Основне питання філософії
(«Що є первинним?»)
у податковому обліку
Первинні документи
(Закінчення. Початок — див. у «Бухгалтері» № 42’2012 на с. 40–45 і № 43’2012 на с. 40–44.)
III. Втрата (знищення) первинних документів та їх відновлення
Як відомо, від неприємностей, пов’язаних із втратою (знищенням) документів, ніхто не застрахований.
Насамперед нагадаємо, що відповідно до ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік (див. «Бухгалтер» № 3’2012, с. 4 т) відповідальність за організацію бухобліку та забезпечення фіксування фактів здійснення усіх господарських операцій у первинних документах, за збереження документів покладається на власників (керівників) підприємств.
Що ж робити керівникові, якщо такий нещасний випадок все-таки трапився?
Мінфін у листі від 28.10.2003 р. № 31-04200-30-29/4479 (див. «Бухгалтер» № 4’2008, с. 46т) пропонує скористатися нормою п. 6.10 Положення № 88 (див. «Бухгалтер» № 35’2010, с. 11т), згідно з якою підприємство має письмово повідомити правоохоронні органи про інцидент, призначити комісію тощо.
А ось Держкомархів у листі від 27.07.2009 р. № 03-1526 (див. «Бухгалтер» № 36’2009, с. 38, або № 37’2010, с. 5т) роз’яснює, що у разі встановлення на підприємстві нестачі документів і справ необхідно спочатку здійснити їх розшук. У разі негативного результату розшуку керівник підприємства за поданням експертної комісії та архіву затверджує акт про нестачу документів, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності винних осіб. Довідка про причини відсутності документів, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву підприємства.
У листі також підкреслюється, що у разі втрати документів внаслідок стихійного лиха, пожежі тощо на підприємстві повинні складатися відповідні документи щодо розслідування причин їх втрати (акти, звіти, висновки експертів, протоколи комісій).
А що ж у цей час відбувається в обліку податковому?
У пункті 44.5 ПКУ йдеться:
«У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в пунктах 44.1 і 44.3 цієї статті, платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити орган державної податкової служби за місцем обліку в порядку, встановленому цим Кодексом для подання податкової звітності, та митний орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації.
Платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до органу державної податкової служби, митного органу».
Ще одним з наслідків втрати документів можна назвати перенесення строків проведення перевірки платника податків.
Свого часу ДПАУ в листі від 06.04.2011 р. № 4236/-5/23-4016/287 (див. «Бухгалтер» № 18’2011, с. 34) звертала увагу на те, що правило, встановлене п. 44.5 ПКУ, є загальним і повинне застосовуватися у всіх випадках і для всіх документів, перелічених у п. 44.1 ПКУ. Однак тоді був виняток — його було встановлено п/п. 139.1.9 ПКУ для розрахункових, платіжних та інших первинних документів,* які підтверджували витрати платника згідно з розділом III ПКУ. Зараз такого винятку немає — п/п. 139.1.9 приведено у відповідність до п. 44.5 ПКУ.
* У редакційному коментарі до зазначеного листа ДПАУ зазначалося, що строки для відновлення втрачених документів у п. 44.5 і п/п. 139.1.9 різні.
Яким же чином можна відновити документи?
Свого часу ми пропонували відновлювати платіжні документи шляхом звернення до обслуговуючого банку із проханням надати копії платіжних доручень, банківських виписок тощо.
Відродженню документів можуть допомогти й контр-агенти : з їх допомогою можна продублювати рахунки, накладні, акти тощо. Крім того, певну інформацію можна взяти, наприклад, зі збережених облікових регістрів або комп’ютерних програм. Законодавством також не встановлено, який вигляд повинен мати відновлений документ, тобто чи потрібно робити на ньому особливі відмітки: «копія» або «дублікат» — чи він нічим не повинен відрізнятися від зниклого документа?
Деякі фахівці вважають, що слово «копія» може бути витлумачене таким чином, що документ не має сили справжнього примірника (оригіналу), у зв’язку із чим під час перевірок можуть виникнути додаткові труднощі. Тому вони віддають перевагу відмітці «дублікат».
IV. Зберігання та знищення
первинних документів, відповідальність
Нагадаємо, що обов’язок щодо забезпечення збереження первинних документів встановлено як у спеціальних актах, так і в п. 44.3 ПКУ.
Згідно з цією нормою первинні документи, а також інші документи, пов’язані з виконанням вимог законодавства, які контролюються податківцями, повинні зберігатися не менше 1095 днів з моменту подання податкової звітності, а в разі її неподання — із граничного строку її подання.
