Подпись на первичных документах: чья именно?

В избранном В избранное
Печать
Сумцова Ольга, налоговый эксперт, o.sumcova@buhgalter911.com
Бухгалтер 911 Июнь, 2017/№ 24
Подпись — один из обязательных реквизитов первичного документа. При этом важно, чтобы на нем была не просто чья-то «загогулинка», а подпись лица, имеющего соответствующие полномочия. Чья именно? Давайте выясним вместе.
первичные документы, право подписи

Кто имеет право подписывать первичные документы?

Наверное, не стоит напоминать, что подпись лица, ответственного за совершение хозяйственной операции, является обязательным реквизитом первичного документа ( ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете, п. 2.4 Положения № 88*). Так было, есть и, очевидно, будет .

* Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.1995 г. № 88.

Но часто возникает вопрос: а чья именно подпись должна стоять на первичном документе? Какое лицо считается ответственным за осуществление хозоперации?

Смотрите. По общему правилу ответственность за обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах несет руководитель предприятия ( ч. 3 ст. 8 Закона о бухучете). При этом п. 2.13 Положения № 88 позволяет руководителю утвердить по предприятию перечень лиц, имеющих право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции.

Предприятие самостоятельно определяет права работников на подписание первичных документов.

Как указывал Минфин в письме от 14.09.2016 г. № 31-11420-07-10/26261, полномочия лица давать разрешение / подписывать первичные документы можно закрепить:

— распорядительным документом (например, приказом по предприятию);

— в должностной инструкции работника.

Отметим, что налоговики считают, что это должен быть все-таки приказ по предприятию. Более того, налоговики предлагают довести приказ до сведения работников под личную подпись.

Письмо Миндоходов от 01.04.2014 г. № 414/3/99-99-10-04-02-10.

Но! Важно обратить внимание на такие моменты. Во-первых, Положение № 88 ограничивает круг первичных документов, подписание которых может быть «делегировано» руководителем на основании внутреннего приказа предприятия. Такое «делегирование» возможно лишь в отношении хозопераций, связанных с отпуском (расходованием) (п. 2.13): (1) денежных средств и документов; (2) товарно-материальных ценностей; (3) нематериальных активов; (4) другого имущества.

Во-вторых, Минфин в письме от 04.08.2010 г. № 31-34010-10-21/20263 обращает внимание на то, что при определении лиц, ответственных за осуществление хозоперации, нужно исходить из требований действующего законодательства об определенных должностях для подписания отдельных первичных документов. Например, Положение № 637** устанавливает свои правила, кто вправе подписывать кассовые документы предприятия (о чем будет сказано далее).

** Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.

Да и в принципе, при установлении перечня лиц, уполномоченных на подписание документов, следует учитывать «должностные» обязанности работника.

Акт выполненных работ — кто вправе подписывать?

Довольно часто возникает вопрос: кто, помимо директора, вправе подписывать акт выполненных работ (предоставленных услуг)? Можно ли его подписание приказом по предприятию делегировать, к примеру, главному бухгалтеру или начальнику какого-либо отдела?

Начнем с того, что акт выполненных работ — это первичный документ. Поэтому на него распространяется действие все того же Положения № 88. Но, как мы выяснили выше, его п. 2.13 предусматривает, что руководитель предприятия может утвердить перечень лиц, которые имеют право подписывать первичные документы на осуществление хозяйственных операций, лишь в отношении операций, связанных с «отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества».

Как видим, о приемке-передаче выполненных работ / предоставленных услуг здесь не сказано ни слова.

А значит, возможность просто приказом по предприятию «делегировать» право подписи акта выполненных работ другому лицу выглядит весьма сомнительно.

Выходит, что в этом вопросе нужно руководствоваться нормами ГКУ. А его ст. 92 устанавливает, что юридическое лицо приобретает гражданские права и обязанности и осуществляет их через свои органы, которые действуют согласно учредительным документам и закону. Поэтому в отношениях с третьими лицами предприятие может представлять только лицо, уполномоченное на это учредительными документами, доверенностью, законом или другими актами гражданского законодательства.

При этом без доверенности от имени предприятия может выступать только директор либо другое лицо, чьи полномочия зафиксированы в учредительных документах ( ч. 5 ст. 65 ХКУ).

Так же, как при отпуске ТМЦ продавец должен убедиться, что товар передается уполномоченному лицу предприятия, так и работы должны приниматься уполномоченным лицом предприятия.

Поэтому подписывать акты выполненных работ должен директор предприятия либо другое лицо, уполномоченное на это учредительными документами. Например, учредительными документами может быть установлено, что помимо директора представлять интересы от имени предприятия может заместитель директора предприятия.

Данные о таких лицах могут содержаться в Едином госреестре юрлиц, физлиц-предпринимателей и общественных формирований ( ст. 9 Закона № 755***).

*** Закон Украины «О государственной регистрации юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований» от 15.05.2003 г. № 755-IV.

А вот для того, чтобы перепоручить подписание акта выполненных работ другому лицу, считаем, нужна доверенность.

Подписание кассовых документов

К подписанию кассовых документов законодательство предъявляет определенные требования. Так, к примеру, Положением № 637 предусмотрено, что:

1) приходный кассовый ордер подписывается главбухом или лицом, уполномоченным на это руководителем ( п. 3.3 Положения № 637);

2) расходный кассовый ордер / расходная ведомость подписывается руководителем и главбухом или работником, уполномоченным на это руководителем ( п. 3.4 Положения № 637).

Подпись на них должен проставить и кассир (если такая должность предусмотрена на предприятии) сразу после получения/выдачи наличности ( п. 3.12 Положения № 637).

А может ли подписывать кассовые документы только руководитель (может ли он делегировать такое право самому себе)? Если в штатном расписании предприятия присутствует должность главного бухгалтера или кассира, то подписывать единолично кассовые документы руководитель не вправе (письмо НБУ от 14.02.2012 г. № 11-117/708-1645).

Вместе с тем, если на предприятии числится только директор, то подписывать кассовые документы должен только он. Причем подпись руководителя в таком случае должна проставляться во всех необходимых графах. То есть, например, на расходном ордере свою подпись придется проставить в полях «Керівник», «Головний бухгалтер», «Видав касир».

Факсимиле

Пункт 2.5 Положения № 88 прямо допускает возможность использования при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства.

Базовые требования к использованию факсимиле выдвигает ч. 3 ст. 207 ГКУ. Так, использовать при совершении сделок факсимиле допускается: (1) в установленных законом случаях; (2) в случаях, оговоренных другими актами гражданского законодательства; (3)по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей.

Поэтому применять факсимиле при оформлении первичных документов можно. Но при условии, что специальный нормативный акт не содержит прямого запрета.

На сегодня факсимиле «под запретом» при оформлении, в частности:

— расчетных документов при безналичных расчетах;

— кассовых документов;

— платежных поручений в инвалюте или банковских металлах;

— копий документов, предоставляемых резидентом в банки при осуществлении валютного контроля за экспортными и импортными операциями.

Раньше против использования факсимиле при оформлении первичных документов не возражали и фискалы. Но при условии наличия письменного соглашения сторон с образцами соответствующего аналога собственноручных подписей (см. категорию 135.06 ЗІР).

Сейчас эта консультация переведена в разряд недействующих, но принципиально в этом вопросе позиция налоговиков измениться не должна. На это нет законодательных оснований.
Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить