— Це ви у нас, в архіваріусів,
хотіли отримати конкретні відповіді?
На Ваші, вибачте мене, запитання?
Знищення персональних даних після звільнення працівника;
знищення первинних документів після закінчення трирічного строку
Лист Державної архівної служби України
від 13.09.2012 р. № 01.2/2855
Про сроки зберігання первинних
бухгалтерських документів
тимчасового зберігання підприємств *
Відповідно до ст. 288, 315, 321, 325, 326, 330, 342 Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (далі — Перелік), затвердженого наказом Головархіву України від 20.07.98 р. № 41, зареєстрованого в Міністерстві юстиції 17.09.98 р. за № 576/3016 (зі змінами та доповненнями), строк зберігання первинних бухгалтерських документів тимчасового зберігання визначено [у] 3 роки (за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення.).
Відповідно до Переліку типових документів , що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів , затвердженого наказом Міністерства юстиції від 12.04.2012 р. № 578/5 та зареєстрованим у Міністерстві юстиції 17.04.2012 р. за № 571/20884, який набирає чинності з 01.01.2013 р., строк зберігання первинних бухгалтерських документів визначено 3 [у] роки (за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства. У разі виникнення спорів (суперечностей), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення. Документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, зберігаються 5 років.).
Обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2009 році, починається з 1 січня 2013 року.
Порядок роботи з документами від їх створення в діловодстві до передавання на архівне зберігання встановлюють Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Держкомархіву України від 16.03.2001 р. № 16 і зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 р. за № 407/5598 (із змінами) (далі — Правила).
Підпунктом 3.3 Правил зазначено, що документи з часу їх створення (на стадії діловодства) зберігаються за місцем формування справ. Збереженість забезпечується керівником структурного підрозділу і посадовою особою, відповідальною за діловодство в зазначеному підрозділі. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися вертикально в шафах, що зачиняються.
Відповідно до п. 4.5 Правил відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення цих документів для знищення здійснюються після зведення описів справ підприємства за відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються експертною комісією (ЕК) підприємства одночасно. Схвалені ЕК підприємства опис справ, акт про вилучення для знищення документів разом подаються на розгляд експертно-перевіряючої (ЕПК) комісії відповідного державного архіву. Схвалені ЕПК описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею описи справ з особового складу та акти про вилучення для знищення документів затверджуються керівником підприємства, після чого підприємство-фондоутворювач має право знищувати документи.
В. о. Голови служби В. Воронін
* Наводимо запит, відповіддю на який є цей лист:
«1. Якщо фізична особа звільнилася за власним бажанням, чи повинне підприємство, зважаючи на вимоги Закону від 01.06.2010 р. № 2297-IV «Про захист персональних даних», знищити всі дані про неї (зокрема, згідно з вимогами п. 2 ст. 15 цього Закону)?
Але існують вимоги інших нормативних актів (крім Закону № 2297 -IV) щодо строку зберігання документів?
Питання щодо строку зберігання документів:
2. На підприємстві є документи, складені більше трьох років тому. У цей період виїзні податкові перевірки не проводилися.
Чи може підприємство знищити документи чи потрібно чекати, поки не буде проведено перевірку?
3. Чи зобов’язане підприємство визначати відповідальну особу за зберігання таких документів, які умови мають бути забезпечені для зберігання таких документів (незатоплення, температурний режим, непошкодження документів) та до відповідальності якої особи підприємства віднесено забезпечення такого зберігання?».— Ред.
Коментар від Г. Б.
На жодне із поставлених запитань Державна архівна служба так до пуття й не відповіла.
Щодо першого запитання, на наш погляд, слід враховувати спеціальні норми, що регулюють порядок і строки зберігання первинних документів. Адже сам Закон «Про захист персональних даних» (ч. 2 ст. 15) вимагає знищувати персональні дані в базах ПД у разі припинення правовідносин між суб’єктом ПД і власником або розпорядником бази, якщо інше не передбачено законом. Такий випадок, приміром, установлений законом щодо первинних документів.
Згідно з ч. 7 ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (див. «Бухгалтер» № 3’2012, с. 5т ) підприємство забезпечує належне зберігання первинних документів протягом установленого строку. Крім того, ПКУ встановлює обов’язок зберігання документів у межах 1095 днів (п. 44.3).
Щодо другого запитання головні архіваріуси відмовчуються вже не вперше. Держкомархів (колишня назва Державної архівної служби) у листі від 20.04.2010 р. № 795/072* теж уникнув відповіді на це запитання.
Держпідприємництво щодо цього (див. його лист від 27.02.2009 р. № 1899 у «Бухгалтері» № 37’2010 на с. 7т) стосовно приватних підприємців дійшло висновку, що всі документи незалежно від строку їх зберігання до планової податкової перевірки знищувати не можна. Вадсуд також підтримує висновок, що навіть після закінчення трирічного строку первинні документи все одно можуть бути знищені лише за умови проведення перевірки (див., наприклад, ухвалу від 20.11.2007 р. № К-17039/06, реєстр. № 1335366).
Але часто-густо податківцям самим просто немає сенсу перевіряти період «глибше» 1095 днів, адже донарахувати податкові зобов’язання, а також застосовувати штрафні санкції вони можуть тільки в межах трирічного строку (п. 102.1 , 114.1 ПКУ).
На третє запитання Держархівслужба частково відповіла. Щодо відповідальності, то тут слід згадати про адмінвідповідальність за ст. 1642 КУпАП «Порушення законодавства з фінансових питань»**. Зокрема, ще в листі від 16.12.2002 р. № 02-18/724 (див. його у «Бухгалтері» № 8’2003 на с. 38) ГоловКРУ наполягало на застосуванні стягнень за цією статтею, оскільки недотримання строків зберігання бухгалтерських документів є порушенням порядку ведення бухобліку.
Детальніше про правила знищення первинних документів — див. «Бухгалтер» № 37’2012, с. 43–44.
* Див. «Бухгалтер» № 31’2010, с. 37, або № 37’2010, с. 12т.
** Див. «Бухгалтер» № 15’2012, с. 37, с. 30 т.
