Возврат наличными
Кто-то может испугаться предписания ч. 3 ст. 1049 ГКУ, что займ считается возвращенным в момент зачисления денежной суммы, которая была взята взаймы, на банковский счет заимодателя. Но это совершенно напрасно.
В самом договоре займа может быть установлен и другой порядок его возврата ( ч. 1 ст. 1049 ГКУ). Поэтому, если вы прописали в договоре с работником возможность вернуть займ наличными, можете принимать деньги в кассу. Не вопрос!
Но соблюдайте при этом «наличные» ограничения. Ограничение наличных расчетов «не более 10 тыс. грн. в день на одно лицо» касается только расчетов с ЮЛ и ФЛП ( п. 1 постановления № 210*). Поэтому, если ваш работник брал займ как обычное физлицо (в договоре указывал только паспортные данные, а не регистрационные данные ФЛП), то можно спокойно получать от него наличные на сумму до 150 тыс. грн. в день (напомним: НБУ и налоговики настаивают, что выдача/возврат займа/финпомощи подпадают под 150-тысячное «наличное» ограничение)**.
** Подробнее о «наличных» ограничениях мы говорили в статье «Расчеты наличностью: помните об ограничениях!» в журнале «Бухгалтер 911», 2015, № 3. О применении санкций — в статье «Санкции за наличку: как сейчас» в журнале «Бухгалтер 911», 2015, № 37.
Относительно снижения 150-тысячной планки до 50-тысячной пока тишина. Это все еще лишь проект НБУ.
Финпомощь: без РРО, но с ПКО
Приходуя финпомощь в кассе, не беспокойтесь об РРО. Дело в том, что он необходим для приема наличных только за проданные товары или услуги. Это следует из п. 1 ст. 3 Закона об РРО*** (ср. ). А возврат займа/финпомощи никак не связан с продажей товаров или услуг, поэтому и РРО для таких расчетов не нужен!
Налоговики «утвердительно кивают» в категории 109.03 ЗІР: возврат займа — это внереализационные поступления, не связанные с продажей товаров, работ или услуг. Стало быть, РРО не применяется.
Но понятно, что оприходовать наличные в кассе в любом случае нужно: выписать ПКО типовой формы № КО-1 (подписанный главбухом / другим уполномоченным лицом) и выдать сотруднику отрывную квитанцию о приеме наличных. Эту операцию отражаем в бухучете проводкой Дт 301 — Кт 377 и в Кассовой книге****.
**** Вам будут интересны статьи «Возвратная финпомощь: учетные и отчетные вопросы 2015 года» (журнал «Бухгалтер 911», 2015, № 18-19) и «Старая» возвратная финпомощь от неплательщика: ГФСУ таки опомнилась!» (журнал «Бухгалтер 911», 2015, № 29).
Финпомощь можно выдать из кассы
Если вы правильно оприходовали наличные в кассе, дальше никто не мешает вам использовать их на любые цели, связанные с хоздеятельностью предприятия ( п.п. 2.9 Положения № 637*****). Такая операция не противоречит законодательству, и с этим согласны даже налоговики (категория 109.14 ЗІР).
Так что смело выдавайте деньги под отчет или в виде новой финпомощи другому сотруднику. Но помните: максимальная сумма наличных, выданных в день одному и тому же физлицу, — 150 тыс. грн., ФЛП или ЮЛ — 10 тыс. грн.
Вернул в кассу потраченное «на себя»
Теперь перейдем ко второму вопросу и начнем сразу с РРО. Как и в случае с возвратной финпомощью РРО нам не нужен, так как работник возвращает предприятию свой долг, а не платит ему за товары (услуги).
Напомним: снятие денег со счета предприятия с помощью корпоративной карточки приравнивается к получению их под отчет. Поэтому работнику нужно будет не только вернуть деньги в кассу, но и предоставить авансовый отчет (его утверждаем в сумме 0,00 грн.).
Если он успеет это сделать вовремя, то НДФЛ с него удерживать не нужно. Срок сдачи авансового отчета таков ( пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ) — до окончания 5-го банковского дня, который наступает за днем окончания:
— командировки;
— гражданско-правового действия по поручению предприятия, которое выдало средства под отчет (по сути, день, когда средства были списаны с картсчета — потрачены в магазине).
Что касается корпоративной карты, то если работник использовал ее будучи в командировке — срок сдачи авансового отчета таков:
— до окончания 3-го банковского дня после окончания командировки, если он просто снимал наличные с корпоративной карты и тратил их;
— 10 банковских дней (вероятно, после окончания командировки), если работник рассчитывался непосредственно корпоративной картой.
Этот срок может быть продлен работодателем до 20 банковских дней.
Излишне потраченные деньги нужно вернуть в кассу или на текущий счет в этот же срок (до подачи авансового отчета или вместе с ним)! И будет лучше, если работник успеет это сделать вовремя. В противном случае уже пойдет речь о допблаге с соответствующим налогообложением******.
****** Детали найдете в статье «Работник потратил деньги предприятия на личные нужды» (журнал «Бухгалтер 911», 2015, № 22).
