Уничтожение документов: нюансы для физлиц-предпринимателей и не только

Передача документов в архив: только для юрлиц?

Передавать в архив непроверенные документы должны исключительно юрлица?

Рассматривая этот вопрос, те же налоговики (категория 135.01 ЗІР) говорили о «субъектах хозяйствования», которыми являются в том числе и физлица-предприниматели.

Но для ответа на него уместно обратиться к первоисточникам. Обязанность передачи документов в архив налоговым законодательством предусмотрена лишь в случае ликвидации налогоплательщика ( п. 44.3 НКУ). Но само понятие ликвидации применяется только в контексте юридических лиц, в то время как в отношении физлиц оперируют понятием «прекращение».

«Архивные» вопросы урегулированы также Законом № 3814¹ и «отпочковавшимися» от него перечнями № 578/5² и № 430/5³, Порядком № 1004⁴.

¹ Закон Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.93 г. № 3814-XII.

² Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5.

³ Перечень видов документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые должны поступать в архивные учреждения в случае ликвидации предприятий, учреждений, организаций, не относящихся к источникам формирования Национального архивного фонда, утвержденный приказом Минюста от 14.03.2013 г. № 430/5.

⁴ Порядок образования и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов, утвержденный постановлением КМУ от 08.08.2007 г. № 1004.

Но прямых норм о необходимости передачи документов в архив именно для физлиц-предпринимателей мы в них не найдем.

Да, п. 2 Порядка № 1004 причисляет физлиц (наряду с юрлицами) к источникам формирования Национального архивного фонда. Только вряд ли документы, связанные с хоздеятельностью обычного физлица-предпринимателя, могут представлять собой хоть какую-то ценность для него.

То есть все, можно сказать, как обычно . По-хорошему, и физлицо-предприниматель должно сдавать документы с неистекшим сроком хранения в архив. При желании, здесь можно вспомнить ст. 51 ГКУ. «На безрыбье и предприниматель — юрлицо» . В смысле, что к его деятельности применяются нормативно-правовые акты для юрлиц, если иное не установлено законом и не следует из сути отношений.

Но, с другой стороны, тот же Закон № 755⁵ при «разрегистрации» предпринимателя не требует предоставления справки архивного учреждения о принятии документов, подлежащих долгосрочному хранению.

⁵ Закон Украины «О государственной регистрации юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований» от 15.05.2003 г. № 755-IV.

Также мы не говорим об уничтожении / небрежном хранении документов.

Соответственно сама по себе несдача документов в архив не может повлечь за собой штрафных последствий для предпринимателя.

Штраф из п. 121.1 НКУ

Если физлицо-предприниматель уничтожит непроверенные интересующие налоговиков документы, которым более 3 лет, то штраф в 510 грн. по ст. 121 НКУ к нему тогда уже не применим?

Скажем так: можно найти аргументы в пользу того, что в таком случае штрафа по ст. 121 НКУ быть не должно. В частности, настаивать на том, что налоговая проверка может стать преградой для уничтожения документов, только если она начата до истечения 1095-дневного срока их хранения либо если на момент его истечения плательщик участвует в судебном споре либо в рассмотрении жалобы фискальной службой ( п. 44.4 НКУ).

Но опять же, разделят ли налоговики такой подход — это большой вопрос.

Потому непроверенные документы все же безопаснее хранить. Даже через 3 года.

Отдельные документы

Напомним: для физлиц-предпринимателей Перечень № 578/5 имеет лишь рекомендательный характер (о чем свидетельствует письмо Государственной архивной службы Украины от 30.10.2012 г. № 01.2/3388). Потому и установленные им сроки хранения документов для предпринимателей по большому счету лишь ориентир.

Больничные листы, протоколы комиссий

После проверки Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности сказали, что больничные листки и протоколы можно уничтожать. Так ли это?

Очевидно, проверяющие в данном случае руководствуются положениями своей проверочной Инструкции № 29⁶. Согласно ее п. 3.2 плановой проверке подлежат документы за отчетные периоды текущего года и предыдущих лет, за которые не осуществлялась проверка.

⁶ Инструкция о порядке проведения проверок страхователей по средствам Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности, принятия решений по их результатам и процедуре обжалования, утвержденная постановлением правления Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности от 22.12.2010 г. № 29.

То есть проверили — и с глаз долой .

В то же время спешить с их уничтожением мы бы не рекомендовали. Эти документы могут пригодиться и при других проверках. В частности, проверках «трудовиков».

Выписки банка

Выписки банка, где видно уплату ЕСВ за наемных работников, давностью более 3 лет можно уничтожать?

Такая выписка с учетом Перечня № 578/5 укладывается в «общий» трехгодичный срок при условии проведения проверки. Опять же, по ЕСВ сроков давности нет. Поэтому советуем сохранять такие выписки даже по истечении 3 лет — пока не пройдет проверка.

Заявления и приказы на отпуска

Заявления и приказы на отпуска, от даты составления которых прошло более 3 лет, можно уничтожать или надо хранить, пока работает работник?

Для таких документов Перечень № 578/5 также содержит свои сроки. В частности:

— для документов (графиков, заявлений, сведений) о предоставлении и использовании ежегодных, творческих, социальных отпусков и отпусков без сохранения заработной платы ( статья 515 Перечня № 578/5) — это минимум 1 год;

— для документов (заявлений⁷, решений, справок, писем) об оплате отпусков в связи с обучением (статья 321) — 5 лет.

⁷ Заявления о предоставлении дополнительных отпусков в связи с обучением ( статья 516 Перечня № 578/5) должны храниться не менее года после окончания учебного заведения.

Что касается приказов на отпуска, то по совокупности перечней № 578/5 и № 430/5 относительно предоставления:

— ежегодных оплачиваемых отпусков и отпусков в связи обучением — 5 лет;

— всех видов отпусков работникам с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусков по уходу за ребенком и за свой счет — 75 лет.

Табели учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени хранится 75 лет только по работникам, которые работают во вредных условиях труда, и по чернобыльцам, по всем остальным хранить год?

Как бы парадоксально это не выглядело, но Перечень № 578/5 устанавливает именно такие сроки хранения табелей. То есть обычные табели учета рабочего времени (статья 408 Перечня) и табели регистрации прихода на работу и ухода с работы работников (статья 1037) хранят минимум 1 год.

А табели на работников, занятых на работах с вредными условиями труда (статья 445); табели рабочего времени граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы (статья 685), а также табели постов, нарядов и караулов охраны (о несении караульной службы) (статья 1154) — 75 лет.

Договоры гражданско-правового характера с физлицами

Сколько нужно хранить договоры гражданско-правового характера с физическими лицами?

Согласно Перечню № 430/5 трудовые договоры (контракты, соглашения), договоры гражданско-правового характера с физлицами (в отношении выполнения работ, предоставления услуг) необходимо хранить 75 лет.

Обратите внимание на уточнение в скобках — «в отношении выполнения работ, предоставления услуг». То есть, надо понимать, в случаях, когда исполнитель согласно Закону о ЕСВ рассматривался как застрахованное лицо, с выплаты по договору должен был быть уплачен ЕСВ. Ведь благородная цель Перечня № 430/5 — не допустить потери документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан.

Соответственно, договоры аренды с физлицами вне сферы данного ограничения. Для ЕСВ-целей аренда — это не услуга (с чем контролеры не спорят). С договорами купли-продажи все еще проще. Здесь даже намека на принадлежность к работам, услугам нет.