Топливо и ГСМ. Начнем с бензина и прочих ГСМ. Формулировка, касающаяся возможности включать в расходы топливо и ГСМ, изменилась, но не существенно.
Норма по ГСМ-расходам у ФЛП: «расходы, в состав которых включается стоимость <…> топлива и энергии <…> которые могут быть непосредственно отнесены к конкретному объекту расходов» (п.п. 177.4.1 НКУ).
Раньше в НКУ не было дополнительных требований по поводу того, как отражать расходы на ГСМ. Тем не менее на практике их было немало:
— наличие путевого листа (на сегодняшний день путевые листы отменены, хотя многие СПД продолжают ими пользоваться для списания расходов. Вместо путевого листа подойдет документ (аналог путевого листа) произвольной формы с указанием, куда и зачем выехал автомобиль и сколько топлива списано на эти цели);
— соответствие вида ГСМ и марки автомобиля;
— количество списанного ГСМ должно соответствовать нормам списания* (сверхнормативные ГСМ налоговики не хотели видеть в расходах)**.
** Постановление Ровенского окружного админсуда от 18.07.2013 г. по делу № 817/1869/13-а, определение Житомирского апелляционного админсуда от 19.03.2013 г. по делу № 0670/3615/12.
Этих требований нет в НКУ, поэтому даже если они нарушены, свое право на расходы можно отстоять в суде**.
Указанные требования формировались постепенно в течение прошлых лет, и расходы по ГСМ обрастали ими, как снежный ком. Если учесть при этом, что формулировка в НКУ, касающаяся ГСМ-расходов, не сильно изменилась, то велика вероятность того, что прежние требования потянутся и в новые реалии, тем более что ФЛП обязаны подтверждать документально все свои расходы и эту обязанность у них никто не отменял (п. 177.2 НКУ). Кроме того, могут появиться и новые требования к ГСМ-расходам ФЛП, в частности фраза из п.п. 177.4.1 НКУ о связи с конкретным объектом расходов. Что это значит? Если, к примеру, ФЛП везет товар на склад (или доставляет покупателю), то стоимость бензина можно включить в расходы, так как налицо связь между бензином и тем, для какого объекта он потрачен (партия товара).
Но допустим, сам ФЛП едет заключать договор на поставку товара. Тут уже сложно связать стоимость бензина с конкретным объектом расходов. Разрешат ли налоговики учесть такие расходы? Хотелось бы надеяться. Официальных разъяснений от ГФСУ на этот счет пока нет.
Ремонт и техобслуживание автомобиля. До 01.01.2015 г. важно было понять, куда относятся затраты: к ремонту автомобиля или к его техобслуживанию. Ведь техобслуживание можно было включить в расходы ФЛП, а ремонт, увы, нет. С 01.01.2015 г. расходы на ремонт уже можно учитывать. Поэтому больше не нужно беспокоиться о том, куда относить замену шин, аккумуляторов, свечей и иных запчастей — к ремонту или техобслуживанию автомобиля — в любом случае такие затраты можно ставить на расходы.
Расходы на ремонт и техобслуживание авто можно учесть на основании п.п. 177.4.4 НКУ как «другие расходы <…> к которым относятся расходы на <…> ремонт и эксплуатацию имущества, используемого в хозяйственной деятельности».
Разумеется, что расходы эти должны быть подтверждены документально. И тут снова возвращаемся к дополнительным правилам, которые, как и хвост по ГСМ, тянутся с незапамятных времен. Итак, на сегодняшний день имеем следующие рекомендации:
— оформите письменное распоряжение об использовании автомобиля в хоздеятельности (в произвольной форме);
— покупая запчасти, обязательно оформляйте такую покупку документально (договор, счет, платежка, чек, квитанция и т. п.);
— желательно иметь документы, подтверждающие факт использования запчастей на ремонт или техобслуживание конкретного автомобиля, в частности, акт их списания (установки на автомобиль). Можно вместо акта использовать счет;
— при замене шин учитывайте нормы пробега шин*** (велика вероятность, что преждевременную замену налоговики не разрешат относить на расходы);
*** Нормы эксплуатационного пробега автомобильных шин, утвержденные приказом Минтранса от 08.12.97 г. № 420, и Эксплуатационные нормы среднего ресурса пневматических шин колесных транспортных средств и специальных машин, выполненных на колесных шасси, утвержденные приказом Минтранса от 20.05.2006 г. № 488.
— при замене аккумуляторов учитывайте нормы ресурса аккумуляторов**** (есть вероятность, что преждевременную замену налоговики не разрешат относить на расходы).
Есть случаи, когда шины можно заменить невзирая на пробег: если обнаружены эксплуатационные или производственные дефекты, с которыми пневматические шины не допускаются к эксплуатации или не ремонтируются ввиду неприемлемых расходов. Такие шины списываются на основании акта независимо от того, соответствует ли их фактический ресурс нормам (п. 3.2 приказа № 488).
Выполнив указанные требования, на наш взгляд, предприниматель может смело рассчитывать на расходы по ремонту и техобслуживанию автомобиля. Но все равно нужно быть на чеку. Дело в том, что раньше контролеры давали «добро» по таким расходам только перевозчикам. А остальным предпринимателям приходилось отстаивать свое право в суде. Конечно, этот запрет незаконный, но на всякий случай осторожным ФЛП советуем посетить госрегистратора и добавить к своим видам деятельности код 49.41 «Вантажний автомобільний транспорт» (лицензия на такую деятельность, кроме перевозки опасных грузов, не нужна).
