Если работник наговорил сверх лимита

Устанавливаем/пересматриваем лимит. Наверное, каждый работодатель, закрепляя за работником SIM-карту и мобильный телефон, принадлежащие предприятию, в душе понимает, что иногда такой работник будет использовать корпоративную связь в личных целях. Понять работника можно. Случиться может всякое, а под рукой своего (неработодательского) телефона может не оказаться.

Отслеживать, куда звонили работники, возиться с распечатками разговоров — нудное и неблагодарное дело. Вот и устанавливают работодатели своим работникам лимит на использование мобильной связи. Такое себе джентльменское соглашение: все, что в пределах лимита, — оплачивает предприятие, не глядя в распечатки звонков, все, что свыше, — работник.

Лимит на использование мобильной связи можно установить, например, соответствующим приказом (распоряжением) руководителя предприятия. С этим приказом работников, за которыми закреплены телефонные номера, принадлежащие предприятию, следует ознакомить под подпись.

Важно! Отчисления из зарплаты работника могут производиться только в случаях, предусмотренных законодательством. Это прямо прописано в  ст. 127 КЗоТ. Что из этого следует? Если хотите без проблем удерживать из зарплаты работников сверхлимитные суммы, получите от них письменное согласие на такие действия.

Согласие на удержание из зарплаты суммы средств, превышающей установленный лимит, работник может изложить в соответствующем заявлении. Также работодатель и работник могут заключить письменное соглашение, в котором указать, что в случае превышения последним лимита средств сумма превышения удерживается из зарплаты работника.

А если превышение лимита в отдельном месяце связано с производственной необходимостью? В этом случае на основании заявления работника с просьбой об однократном увеличении лимита на истекший месяц, в котором следует указать причины «перебора по лимиту», либо служебной записки его непосредственного руководителя работодатель может принять решение об увеличении лимита на использование мобильной связи. Такое решение оформляют приказом (распоряжением).

Кроме того, можно изначально в отдельном документе, регулирующем порядок пользования корпоративной мобильной связью, закрепить, что в случае превышения месячного лимита в служебных целях он может быть однократно увеличен.

Приказ (распоряжение) об увеличении лимита есть? Тогда волноваться не о чем. Ведь установление лимита — внутреннее дело работодателя. И его превышение работником не означает, что сверхлимитные разговоры перестают быть связанными с хоздеятельностью предприятия, а являются финансированием личных потребностей работника. Это просто договоренность двух сторон, которая может быть пересмотрена в случае необходимости.

С документами разобрались. Переходим к работникам и их доходам.

Ищем доход, учитываем нюансы. Поскольку суммы расходов на мобильную связь, превышающие установленные лимиты, работники возмещают предприятию, то налогооблагаемый доход у них не возникает.

Сверлимит погашается из зарплаты работников, а значит, учтите следующие нюансы такой операции.

Проведение хозоперации по удержанию части заработной платы в счет погашения задолженности в виде сверхлимитных разговоров (в бухучете проведена операция: Дт 661 — Кт 377) фактически приравнивается к выплате зарплаты.

Поэтому работодатель должен уплатить НДФЛ и ВС в течение банковского дня, следующего за днем выплаты ( п.п. 168.1.4 НКУ, как при неденежной форме выплаты), а ЕСВ — в день осуществления операции по погашению задолженности ( ч. 8 ст. 9 Закона о ЕСВ).

Иногда в бухучете операции по удержанию из зарплаты сверхлимитных сумм проводят последним числом месяца. А значит, если на предприятии день проведения такой операции и день выплаты зарплаты не совпадают, придется отдельно платить налоги. Как этого избежать? Можно, например, при выплате зарплаты за первую половину месяца перечислять НДФЛ, ВС и ЕСВ с запасом, который должен перекрыть обязательства по этим налогу/сбору/взносу, возникающие при удержании зарплаты в счет погашения задолженности.

А можно (и очевидно, целесообразнее) вообще установить, что удержание сверхлимитных сумм производится в день выплаты зарплаты (см. проводки ниже). Тогда проблем с отдельной уплатой НДФЛ, ВС и ЕСВ не будет.

Бухгалтерский учет удержания из зарплаты работника стоимости сверхлимитных разговоров по телефону*

* При условии указания в положении о телефонной связи о том, что удержание сверхлимитных сумм производится в день выплаты зарплаты.