— Это вы у нас, у архивариусов,
хотели получить конкретные ответы?
На Ваши, извините меня, вопросы?
Уничтожение персональных данных
после увольнения работника;
уничтожение первичных документов
после истечения трехлетнего срока
Письмо Государственной архивной службы Украины
от 13.09.2012 г. № 01.2/2855
О сроках хранения первичных
бухгалтерских документов
временного хранения предприятий *
В соответствии со ст. 288, 315, 321, 325, 326, 330, 342 Перечня типовых документов, которые образуются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов (далее — Перечень), утвержденного приказом Главархива Украины от 20.07.98 № 41, зарегистрированного в Министерстве юстиции 17.09.98 за № 576/3016 (с изменениями и дополнениями), срок хранения первичных бухгалтерских документов временного хранения составляет 3 года (при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства. В случае возникновения споров (разногласий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам — хранятся до принятия окончательного решения).
В соответствии с Перечнем типовых документов, которые образуются в ходе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Министерства юстиции от 12.04.2012 № 578/5 и зарегистрированным в Министерстве юстиции 17.04.2012 за № 571/20884, который вступает в силу с 01.01.2013, срок хранения первичных бухгалтерских документов составляет 3 года (при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства. В случае возникновения споров (разногласий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам — хранятся до принятия окончательного решения. Документы, содержащие информацию о финансовых операциях, которые подлежат финансовому мониторингу, хранятся 5 лет).
Исчисление сроков хранения документов производится с 01 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2009 году, начинается с 01 января 2013 года.
Порядок работы с документами от их создания в делопроизводстве до передачи на архивное хранение устанавливают Правила работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, утвержденные приказом Госкомархива Украины от 16.03.2001 № 16 и зарегистрированные в Министерстве юстиции Украины 08.05.2001 за № 407/5598 (с изменениями) (далее — Правила).
Подпунктом 3.3 Правил указано, что документы с момента их создания (на стадии делопроизводства) хранятся по месту формирования дел. Сохранность обеспечивается руководителем структурного подразделения и должностным лицом, ответственным за делопроизводство в указанном подразделении. В рабочих комнатах дела должны храниться вертикально в закрывающихся шкафах.
В соответствии с п. 4.5 Правил отбор документов, сроки хранения которых истекли, и составление акта об изъятии этих документов для уничтожения осуществляются после сведения описей дел предприятия за соответствующий период. Сводные описи и акт рассматриваются экспертной комиссией (ЭК) предприятия одновременно. Одобренные ЭК предприятия описи дел, акты об изъятии для уничтожения документов вместе представляются на рассмотрение экспертно-проверяющей комиссии (ЭПК) соответствующего государственного архива. Одобренные ЭПК описи дел постоянного хранения, а также согласованные ею описи дел из личного состава и акты об изъятии для уничтожения документов утверждаются руководителем предприятия, после чего предприятие-фондосоздатель имеет право уничтожать документы.
И. о. Председателя службы В. Воронин
* Приводим запрос, ответом на который является это письмо:
«1. Если физическое лицо уволилось по собственному желанию, должно ли предприятие, принимая во внимание требования Закона от 01.06.2010 г. № 2297-VI «О защите персональных данных», уничтожить все данные о нем (в частности, согласно требованиям п. 2 ст. 15 данного Закона)?
Но существуют ли требования других нормативных актов (кроме Закона № 2297-VI) относительно срока хранения документов?
Вопросы относительно срока хранения документов:
2. На предприятии имеются документы, составленные более трех лет тому назад. В этот период выездные налоговые проверки не проводились.
Может ли предприятие уничтожить документы или нужно ждать, пока не будет проведена проверка?
3. Обязано ли предприятие определять ответственное лицо за хранение таких документов, какие усло-вия должны быть обеспечены для хранения таких документов (незатопление, температурный режим, неповреждение документов) и к ответственности какого лица предприятия отнесено обеспечение такого хранения?».— Ред.
Комментарий от Г. Б.
Ни на один из поставленных вопросов Государственная архивная служба так толком и не ответила.
В отношении первого вопроса, на наш взгляд, нужно учитывать специальные нормы, регулирующие порядок и сроки хранения первичных документов. Ведь сам Закон «О защите персональных данных» (ч. 2 ст. 15) требует уничтожать персональные данные в базах ПД в случае прекращения правоотношений между субъектом ПД и владельцем или распорядителем базы, если иное не предусмотрено законом. Такой случай, к примеру, установлен законом в отношении первичных документов.
Согласно ч. 7 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (см. «Бухгалтер» № 3’2012, с. 5т ) предприятие обеспечивает надлежащее хранение первичных документов в течение установленного срока. Кроме того, НКУ устанавливает обязанность хранения документов в пределах 1095 дней (п. 44.3).
В отношении второго вопроса главные архивариусы отмалчиваются уже не в первый раз. Госкомархив (прежнее название Государственной архивной службы) в письме от 20.04.2010 г. № 795/072* тоже ушел от ответа на данный вопрос.
Госкомпредпринимательства на этот счет (см. его письмо от 27.02.2009 г. № 1899 в «Бухгалтере» № 37’2010 на с. 7т) касательно частных предпринимателей пришел к выводу, что все документы независимо от срока их хранения до плановой налоговой проверки уничтожать нельзя. Вадсуд также поддерживает вывод, что даже при истечении трехлетнего срока первичные документы все равно могут быть уничтожены лишь при условии проведения проверки (см., например, определение от 20.11.2007 г. № К-17039/06, рег. № 1335366).
Зачастую же налоговикам самим просто незачем проверять период «глубже» 1095 дней, ведь доначислить налоговые обязательства, а также применять штрафные санкции они могут только в рамках трехлетнего срока (п. 102.1, 114.1 НКУ).
На третий вопрос Госархивслужба частично ответила. Что касается ответственности, то здесь стоит вспомнить об админответственности по ст. 1642 «Нарушение законодательства по финансовым вопросам» КУоАП**. В частности, еще в письме от 16.12.2002 г. № 02-18/724 (см. его в «Бухгалтере» № 8’2003 на с. 38) ГлавКРУ настаивало на применении взысканий по данной статье, поскольку несоблюдение сроков хранения бухгалтерских документов является нарушением порядка ведения бухучета.
Подробнее о правилах уничтожения первичных документов — см. «Бухгалтер» № 37’2012, с. 43–44.
* См. «Бухгалтер» № 31’2010, с. 37, или № 37’2010, с. 12т.
** См. «Бухгалтер» № 15’2012, с. 30т .
