Основной вопрос философии
(«Что первично?»)
в налоговом учете
Первичные документы
(Окончание. Начало — см. в «Бухгалтере» № 42’2012 на с. 40–45 и № 43’2012 на с. 40–44.)
III. Пропажа (уничтожение)
первичных документов и их восстановление
Как известно, от неприятностей, связанных с пропажей (уничтожением) документов, никто не застрахован.
Прежде всего напомним, что в соответствии с ч. 3 ст. 8 Закона о бухучете (см. «Бухгалтер» № 3’2012, с. 4т ) ответственность за организацию бухучета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, за сохранность документов возлагается на собственников (руководителей) предприятий.
Что же делать руководителю, если такой несчастный случай все же наступил?
Минфин в письме от 28.10.2003 г. № 31-04200-30-29/4479 (см. «Бухгалтер» № 4’2008, с. 46т) предлагает воспользоваться нормой п. 6.10 Положения № 88 (см. «Бухгалтер» № 35’2010, с. 11т), согласно которой предприятие должно письменно уведомить правоохранительные органы об инциденте, назначить комиссию и т. п.
А вот Госкомархивов в письме от 27.07.2009 г. № 03-1526 (см. «Бухгалтер» № 36’2009, с. 38, или № 37’2010, с. 5т) разъясняет, что в случае установления на предприятии недостачи документов и дел необходимо сначала осуществить их розыск. В случае отрицательного результата розыска руководитель предприятия по представлению экспертной комиссии и архива утверждает акт о недостаче документов, назначает служебное расследование и издает приказ о привлечении к ответственности виновных лиц. Справка о причинах отсутствия документов, подписанная руководителем соответствующего структурного подразделения, передается в архив предприятия.
В письме также подчеркивается, что в случае утраты документов вследствие стихийного бедствия, пожара и т. п. на предприятии должны составляться соответствующие документы по расследованию причин их утраты (акты, отчеты, заключения экспертов, протоколы комиссий).
А что же в это время происходит в учете налоговом?
Пункт 44.5 НКУ гласит:
«В случае утраты, повреждения или досрочного уничтожения документов, указанных в пунктах 44.1 и 44.3 настоящей статьи, плательщик налогов обязан в пятидневный срок со дня такого события в письменном виде уведомить орган государственной налоговой службы по месту учета в порядке, установленном настоящим Кодексом для представления налоговой отчетности, и таможенный орган, которым было осуществлено таможенное оформление соответствующей таможенной декларации.
Плательщик налогов обязан восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления уведомления в орган государственной налоговой службы, таможенный орган».
Еще одним из последствий утраты документов можно назвать перенос сроков проведения проверки плательщика налогов.
В свое время ГНАУ в письме от 06.04.2011 г. № 4236/5/23-4016/287 (см. «Бухгалтер» № 18’2011, с. 34) обращала внимание на то, что правило, установленное п. 44.5 НКУ, является общим и должно применяться во всех случаях и для всех документов, перечисленных в п. 44.1 НКУ. Однако тогда имелось исключение — оно было установлено п/п. 139.1.9 НКУ для расчетных, платежных и других первичных документов,* подтверждающих расходы плательщика согласно разделу III НКУ. Сейчас такого исключения нет — п/п. 139.1.9 приведен в соответствие с п. 44.5 НКУ.
* В редакционном комментарии к указанному письму ГНАУ отмечалось, что сроки для восстановления утраченных документов в п. 44.5 и п/п. 139.1.9 разные.
Каким же образом можно восстановить документы?
В свое время мы предлагали восстанавливать платежные документы путем обращения в обслуживающий банк с просьбой предоставить копии платежных поручений, банковских выписок и т. п.
Возрождению документов могут помочь и контрагенты: с их помощью можно продублировать счета, накладные, акты и т. п. Кроме того, некоторую информацию можно почерпнуть, например, из сохранившихся учетных регистров или компьютерных программ. Законодательством также не установлено, какой вид должен иметь восстановленный документ, то есть нужно ли делать на нем особые отметки: «копия» или «дубликат» — либо же он ничем не должен отличаться от пропавшего документа?
Некоторые специалисты считают, что слово «копия» может быть истолковано таким образом, что документ не имеет силы настоящего экземпляра (оригинала), в связи с чем при проверках могут возникнуть дополнительные трудности. Поэтому они отдают предпочтение отметке «дубликат».
IV. Хранение и уничтожение
первичных документов, ответственность
Напомним, что обязанность обеспечить сохранность первичных документов установлена как в специальных актах, так и в п. 44.3 НКУ.
Согласно данной норме первичные документы, а также прочие документы, связанные с исполнением требований законодательства, контролируемых налоговиками, должны храниться не менее 1095 дней с момента представления налоговой отчетности, а в случае ее непредставления — с предельного срока ее представления.
