ЭЦП бухгалтера без него самого (отпуск, декрет и т. п.)

В избранном В избранное
Печать
Казанова Марина, налоговый эксперт, m.kazanova@buhgalter911.com
Бухгалтер 911 Сентябрь, 2015/№ 37
Главный бухгалтер — второе лицо на предприятии. Поэтому неудивительно, что его увольнение либо временное отсутствие — целая проблема для предприятия. Как подписывать отчетность в этом случае, можно ли использовать ЭЦП главного бухгалтера в период его отсутствия? С этими вопросами разберемся в сегодняшней статье.
подписываем отчетность и НН

Ситуация 1. Главбух увольняется

В этом случае ЭЦП главбуха следует аннулировать. Использование ЭЦП уволенного бухгалтера считается компрометацией личного ключа (ведь ЭЦП приравнивается к собственноручной подписи). Кроме того, использование чужой подписи может расцениваться как должностное преступление. Для аннулирования ЭЦП нужно обратиться в АЦСК ИСД ГФС или его региональное отделение с соответствующим заявлением (образец заявления есть на сайте www.acskidd.gov.ua). Аннулировать ЭЦП можно и без оформления бумажного заявления по электронному запросу через программное обеспечение «ІІТ Користувач ЦСК-1» (программу можно загрузить с вышеупомянутого сайта, там же есть и подробная инструкция по аннулированию ЭЦП).

Важно! О факте увольнения главбуха нужно уведомить налоговиков, подав форму № 1-ОПП с отметкой «Зміни» ( п. 9.3 Порядка № 1588*). Подать ее нужно в 10-дневный срок со дня возникновения изменений в учетных данных налогоплательщика. Днем возникновения изменений следует считать день увольнения главбуха. За несвоевременную подачу может быть применен штраф на основании ст. 117 НКУ в размере 510 грн. Но штраф — это полбеды. Если форму № 1-ОПП не подать, то могут возникнуть проблемы с принятием налоговой отчетности. Ведь подпись должностных лиц — один из обязательных реквизитов налоговой декларации ( ст. 48 НКУ). Информацию о смене главбуха налоговики могут узнать только от самого плательщика. Если же соответствующая информация налоговикам не поступит, то они не признают отчетность, если она не будет подписана лицом, которое по их базе данных ответственно за ведение бухгалтерского учета на предприятии. При этом ссылаться на то, что у предприятия есть приказ об увольнении бухгалтера и он не мог подписывать отчетность, в этом случае не получится. Ведь плательщик не довел эти сведения до налоговиков.

* Порядок учета плательщиков налогов и сборов, утвержденный приказом Минфина от 09.12.2011 г. № 1588.

К форме № 1-ОПП прилагается копия приказа об увольнении бухгалтера.

Если уже есть новая кандидатура на освобожденную должность главбуха, то в форме № 1-ОПП в поле для заполнения данных о главбухе нужно указать сведения о таком лице. Конечно же, на такое лицо нужно будет переоформить ЭЦП. Кроме того, придется переоформить договор о признании налоговой отчетности с налоговиками и другими органами, которым вы подаете электронную отчетность.

Если освобожденная должность главбуха вакантна, то до того момента, пока не будет принят новый главбух, нужно определить, кто будет ответственным за ведение бухгалтерского и налогового учета. Отметим: если в штатном расписании предусмотрена должность «главный бухгалтер» или «бухгалтер», то это исключает вариант единоличного ведения бухгалтерского учета и составления отчетности непосредственно руководителем предприятия ( ст. 8 Закона о бухучете, письмо Минфина от 28.03.2013 г. № 31-08410-07/23-1343/1310). Директор в этом случае может временно выполнять функции бухгалтера, если он будет совмещать должность директора и главбуха (для этого оформляется соответствующий приказ (распоряжение) о совмещении, в котором оговаривается срок совмещения профессий).

За выполнение дополнительных функций директору полагается доплата, конкретный размер которой устанавливается либо в коллективном, либо в трудовом договоре и указывается в приказе.

В форме № 1-ОПП в этом случае в поле, предназначенном для указания сведений о главбухе, нужно вписать данные директора. Поскольку на предприятии предусмотрена должность бухгалтера, в налоговой отчетности должны заполняться поля как за директора, так и за главного бухгалтера ( п.п. 48.5.1 НКУ). И в том, и в другом поле директор проставляет свои данные. А вот ЭЦП в этом случае проставляется так (категория 135.03 ЗІР): первой ставится ЭЦП директора, второй — ЭЦП, которая является аналогом печати предприятия.

