Про оформлення видаткового касового ордера
на загальну суму проведених операцій
Лист Національного банку України
від 22.04.2013 р. № 11-117/1363/4874
Національний банк України розглянув лист <...> стосовно надання роз’яснення з питань оформлення видаткового касового ордера підприємством і повідомляє таке.
Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні (далі — Положення), затверджене постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. № 637 та зареєстроване в Міністерстві юстиції України 13.01.2005 р. за № 40/10320, визначає порядок ведення касових операцій юридичними особами (крім банків) незалежно від організаційно-правової форми та форми власності і фізичними особами, які здійснюють підприємницьку діяльність, а також форми касових документів, що застосовуються ними. Типові форми касових документів наведені у додатках до Положення.
У реквізиті «Видатки» видаткового касового ордера (додаток 3 до Положення) зазначається прізвище, ім’я та по батькові фізичної особи, яка отримує кошти. У разі якщо видатковий касовий ордер оформляється на загальну суму коштів, що видаються, наприклад — по відомості на виплату грошей працівникам підприємства (додаток 1 до Положення), то у вказаному реквізиті зазначається відповідний підрозділ підприємства, що отримує кошти.
Якщо ж підприємство здійснює виплати з оформленням видаткової відомості, то відповідно до абзацу другого пункту 3.8 Положення на титульній сторінці видаткової відомості робиться дозвільний напис про видачу готівки за підписами керівника і головного бухгалтера або осіб, уповноважених керівником, із зазначенням строків видачі готівки і суми (гривень — словами, копійок — цифрами).
При цьому слід зазначити, що згідно з вимогами останнього абзацу пункту 3.10 глави 3 Положення у касових ордерах, що оформляються на загальну суму проведених підприємством касових операцій (у тому числі видача готівки за видатковими відомостями), реквізит «Одержав» (у видатковому касовому ордері), в якому зазначається сума готівки, не заповнюється.
В цьому випадку може не заповнюватися і реквізит «Підпис одержувача», оскільки одержувачі готівки проставляють свої підписи про отримання у видатковій відомості.
Інші реквізити видаткового касового ордера, а саме дата; найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача, мають заповнюватися відповідно до вимог Положення.
Заступник Голови Національного банку України В. Ричаківська
Коментар від А. Погребняк
Як відомо, податківці особливо люблять проводити фактичні перевірки*, до яких належить і перевірка порядку ведення касових операцій, зокрема порядку оформлення касових операцій.
Нагадаємо, що порядок оформлення касових операцій визначено у п. 3 Положення № 637**. Із нього випливають особливості заповнення видаткового касового ордера, виписаного на загальну суму проведених підприємством операцій, наприклад, при видачі готівки за відомістю на виплату грошей. У цьому випадку реквізит «Одержав» заповнювати не потрібно (п. 3.10 Положення № 637). Звісно, таке скромне пояснення завжди викликало низку запитань: а як бути з іншими реквізитами видаткового касового ордера, а саме з рядками «Підпис одержувача», «Дата», «Назва, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача». Заповнювати їх чи ні?
Питання важливе, оскільки під час перевірок особливої уваги надано наявності на видатковому касовому ордері підпису отримувача.
Справа в тому, що в абз. 2 п. 3.5 Положення № 637 міститься таке головне застереження:
«Для виведення залишку готівки в касі не приймаються видаткові касові ордери або видаткові відомості, в яких видача готівки з каси не підтверджена підписом одержувача».
А п. 7.24 Положення № 637*** установлено, що у разі виявлення під час перевірки таких документів (абз. 2 п. 3.5 цього Положення) сума готівки за ними додається до залишку готівки в касі виключно в день, у якому оформлено зазначені видаткові документи. Потім результат такого додавання порівнюється з лімітом каси — чи немає його перевищення.
У коментованому листі НБУ роз’яснив, що в «загальних» видаткових касових ордерах крім реквізиту «Одержав» можна не заповнювати й реквізит «Підпис одержувача», оскільки одержувачі готівки проставляють свої підписи про одержання у відомості на виплату грошей. Логічно: якщо не заповнюється рядок «Одержав», навіщо ставити підпис?
Що стосується думки Нацбанку щодо обов’язкового заповнення інших реквізитів, а саме дати; назви, номера, дати та місця видачі документа, що засвідчує особу одержувача, то тут позиція НБУ чітка: їх заповнюють відповідно до вимог Положення № 637.
Ну а п. 3.1 Методичних рекомендацій щодо порядку проведення перевірок з питань дотримання суб’єктами господарювання касової дисципліни, повноти оприбуткування виручки від реалізації товарів (послуг), затверджених наказом ДПАУ від 23.04.2009 р. № 210, націлює податківців на перевірку, зокрема, правильності заповнення всіх реквізитів прибуткових і видаткових ордерів та видаткових відомостей (проставлення необхідних дат, номерів, сум, зазначення підстав для їх виписки, наявності підписів службових осіб та одержувачів грошей, відбитків печаток і штампів, підписів про одержання готівки, правильності оформлення депонованих сум тощо).
Як свідчить практика, коли податківці виявляють витратні ордери, у яких не заповнено всі реквізити, вони часто розглядають такі ордери як відсутні взагалі.
* Про фактичні перевірки — див. «Бухгалтер» № 7’2012, с. 48–50.
** Главу 3 (п. 3.1–3.15) Положення № 637 — див. у «Бухгалтері» № 30’2011 на с. 6т–9т.
*** Див. там же, с. 16т.