Але відповідно до п. 44.4 ПКУ слід орієнтуватися ще й на здійснення перевірки за цими документами. Строки зберігання первинних документів та іншої документації наразі визначаються Переліком № 41*. При цьому строки зберігання, зазначені в Переліку № 41, є мінімальними, скорочувати їх заборонено (п. 2.11 Переліку № 41).
* Перелік типових документів , що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій , із зазначенням строків зберігання документів, затверджено наказом Головархіву від 20.07.98 р. № 41, зі змінами.
Витяг із Переліку № 41 — див. у «Бухгалтері» № 35’2010 на с. 11т–32т.
Звертаємо увагу на те, що з 01.01.2013 р. набуде чинності новий «архівний» документ — Перелік № 578/5** — з аналогічною назвою. Держархівслужба в листі від 30.10.2012 р. № 01.2/3388 (див. «Бухгалтер» № 44’2012, с. 26–27) роз’яснила, що вимоги Переліку № 578/5 для фізосіб-підприємців мають рекомендаційний характер.
** У новому документі встановлено практично ті самі правила зберігання документів, зокрема, найчастіше мінімальний строк зберігання — ті самі 3 роки за умови проведення перевірки.
Про те, чи можна знищувати первинні документи після закінчення 3-річного строку, а якщо ні, то як правильно ними розпорядитися, ми розмірковували у «Бухгалтері» № 37’2012 на с. 43–44.
У «Бухгалтері» № 15’2008 на с. 50 також зверталася увага на те, що не всі первинні документи, які належать до перевірених періодів, підлягають знищенню, бо для різних видів документів установлено різні строки зберігання.
Отже, після закінчення 1095-денного строку перевірені первинні документи (крім тих, для яких установлено строки зберігання, що перевищують 3 роки***) можуть бути знищені. Відразу ж виникають запитання, пов’язані з порядком проведення такого заходу. Досить детально його висвітлено в «Бухгалтері» № 37’2012 на с. 43–44.
*** Це особові рахунки працівників (строк зберігання 75 років ); документи, строк зберігання яких — «до ліквідації організації» або « Постійно» (договори, річна бухзвітність тощо).
Стосовно знищення первинних документів після закінчення 3-річного строку нещодавно надто ухильно висловилася Держархівслужба в листі від 13.09.2012 р. № 01.2/2855 (див. «Бухгалтер» № 39’2012, с. 34–35, і коментар до нього — там же). Про те, що робити з документами у разі ліквідації платника податків, спробувала роз’яснити ДПСУ в листі від 18.05.2012 р. № 13920/Ж/17-1216.
І насамкінець — традиційно про відповідальність.
Пунктом 121.1 ПКУ встановлено, що незабезпечення платником податків зберігання первинних документів тягне за собою накладення штрафу в розмірі 510 грн. Якщо порушення виявлено протягом року повторно, сума штрафу подвоюється — 1020 грн.
За втрату тощо документів можуть бути притягнуті до відповідальності й посадові особи підприємства. Адмінсанкції за такі порушення встановлено в КпАП:
— за відсутність податкового обліку, порушення керівниками та іншими посадовими особами підприємств установленого законом порядку ведення податкового обліку статтею 1631 (див. «Бухгалтер» № 9’2005, с. 6) передбачено штраф від 5 до 10 нмдг (від 85 до 170 грн); за повторне порушення протягом року — від 10 до 15 нмдг (від 170 до 255 грн);
— за відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку статтею 1642 (див. «Бухгалтер» № 15’2012, с. 30 т) передбачено штраф від 8 до 15 нмдг (від 136 до 255 грн); за повторне порушення протягом року — від 10 до 20 нмдг (від 170 до 340 грн);
— за незабезпечення належного стану первинного обліку статтею 1863 (див. «Бухгалтер» № 38’2003, с. 27) передбачено штраф від 10 до 15 нмдг (від 170 до 255 грн); за повторне порушення протягом року — від 15 до 20 нмдг (від 255 до 340 грн).
Адміністративно карається також недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконна передача іншій особі архівних документів тощо — згідно зі ст. 921КпАП (див. «Бухгалтер» № 4’2008, с. 44т); штраф для посадових осіб становить від 5 до 10 нмдг (від 85 до 170 грн); за повторне порушення протягом року — від 10 до 40 нмдг (від 170 до 680 грн).
А ось відповідальність за навмисне знищення, псування або приховування офіційних або приватних документів передбачено в ст. 357 КК (див. «Бухгалтер» № 15’2001, с. 25) — штраф до 50 нмдг (850 грн) або обмеження волі на строк до 3 років, а в разі якщо це спричинило порушення роботи підприємства — штраф до 70 нмдг (1190 грн) або обмеження волі на строк до 3 років або позбавлення волі на цей же строк.
Закінчимо « зберігально-відповідальний» розділ первинно-документальної саги на оптимістичній ноті: намір довести досить складно.
Алла Погребняк
