночасно повідомляємо, що примітка «За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно,— ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення» до статей Переліку вказує, що знищення даних документів, строки зберігання яких закінчилися, проводиться за умови проведення ревізії чи перевірки відповідними уповноваженими органами влади.
Залежно від результатів ревізії чи перевірки дані документ або підлягають знищенню шляхом складання акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду або у разі виникнення будь-яких суперечок, спорів (у тому числі письмових претензій в досудовому порядку), слідчих і судових справ зберігаються до ухвалення остаточного рішення.
У разі порушення кримінальної справи категорії й види документів, необхідних для слідства, визначаються відповідними уповноваженими органами кримінально-виконавчої системи.
Голова служби О. Гінзбург
Коментар від Г. Б.
Про те, що з 01.01 .2013 р. зазначений у листі Перелік втратить чинність згідно з наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5, яким затверджено аналогічний Перелік, ми вже писали в «Бухгалтері» № 37’2012 на с. 43.
Слід зазначити, що Держархівслужба загалом відповіла на поставлені запитання.
Нагадаємо, що раніше, в умовах чинного Переліку, в якому містяться аналогічні норми, у Держархівслужби існували проблеми з відповідями на запитання про знищення первинних документів. У листі від 13.09.2012 р. № 01.2/2855 (див. «Бухгалтер» № 39’2012, с. 34–35) Держархівслужба теж уникла відповіді на запитання про знищення первинних документів після закінчення трирічного строку. Аналогічним чином відмовчувався і Держкомархів (прабатько Держархівслужби) — див. його лист від 20.04.2010 р. № 795/072 у «Бухгалтері» № 31’2010 на с. 37.
Чітку відповідь Держархівслужба надала щодо фізосіб-підприємців: для них Перелік має рекомендаційний характер.
А дивує те, що Держархівслужба рекомендує звертатися щодо питань слідства до органів кримінально-виконавчої системи. Ці органи до слідства зазвичай якраз відношення не мають, а просто виконують призначені покарання. Краще все-таки запитувати про це у МВС.
Детальніше про знищення первинних документів — див. «Бухгалтер» № 37’2012, с. 43–44.
* Наводимо запит, відповіддю на який є цей лист:
«Наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 (далі — наказ № 578/5) затверджено Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (далі — Перелік).
Наказ № 578/5 набуває чинності з 1 січня 2013 року. Втім статті Переліку бажано ретельно вивчати вже сьогодні, адже відповідно до наказу № 578/5 втрачає чинність наказ головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України «Про затвердження Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» від 20 липня 1998 року № 41. Тож під час підготовки номенклатури справ на 2013 рік слід керуватися вже новим Переліком.
1. Чи дійсно при підготовці номенклатури справ на 2013 рік слід керуватися вже новим Переліком?
Перелік є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма установами, підприємствами і організаціями (далі — організація) незалежно від їх функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності тощо при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання (далі — архівне зберігання) або для знищення. До того ж Перелік можуть використовувати й фізичні особи — підприємці.
2. Чи є обов’язковим для застосування зазначений Перелік фізичними особами — підприємцями?
На особливу увагу заслуговує примітка вказаного нормативного акта, що конкретизує строки зберігання бухгалтерської документації: «За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектора економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно,— ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення».
3. Які саме спори маються на увазі в словах «виникнення спорів (суперечок)»: саме судові спори чи спори у формі, наприклад, направлення усних або письмових претензій у досудовому порядку?
4. У випадку «порушення кримінальних справ» — якою саме особою та в якому порядку визначається коло (обсяг) документів, що мають відношення до такої кримінальної справи?
Кримінальна справа може мати розвиток у значній кількості напрямків розслідування (відповідно, може виникати потреба у будь-якому документі, тому завчасно визначити їх перелік майже неможливо)».— Ред.
