«Необособленный» статус
Вопросы обращения наличных урегулированы Положением № 637*. При этом в нем законодатели прописали специальные правила обращения с наличными для обособленных подразделений. А что же насчет подразделений структурных (т. е. необособленных)? К сожалению, для них нет правил, которые бы учитывали специфику их работы.
Налоговики традиционно под обособленными понимают те подразделения, данные о которых внесены в ЕГР. Правда, сейчас они допускают, что головное предприятие может дать статус обособленного даже тому подразделению, которое не внесено в ЕГР (такой вывод можно сделать из категории 109.01 ЗІР).
Куда сдавать выручку: в офис или банк
В Положении № 637 прямо не говорится о выручке необособленных подразделений, однако из п.п. 3.3, 3.7 и 4.2 можно сделать однозначный вывод о том, что их выручка обязательно должна отражаться в кассовой книге головного предприятия. Отсюда два важных правила:
Правило 1: наличную выручку обязательно нужно сдавать в головной офис в тот же день (и забрать отрывную квитанцию от ПКО).
Правило 2: выручку нельзя сдавать напрямую в банк, минуя головной офис, иначе она не попадет ни в кассовую книгу головного предприятия, ни в кассовую книгу необособленного подразделения, т. к. оно вообще не ведет кассовых книг и не выписывает кассовые ордера (письмо НБУ от 05.12.07 г. № 11-113/4587-12584).
Стало быть, эта сумма будет неоприходованной, т.к. под оприходованием наличных налоговики понимают** не только запись в КУРО, но и запись в кассовой книге ( п. 2.6 Положения № 637). А за неоприходование грозит 5-кратный (!) штраф по ст. 1 Указа № 436***.
** Подробности см. в статье «Санкции за наличку: как сейчас» в журнале «Бухгалтер 911», 2015, № 37.
Сдавать выручку сразу в банк разрешено только обособленным подразделениям ( п. 2.8 Положения № 637). Причем налоговики и НБУ считают, что это возможно даже если подразделение не ведет кассовую книгу (раздел 109.16 ЗІР, письмо НБУ от 30.04.2013 г. № 11-117/1518/5387). Но, на наш взгляд, все же безопаснее, чтобы кассовая книга была.
Поэтому, если ваше подразделение расположено далеко (территориально), лучше дайте ему статус «обособленного» (приказом).
Можно ли сдать выручку на следующий день
Смело это делать могут только обособленные подразделения, и то если их режим работы не совпадает с головным предприятием ( п. 4.3 Положения № 637).
А вот для необособленных подразделений таких правил нет, хотя по логике вещей и запрета на это тоже быть не должно****. Но логика логикой, а налоговики нередко расценивают «ночевку» наличных в кассе подразделения как несвоевременное их оприходование, и применяют 5-кратный штраф! Если у вас это уже случилось, то вся надежда только на суд. Если же вам еще не приходилось оставлять наличные на ночь, попросите у налоговиков индивидуальную консультацию. Даже если она будет негативной (хотя не факт), ее проще обжаловать в суде.
**** Подробнее см. статью «Кассово-лимитные» вопросы: найдите свой ответ» в журнале «Бухгалтер 911», 2015, № 38.
При составлении иска вам помогут примеры положительных судебных решений по данному вопросу. Например: определение ВАСУ от 15.07.2015 г. по делу № К/800/21064/15, определение Львовского апелляционного админсуда от 06.03.2014 г. по делу № 9104/178120/2.
Можно ли не сдавать разменную монету
Конечно, можно. Но вы должны понимать, что оставлять деньги на размен из полученной выручки нельзя. Иначе они не пройдут через кассовую книгу и будут считаться неоприходованными.
А вот если вы получили разменную монету от головного предприятия, и этот переходящий остаток «тянется» у вас изо дня в день, то все в порядке. К примеру, разменной монеты утром было 500 грн., днем поступила выручка в 10000 грн., вечером в головной офис сдали 10000 грн., а 500 грн. оставили на сдачу на следующий день. Это нормально.
Но тут нужно соблюдать определенный алгоритм действий, чтобы не нарваться на штрафы по РРО: 1) получили разменную монету от головного предприятия по РКО (к примеру, 500 грн.); 2) утром внесли ее кассу РРО — операция «служебное внесение»; 3) в течение дня получили наличную выручку (10000 грн); 4) в конце дня провели операцию «служебная выдача» на сумму выручки (10000 грн.). По разменной монете (500 грн.) «служебную выдачу» делать не нужно, так как она остается в ящике РРО; 5) распечатали Z-отчет; 6) выручку (10000 грн.) сдали в кассу головного предприятия, получив квитанцию ПКО; 7) разменную монету (500 грн.) оставили в кассе РРО. Ее можно не отражать в гр. 4 разд. 2 КУРО; 8)каждый следующий день разменную монету (500 грн.) нужно снова вносить в операционную память РРО. Это делается с помощью операции «служебное внесение» после распечатки Z-отчета (так как данный отчет обнуляет операционную память РРО) — и важно: до (!) регистрации первой расчетной операции, которая проводится после Z-отчета.
Служебная выдача обязательна, только если хотите вернуть разменную монету в офис головного предприятия.
