Письмо Национального банка Украины
от 22.04.2013 г. № 11-117/1363/4874
Национальный банк Украины рассмотрел письмо <...> относительно предоставления разъяснения по вопросам оформления расходного кассового ордера предприятием и сообщает следующее.
Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине (далее — Положение), утвержденное постановлением Правления Национального банка Украины от 15.12.2004 № 637 и зарегистрированное в Министерстве юстиции Украины 13.01.2005 г. за № 40/10320, определяет порядок ведения кассовых операций юридическими лицами (кроме банков) независимо от организационно-правовой формы и формы собственности и физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, а также формы кассовых документов, которые применяются ими. Типовые формы кассовых документов приведены в приложениях к Положению.
В реквизите «Выдать» расходного кассового ордера (приложение 3 к Положению) указываются фамилия, имя и отчество физического лица, получающего средства. В случае если расходный кассовый ордер оформляется на общую сумму выдаваемых средств, например — по ведомости на выплату денег работникам предприятия (приложение 1 к Положению), то в указанном реквизите указывается соответствующее подразделение предприятия, которое получает средства.
Если же предприятие осуществляет выплаты с оформлением расходной ведомости, то в соответствии с абзацем вторым пункта 3.8 Положения на титульной странице расходной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличности за подписями руководителя и главного бухгалтера или лиц, уполномоченных руководителем, с указанием сроков выдачи наличности и суммы (гривень — прописью, копеек — цифрами).
При этом следует отметить, что согласно требованиям последнего абзаца пункта 3.10 главы 3 Положения в кассовых ордерах, которые оформляются на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (в том числе выдача наличности по расходным ведомостям), реквизит «Получил» (в расходном кассовом ордере), в котором указывается сумма наличности, не заполняется.
В этом случае может не заполняться и реквизит «Подпись получателя», поскольку получатели наличности проставляют свои подписи о получении в расходной ведомости.
Прочие реквизиты расходного кассового ордера, а именно дата; наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя, должны заполняться в соответствии с требованиями Положения.
Заместитель Председателя Национального банка Украины
В. ычаковская
Комментарий от А. Погребняк
Как известно, налоговики особенно любят проводить фактические проверки*, к которым относится и проверка порядка ведения кассовых операций, в частности порядка оформления кассовых операций.
Напомним, что порядок оформления кассовых операций определен в гл. 3 Положения № 637**. Из него вытекают особенности заполнения расходного кассового ордера, выписанного на общую сумму проведенных предприятием операций, например, при выдаче наличности по ведомости на выплату денег. В этом случае реквизит «Получил» заполнять не нужно (п. 3.10 Положения № 637). Естественно, такое скромное пояснение всегда порождало ряд вопросов: а как быть с остальными реквизитами расходного кассового ордера, а именно со строками «Подпись получателя», «Дата», «Название, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя». Заполнять их или нет?
Вопрос важный, поскольку во время проверок особенное внимание уделяется наличию на расходном кассовом ордере подписи получателя.
Дело в том, что в абз. 2 п. 3.5 Положения № 637 содержится следующее главное предостережение:
«Для выведения остатка наличности в кассе не принимаются расходные кассовые ордера или расходные ведомости, в которых выдача наличности из кассы не подтверждена подписью получателя».
А п. 7.24 Положения № 637*** установлено, что в случае выявления во время проверки таких документов (абз. 2 п. 3.5 данного Положения) сумма наличности по ним прибавляется к остатку наличности в кассе исключительно в день, в котором оформлены указанные расходные документы. Затем результат такого прибавления сравнивается с лимитом кассы — нет ли его превышения.
В комментируемом письме НБУ разъяснил, что в «общих» расходных кассовых ордерах кроме реквизита «Получил» можно не заполнять и реквизит «Подпись получателя», поскольку получатели наличности проставляют свои подписи о получении в ведомости на выплату денег. Логично: если не заполняется строка «Получил», зачем ставить подпись?
Что касается мнения Нацбанка по поводу обязательного заполнения остальных реквизитов, а именно даты; названия, номера, даты и места выдачи документа, удостоверяющего личность получателя, то здесь позиция НБУ четкая: их заполняют в соответствии с требованиями Положения № 637.
Ну а п. 3.1 Методических рекомендаций относительно порядка проведения проверок по вопросам соблюдения субъектами хозяйствования кассовой дисциплины, полноты оприходования выручки от реализации товаров (услуг), утвержденных приказом ГНАУ от 23.04.2009 г. № 210 (см. «Бухгалтер» № 22’2009, с. 14), нацеливает налоговиков на проверку, в частности, правильности заполнения всех реквизитов приходных и расходных ордеров и расходных ведомостей (проставления необходимых дат, номеров, сумм, указания оснований для их выписки, наличия подписей служебных лиц и получателей денег, оттисков печатей и штампов, подписей о получении наличности, правильности оформления депонированных сумм и т. п.).
Как показывает практика, когда налоговики выявляют расходные ордера, в которых не заполнены все реквизиты, они часто рассматривают такие ордера как отсутствующие вообще..
* О фактических проверках — см. «Бухгалтер» № 7’2012, с. 48–50.
** Главу 3 (п. 3.1–3.15) Положения № 637 — см. в «Бухгалтере» № 30’2011 на с. 6т–9т .
*** См. там же, с. 16т .