Но в соответствии с п. 44.4 НКУ следует ориентироваться еще и на осуществление проверки по этим документам. Сроки хранения первичных документов и другой документации в настоящее время определяются Перечнем № 41*. При этом сроки хранения, указанные в Перечне № 41, являются минимальными, сокращать их запрещено (п. 2.11 Перечня № 41).
* Перечень типовых документов, которые образуются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Главархива от 20.07.98 г. № 41, с изменениями.
Извлечение из Перечня № 41 — см. в «Бухгалтере» № 35’2010 на с. 11т–32т.
Обращаем внимание на то, что с 01.01.2013 г. вступит в силу новый «архивный» документ — Перечень № 578/5** — с аналогичным названием. Госархивслужба в письме от 30.10.2012 г. № 01.2/3388 (см. «Бухгалтер» № 44’2012, с. 26–27) разъяснила, что требования Перечня № 578/5 для физлиц-предпринимателей носят рекомендательный характер.
** В новом документе установлены практически те же правила хранения документов, в частности, чаще всего минимальный срок хранения — те же самые 3 года при условии проведения проверки.
О том, можно ли уничтожать первичные документы после истечения 3-летнего срока, а если нет, то как правильно ими распорядиться, мы размышляли в «Бухгалтере» № 37’2012 на с. 43–44.
В «Бухгалтере» № 15’2008 на с. 50 также обращалось внимание на то, что не все первичные документы, относящиеся к проверенным периодам, подлежат уничтожению, так как для разных видов документов установлены разные сроки хранения.
Итак, после истечения 1095-дневного срока проверенные первичные документы (кроме тех, для которых установлены сроки хранения, превышающие 3 года***) могут быть уничтожены. Сразу же возникают вопросы, связанные с порядком проведения такого мероприятия. Достаточно подробно он освещен в «Бухгалтере» № 37’2012 на с. 43–44.
*** Это лицевые счета работников (срок хранения 75 лет); документы, срок хранения которых — «до ликвидации организации» или «Постоянно» (договоры, годовая бухотчетность и т. п.).
По поводу уничтожения первичных документов после истечения 3-летнего срока совсем недавно весьма уклончиво высказалась Госархивслужба в письме от 13.09.2012 г. № 01.2/2855 (см. «Бухгалтер» № 39’2012, с. 34–35, и комментарий к нему — там же). О том, что делать с документами в случае ликвидации плательщика налогов, попробовала разъяснить ГНСУ в письме от 18.05.2012 г. № 13920/Ж/17-1216.
И в заключение — традиционно об ответственности.
Пунктом 121.1 НКУ установлено, что необеспечение плательщиком налогов хранения первичных документов влечет наложение штрафа в размере 510 грн. Если нарушение выявлено в течение года повторно, сумма штрафа удваивается — 1020 грн.
За утрату и т. п. документов могут быть привлечены к ответственности и должностные лица предприятия. Админсанкции за такие нарушения установлены в КоАП:
— за отсутствие налогового учета, нарушение руководителями и другими должностными лицами предприятий установленного законом порядка ведения налогового учета статьей 1631 (см. «Бухгалтер» № 9’2005, с. 6) предусмотрен штраф от 5 до 10 нмдг (от 85 до 170 грн); за повторное нарушение в течение года — от 10 до 15 нмдг (от 170 до 255 грн);
— за отсутствие бухгалтерского учета или ведение его с нарушением установленного порядка статьей 1642 (см. «Бухгалтер» № 15’2012, с. 30т ) предусмотрен штраф от 8 до 15 нмдг (от 136 до 255 грн); за повторное нарушение в течение года — от 10 до 20 нмдг (от 170 до 340 грн);
— за необеспечение надлежащего состояния первичного учета статьей 1863 (см. «Бухгалтер» № 38’2003, с. 27) предусмотрен штраф от 10 до 15 нмдг (от 170 до 255 грн); за повторное нарушение в течение года — от 15 до 20 нмдг (от 255 до 340 грн).
Административно наказуемы также небрежное хранение, порча, незаконное уничтожение, сокрытие, незаконная передача другому лицу архивных документов и т. п.— согласно ст. 921КоАП (см. «Бухгалтер» № 4’2008, с. 44т); штраф для должностных лиц составляет от 5 до 10 нмдг (от 85 до 170 грн); за повторное нарушение в течение года — от 10 до 40 нмдг (от 170 до 680 грн).
А вот ответственность за умышленное уничтожение, порчу или сокрытие официальных или частных документов предусмотрена в ст. 357 УК (см. «Бухгалтер» № 15’2001, с. 25) — штраф до 50 нмдг (850 грн) или ограничение свободы на срок до 3 лет, а в случае если это повлекло нарушение работы предприятия — штраф до 70 нмдг (1190 грн) либо ограничение свободы на срок до 3 лет или лишение свободы на этот же срок.
Закончим «хранительно-ответственный» раздел первично-документальной саги на радужной ноте: умысел доказать достаточно сложно.
Алла Погребняк