Если же директор вообще захочет исключить из штатного расписания должность бухгалтера, он может избрать такой способ организации учета, как единоличное ведение бухгалтерского учета. В этом случае в налоговой декларации он будет проставлять свои инициалы только в поле «Керівник», а поле «Головний бухгалтер» оставлять пустым (такой вывод напрашивается из п.п. 48.5.1 НКУ).

В случае увольнения бухгалтера не забудьте переоформить карточку с образцами подписей и оттиском печати для осуществления операций по текущему счету.

Ситуация 2. Главбух временно отсутствует (находится в отпуске, на больничном и т. п.)

В период временного отсутствия главбуха его ЭЦП использоваться не может. Передача ключа другим лицам является фактом компрометации личного ключа. Закон об ЭЦП** не допускает передачи личного ключа другим лицам.

** Закон Украины «Об электронной цифровой подписи» от 22.05.2003 г. № 852-IV.

Если на предприятии есть заместитель главного бухгалтера либо просто бухгалтер, должностной инструкцией которого предусмотрено, что он уполномочен выполнять обязанности главбуха в период его временного отсутствия, то функции по ведению бухгалтерского и налогового учета, в том числе и подписанию налоговой отчетности, возлагаются на него. Как правило, предприятие изначально оформляет ЭЦП на таких лиц.

Если же должностной инструкцией не предусмотрено такой замены, то составляется приказ о временном заместительстве или исполнении обязанностей временно отсутствующего бухгалтера. Такое лицо также должно иметь ЭЦП. Поэтому, если на предприятии есть только ЭЦП главбуха, ЭЦП директора и ЭЦП — аналог печати, то лучше временное заместительство оформить на директора, чтобы не оформлять дополнительные ЭЦП. Форму № 1-ОПП на период временного отсутствия бухгалтера в этом случае подавать не нужно.

При этом для того чтобы у налоговиков не было претензий, почему отчетность не подписана главбухом, к отчетности нужно приложить копию документа, подтверждающего полномочия лица на подписание отчетности в период отсутствия главбуха.

В случае отсутствия руководителя и главного бухгалтера юрлица на работе по уважительным причинам налоговая декларация может быть подписана другими лицами, которые уполномочены исполнять обязанности руководителей на время их отсутствия, при условии, что полномочия лица, подписавшего налоговую декларацию, подтверждены соответствующими документами (учредительными, приказами или распоряжениями и т. п.), которые подаются вместе с налоговой декларацией в контролирующий орган (категория 135.03 ЗІР).

Для подписания банковских документов в этом случае следует оформить карточку с образцом подписи временно уполномоченного лица с указанием срока ее действия и копии документа (протокола, приказа), подтверждающего полномочия. Эта временная карточка удостоверяется подписью директора и главного бухгалтера, оттиском печати (при наличии) и дополнительного удостоверения не требует.

Ситуация 3. Главбух уходит в декретный отпуск

На время декрета главбуха его ЭЦП использоваться не может. При этом, поскольку, находясь в декретном отпуске, главбух не может выполнять свои должностные обязанности, нужно определиться с тем, кто будет на этот период ответственным за ведение бухгалтерского учета.

Это может быть либо:

— сам директор. При этом поскольку должность бухгалтера сохраняется, директор может вести учет только на условиях совмещения должности директора и главбуха (см. подраздел выше). В этом случае директор будет ставить свою подпись и за себя, и за главного бухгалтера;

— другое лицо, которое временно назначили и на которое оформили ЭЦП.

В этом случае также нужно подать форму № 1-ОПП с отметкой «Зміни» и вписать туда сведения о лице, которое будет ответственно за ведение учета на предприятии. Также нужно переоформить договор о признании налоговой отчетности с налоговиками и другими органами, которым вы подаете электронную отчетность.

Ситуация 4. Увольняется НН-бухгалтер

Налоговики настаивают: Ф. И. О. составителя НН, указанное в поле «ініціали та прізвище особи, яка склала податкову накладну», и Ф. И. О. лица, наложившего ЭЦП на нее, должны совпадать. А что делать, если на дату регистрации НН работник, уполномоченный на ее составление, уже уволился? ЭЦП какого лица в этом случае налагается на НН?

Очевидно, что в этом случае ЭЦП составителя налагаться на НН не может. НН должна скрепляться подписью нового лица, которому делегировано право подписи накладных. Но как же тогда быть?

Тут действительно проблема. Большая вероятность того, что налоговики захотят «забраковать» НН. Здесь можно либо сослаться на судебную практику***, либо переделать НН, где в качестве составителя указать «нового подписанта».

*** См. статью «Подпись в НН не совпадает с ЭЦП: как быть» в журнале «Бухгалтер 911», 2015, № 34.

Работал ли он на дату составления НН, налоговики могут и не докопать, а вот несоответствие подписей уж точно заметят.

m.kazanova@buhgalter911.com

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить