Общие принципы учета расходов
Начнем с основных правил учета расходов для ФЛП-общесистемщиков. Расходы должны быть:
1) связаны с хозяйственной деятельностью ( п. 177.2 НКУ);
2) фактически понесены, т. е. оплачены;
Предоплата вопреки бухучетным канонам вполне может оказаться в составе расходов ФЛП*. * Подробнее — в статье «Аванс и ФЛП-ОС» в журнале «Бухгалтер 911», 2015, № 52.
3) документально подтверждены (точнее документально подтверждена оплата) ( п. 177.2 НКУ);
4) непосредственно связаны с доходом ( п. 177.4 НКУ).
Все остальные платежи не уменьшают налогооблагаемый доход предпринимателя. Но оставим пока в стороне то, чему нет места в расходах, и поговорим о платежах, которые их формируют.
Состав расходов ФЛП-общесистемщика
Перечень платежей предпринимателя, которые могут уменьшить его налогооблагаемый доход, приведен в пп. 177.4.1 — 177.4.4 НКУ (ср. ). Каждый из этих подпунктов объединяет в себе определенный «набор» расходов. Далее расскажем о каждом из них.
Подпункт 177.4.1 НКУ дает право предпринимателям, занимающимся торговлей, отразить в расходах закупочную стоимость товаров, приобретенных для реализации. Производственникам — стоимость сырья, материалов, покупных полуфабрикатов и комплектующих изделий, которые войдут в себестоимость их продукции. То же самое касается подрядчиков или исполнителей.
Кроме того, в расходах можно отразить стоимость топлива и электроэнергии, строительных материалов, запасных частей, тары и тарных материалов, вспомогательных и прочих материалов, которые могут быть непосредственно отнесены к конкретному объекту расходов (продукция, товар и т. п.).
Как и ранее, учесть их (записать в графе 6 Книги учета доходов и расходов, далее — Книга УДР) вы сможете только после того, как будет получен доход от реализации готовой продукции, товаров, работ, услуг. Прямая связь понесенных расходов с полученным доходом должна быть налицо.
Пример. 03.03.2016 г. предприниматель купил партию товара за 1000 грн. (оплатил поставщику). А 18.05.2016 г. этот товар был продан (получена оплата от покупателя) за 2000 грн. На какую дату отражать расходы на покупку товара?
Ответ прост: на 18.05.2016 г. Ведь такие расходы можно записать в Книгу УДР только после того, как будет получен связанный с ними доход. А раз доход поступил 18 мая, значит, и запись о расходах в графе 6 Книги УДР (1000 грн.) должна появиться 18.05.2016 г.
Предположим, вы получили предоплату за товар от покупателя (отразили ее сумму в доходах) и перечислили предоплату за этот товар поставщику (например, при торговле под заказ). Можно ли в таком случае включить в расходы авансовые платежи, не дожидаясь, пока товар фактически поступит? Да, ведь доход получен, расходы оплачены.
То же самое в ситуации, когда предприниматель оплатил товары поставщику и сразу же договорился об их продаже (точнее, получил оплату за них от своего покупателя). Уплаченный аванс можно записать в расходы. При этом не важно, что физически товары пока что лежат на складе у первоначального поставщика.
Кроме того, если вы оплатили товары (работы, услуги) в прошлом году (пусть даже пребывая в статусе единоналожника), а доход от их реализации поступил в текущем, то вы не теряете право отнести их стоимость на расходы (консультация в категории 104.05 ЗІР). Подпункт 177.4.2 НКУ — главный по расходам на оплату труда. Он дает право включить в состав предпринимательских расходов суммы основной и дополнительной заработной платы, других поощрительных и компенсационных выплат, которые выплачиваются (предоставляются) наемным работникам в связи с отношениями трудового найма. Кроме того, в расходы можно включить оплату первых пяти дней временной нетрудоспособности работников за счет ФЛП.
Также в расходах найдется место выплаченным вознаграждениям за выполненные работы (предоставленные услуги) по гражданско-правовым договорам, любым другим оплатам в денежной или натуральной форме, установленным по договоренности сторон.
Важно! Нет места в предпринимательских расходах суммам материальной помощи, которая освобождена от налогообложения в соответствии с разд. IV НКУ. Не попадут в расходы суммы пособия по временной нетрудоспособности, в том числе и по беременности и родам, которые выплачиваются за счет средств фонда соцстраха.
Расходы на оплату труда наемных работников отражайте в графе 7 Книги УДР в день выплаты (в «грязной» (начисленной) сумме). Подпункт 177.4.3 НКУ позволяет включить в расходы суммы ЕСВ (по ставке 22 %), начисленного на зарплату работников (в графу 7 Книги УДР), а также ЕСВ, уплаченного предпринимателем «за себя», т. е. с чистого дохода по итогам года (в графу 8 Книги УДР). Отражают такие расходы в день уплаты ЕСВ.
Суммы НДФЛ и ВС, удержанных с зарплаты работников, отдельно в расходы не включают, так как они уже попали в расходы в составе «грязной» зарплаты.
Кроме того, не попадает в расходы НДФЛ «за себя» (авансовые платежи и окончательный расчет по итогам года), а также военный сбор (окончательный расчет по итогам года, авансовых платежей нет).
А вот суммам уплаченных налогов, сборов (кроме, конечно, суммы ЕСВ) и расходам, понесенным в связи с приобретением лицензий, других специальных разрешений, выданных госорганами для осуществления хоздеятельности, места в предпринимательских расходах нет (см. разъяснение в категории 104.05 ЗІР).
Важно! У плательщиков НДС суммы «входного» НДС не включаются в расходы ( п. 177.3 НКУ).
Нельзя отнести в расходы суммы «розничного» акцизного налога, включенного в стоимость приобретенных товаров (см. консультацию в категории 104.05 ЗІР). В то время как в доход он пойдет. Расходный п.п. 177.4.4 НКУ включил в себя прочие административные, общепроизводственные, сбытовые расходы предпринимателя.
В этот список попадают расходы на:
1) командировки работников (при документальном подтверждении). Причем без каких-либо ограничений по видам и сумме суточных. Правда, не забудьте о лимитах на включение сумм суточных в необлагаемый доход работников для НДФЛ и военного сбора (275,60 грн. — по Украине, 1033,50 грн. — за границей).
О расходах ФЛП на собственные деловые поездки / командировки в НКУ умолчали. Налоговики также хватаются за этот пробел и говорят, что права на расходы у ФЛП на общей системе по суммам средств, потраченным в личной командировке, нет (консультация в категории 104.05 ЗІР);
2) услуги связи. К таким услугам относят почту, телеграф, телефон, телефакс, мобильную связь и Интернет;
3) рекламу;
4) оплату расчетно-кассового обслуживания;
5) оплату аренды. Очевидно, что такая возможность предусмотрена при аренде как транспорта, так и недвижимости;
6) ремонт и эксплуатацию имущества, используемого в хоздеятельности. По этой статье в расходах окажутся суммы на оплату счетов за коммунальные услуги. А вот для расходов на страхование имущества, используемого в хоздеятельности, или его охрану зажгли красный свет (консультации в категории 104.05 ЗІР);
Кроме того, ФЛП НЕ могут уменьшать выручку на суммы амортизации основных средств и нематериальных активов. 7) транспортировку готовой продукции (товаров), транспортно-экспедиционные и прочие услуги, связанные с ней;
8) стоимость приобретенных у ФЛП и юрлиц услуг, которые прямо связаны с производством товаров, выполнением работ, предоставлением услуг.
Обратите внимание! В расходах может оказаться стоимость канцелярского оборудования и прочих малоценных необоротных материальных активов (консультации в категории 104.05 ЗІР).
Учтите: в ГФСУ считают, что предприниматели не могут относить в расходы суммы арендной платы за земельные участки государственной или коммунальной собственности, так как это обязательный (налоговый) платеж ( письмо от 21.04.2015 г. № 3701/М/99-99-17-02-02-14). Правда, в отличие от налоговиков, Комитет ВРУ по вопросам налоговой и таможенной политики придерживается иного мнения. Он сделал ставку на арендную природу платы за государственную (коммунальную) землю и не видит помех для ее включения в расходы ( письмо от 10.11.2015 г. № 04-27/10-1784).
Авансовые оплаты за услуги, в том числе за аренду, попадут в расходы (в графу 8 Книги УДР) после того, как они будут понесены. Дело в том, что это косвенные расходы, которые нельзя связать с конкретными единицами реализованного товара или объемами предоставленных услуг. Важно! Все расходы (их оплата/понесение) должны быть подтверждены документально.
