Основные положения
Помогут нам в этом Закон № 851* и Порядок № 1886/5**.
* Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г. № 851-IV.
Последним Минюст установил общие требования к электронному документообороту с применением электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП), организации работы с электронными документами (далее — ЭД) в делопроизводстве на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности.
В этом Порядке можно найти много чего полезного (начиная от подготовки и оформления ЭД до передачи последних на архивное хранение). Кроме того, по-хорошему, на его основании на каждом предприятии должны разработать собственные инструкции по электронному документообороту с применением ЭЦП, регламенты работы с ЭД и прочие необходимые внутренние документы.
Порядок «распределяет обязанности» на предприятии между следующими службами (подразделениями/лицами):
1) служба делопроизводства — структурное подразделение*** делопроизводства (документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия и т. п.) или секретарь, занимающиеся организацией работы с ЭД в делопроизводстве;
*** Департамент, управление, отдел или сектор.
2) служба информационного обеспечения — структурное подразделение*** информационного обеспечения (информационных технологий, далее — ИТ) или специалист по ИТ, занимающиеся техническим сопровождением электронного документооборота на предприятии;
3) служба защиты информации — структурное подразделение*** защиты информации или специалист по защите информации;
4) архивное учреждение — архивное подразделение или лицо, ответственное за ведение архива предприятия, занимающиеся организацией работы с архивными ЭД и их подготовкой к передаче на архивное хранение.
Далее. Обратите внимание на некоторые важные аспекты составления ЭД. Такой документ должен быть оформлен по общим правилам документирования и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа с бумажным носителем информации.
Составление ЭД ≠ полному отказу от бумаги. Для ЭД постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения согласно п. 4 разд. І Порядка № 1886/5 в обязательном порядке нужно составлять бумажные экземпляры. А вот создание документов по кадровым вопросам (личного состава) в электронной форме придется согласовать с соответствующим государственным архивным учреждением, архивным отделом городского совета.
Использование электронной печати
Предприятие обязано применять электронную печать (ЭЦП, специально предназначенную для засвидетельствования подписей) в случае, если в соответствии с законодательством необходимо засвидетельствовать печатью подписи на документах и соответствие копий документов оригиналам. Но! Обязанность применять электронную печать действует только при наличии у предприятия соответствующей печати, которая применяется для документов с бумажным носителем информации. То есть, если вы воспользовались правом отказаться от последней, то и электронная печать вам ни к чему! На это указывает п. 6 гл. 2 разд. ІІ Порядка № 1886/5 (ср. ). Согласуется это и с требованиями Порядка № 1246**** в части наложения ЭЦП на НН.
Прием входящих / отправка исходящих ЭД
Прием ЭД состоит из следующей последовательности операций: техническая проверка → составление отчета по ее результатам → формирование электронного сообщения о принятии или отклонении ЭД → отправка такого сообщения отправителю → регистрация ЭД → его предварительный просмотр → отправка непосредственному адресату. Учтите: для обеспечения работы с ЭД и своевременного их выполнения нужно определить (разработать) и утвердить схемы прохождения ЭД между подразделениями для всех видов документов.
Отправка ЭД осуществляется централизованно службой делопроизводства после их получения от структурных подразделений-исполнителей.
Исходящий ЭД считается отправленным адресату, если от того пришло электронное сообщение с подтверждением получения ЭД.
Хранение ЭД
Субъекты электронного документооборота согласно ст. 13 Закона № 851 обязаны хранить ЭД на электронных носителях информации в форме, дающей возможность проверить их целостность на этих носителях. При этом срок хранения ЭД на электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного законодательством для хранения соответствующих документов на бумаге. То есть как минимум быть таким же.
При хранении ЭД обязательно соблюдение следующих требований:
1) содержащаяся в ЭД информация должна быть доступной для ее дальнейшего использования;
2) возможность восстановления ЭД в том формате, в котором он был создан, отправлен или получен;
3) сохранение информации (в случае ее наличия), дающей возможность установить происхождение и назначение ЭД, а также дату и время его отправления или получения.
НКУ содержит собственные рекомендации по этому поводу ( п. 44.3). Он устанавливает, что налогоплательщики обязаны обеспечить хранение первичных документов, регистров бухучета, финотчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой были использованы указанные документы. В случае же ее неподачи — с предусмотренного НКУ предельного срока представления такой отчетности.
Предоставление копий документов проверяющим
Контролирующие органы в соответствии с п.п. 20.1.2, п. 85.4 НКУ наделены правом безвозмездно получать от налогоплательщиков всех форм собственности копии документов. ЭД — не исключение.
Они должны быть заверены подписью плательщика или его должностного лица и скреплены печатью (при наличии). При этом, очевидно, что налоговики будут понимать это как заверение «живой» подписью и печатью бумажной копии ЭД.
Также налоговики могут обратиться к плательщику с письменным запросом о предоставлении информации и ее документального подтверждения согласно п. 73.3 НКУ.
Те же НН и РК к ним, составленные в электронной форме, как и другие ЭД, налогоплательщики должны хранить на электронных носителях информации в форме, дающей возможность проверить их целостность на этих носителях.
ГФСУ отмечает (категория 101.19 ЗІР), что во время проведения проверки плательщики НДС обязаны предоставить должностным (служебным) лицам контролирующего органа доступ к таким электронным носителям информации. А в случаях, определенных законом, также копии НН и РК к ним, заверенные «в установленном законодательством порядке».
А с этим порядком как раз и существуют недопонимания (причем касается это не только НН и РК к ним, но и других документов). Налоговики на местах часто требуют давать им бумажные копии ЭД, пронумерованные, прошнурованные и с подписью «Верно». Это и есть установленный законодательством порядок?
Из НКУ это явно не следует. В случае предоставления копий ЭД контролерам необходимо: (1) заверить их подписью плательщика или его должностного лица; (2) скрепить печатью (при наличии). Все. То, что истребоваться могут именно бумажные копии ЭД, налоговики «выуживают» из ч. 6 ст. 9 Закона о бухучете.
Получение копий документов в ходе проверки оформляют описью. Ее копию, составленную должностными (служебными) лицами контролирующего органа, вручают под подпись налогоплательщику или его законному представителю. Если последние отказываются от засвидетельствования описи или от подписи о получении ее копии, должностные (служебные) лица контролирующего органа делают об этом соответствующую отметку.
Изъятие оригиналов первичных финансово-хозяйственных, бухгалтерских и других документов согласно п. 85.5 НКУ запрещается! Исключение — случаи, предусмотренных уголовным процессуальным законодательством.
