Отпускные: рассчитываем и начисляем правильно

С первого рабочего, но не с первого календарного

В общем случае среднюю заработную плату для оплаты времени отпусков исчисляют исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска (п. 2 Порядка № 100*). Если работник проработал на предприятии меньше года — расчетный период равен фактическому времени работы (с 1-го числа месяца после оформления на работу до 1-го числа месяца, в котором предоставляется отпуск). То есть в расчет принимаются только полностью отработанные месяцы (абзац второй п. 2 Порядка № 100). Но если работник принят на работу с первого рабочего дня месяца, который не является первым календарным днем, то такой месяц учитывают при определении количества дней в расчетном периоде.

* Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.

Пример. Работник, который был принят на работу 03.04.2017 г. (пятидневка, выходные дни — суббота, воскресенье), уходит в ежегодный отпуск с 23.04.2018 г.

Расчетным периодом, за который определяется средняя зарплата для оплаты периода отпуска, в этом случае будет период с 01.04. 2017 г. по 31.03. 2018 г. Ведь работник был принят на работу с первого рабочего дня месяца (3-е число — первый рабочий день апреля 2017 года, 1 (суббота) и 2 апреля (воскресенье) — выходные дни).

Больничным и декретным зеленый свет

Перечень выплат, которые участвуют в расчете отпускных, приведен в п. 3 Порядка № 100. Выплаты, которые в расчет «средней» не включают, приведены в п. 4 этого документа. Что касается больничных и пособия по беременности и родам, то их включают в расчет отпускных на основании абзаца четвертого п. 3 Порядка № 100. Соответственно, и календарные дни, на которые приходится временная нетрудоспособность работника, включают в общее количество календарных дней за расчетный период.

Рассчитывая отпускные, помните: выплаты должны учитываться в тех месяцах, за которые они начислены. Именно поэтому «переходящие» больничные, отпускные, декретные, а также суммы корректировок (доначисленные/отсторнированные в связи с исправлением ошибок суммы) нужно относить к тем месяцам, за которые они начислены, а не оставлять в месяце начисления. И только учет премий имеет особенности.

Пример. Работник уходит в ежегодный отпуск с 16.04.2018 г. на 10 календарных дней. Расчетный период — апрель 2017 года — март 2018 года. В расчетном периоде ему была начислена зарплата в сумме 82157,89 грн. Кроме того, в апреле 2017 года работнику были начислены больничные за период временной нетрудоспособности с 27.03.2017 г. по 07.04.2017 г. в сумме 2761,68 грн., в том числе за 5 календарных дней болезни в марте — 1150,70 грн., за 7 дней в апреле — 1610,98 грн.

Сумма выплат, которая будет участвовать в расчете отпускных, равна: 82157,89 грн. + 1610,98 грн. = 83768,87 грн. А вот отпускные за март (1150,70 грн.), которые были начислены в апреле 2017 года, отбрасываем. Среднедневная зарплата составит: 83768,87 грн. : 353 к. дн. = 237,31 грн./к. дн. Сумма отпускных равна: 237,31 грн./к. дн. х 10 к. дн. = 2373,10 грн.

Пример. Сразу после окончания отпуска в связи с беременностью и родами работнице предоставлен ежегодный отпуск с 12.04.2018 г. продолжительностью 18 календарных дней. Расчетный период: апрель 2017 года — март 2018 года. В расчетном периоде работнице была начислена зарплата в сумме 42157,21 грн. Общая сумма пособия по беременности и родам — 20711,88 грн., в том числе за апрель 2018 года (с 1 по 11 апреля) — 1808,18 грн.

В расчете «средней» будет участвовать только часть пособия, приходящаяся на месяцы расчетного периода (без учета суммы пособия, начисленной за дни отпуска в связи с беременностью и родами в апреле 2018 года (месяце, который не входит в расчетный период)), в размере: 20711,88 грн. - 1808,18 грн. = 18903,70 грн. Рассчитаем среднедневную заработную плату: (42157,21 грн. + 18903,70 грн.) : 353 к. дн. = 172,98 грн./к. дн. Сумма отпускных составляет 172,98 грн./к. дн. х 18 к. дн. = 3113,64 грн.

Как участвует матпомощь в расчете отпускных?

Несмотря на то, что эти выплаты связаны между собой, одна из них будет участвовать в расчете отпускных, а вторая — нет. Так, отпускные, начисленные работнику за время нахождения в предыдущем отпуске, примут участие в расчете средней зарплаты для определения суммы отпускных на основании абз. 4 п. 3 Порядка № 100. А матпомощь в расчет «отпускной» средней зарплаты не включают (см. п.п. «б» п. 4 Порядка № 100). Кстати, на основании п.п. «б» п. 4 Порядка № 100 при расчете «отпускной» средней зарплаты не учитывают и другие одноразовые выплаты: компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие и др.

Премии и разовые вознаграждения

При расчете отпускных премии включаем в заработок того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости на заработную плату (п. 3 Порядка № 100). Причем это касается премий, начисленных как за месяц, так и за квартал либо больший промежуток времени.

А вот с одноразовыми вознаграждениями по итогам работы за год и за выслугу лет сложнее. Их «разбрасывают» по месяцам расчетного периода, прибавляя к заработку за каждый месяц расчетного периода 1/12 вознаграждения, начисленного в текущем году за предыдущий год.

Два важных момента: 1) одноразовое вознаграждение распределяем не между месяцами года, за работу в которых оно было начислено, а между месяцами расчетного периода, за который производится расчет средней заработной платы; 2) в расчет отпускных попадет только вознаграждение, начисленное в текущем году за предыдущий год (например, в январе 2018 года начислено вознаграждение по итогам работы в 2017 году). Если вознаграждение начисляют в текущем году за текущий год (предположим, в декабре 2017 года начислено вознаграждение по итогам работы в 2017 году), то его не учитывают при исчислении среднедневной зарплаты.

Если же расчет отпускных работнику проводят не за 12 календарных месяцев, а за меньший период, то учитывают не всю сумму одноразового вознаграждения, а его часть, пропорциональную количеству месяцев расчетного периода.

Пример. Работник трудится на предприятии с 10.07.2017 г. С 30.04.2018 г. он уходит в ежегодный отпуск на 24 календарных дня. В расчетном периоде (август 2017 года — март 2018 года) работнику были начислены: основная заработная плата (исходя из оклада) — 72000,00 грн.; ежемесячные премии в общей сумме 21600,00 грн.; квартальные премии в сумме 5185,71 грн., в том числе: за ІІІ квартал 2017 года (начислена в октябре 2017 года) — 2485,71 грн.; за IV квартал 2017 года (начислена в январе 2018 года) — 2700,00 грн.; одноразовое вознаграждение по итогам работы за 2017 год (начислено в январе 2018 года) — 7200,00 грн. Также в апреле 2018 года работнику начислена премия за І квартал 2018 года в размере 2700,00 грн.

Ежемесячные и квартальные премии включаем в заработную плату того месяца, в котором они начислены. Поэтому несмотря на то, что в апреле 2018 года будет начислена квартальная премия за месяцы І квартала, вошедшие в расчетный период, ее сумму не учитываем в расчете отпускных. Вознаграждение по итогам работы за 2017 год начислено в 2018 году. Поэтому оно примет участие в расчете отпускных. К заработку каждого месяца расчетного периода добавляем 1/12 от суммы вознаграждения (7200,00 грн. : 12 мес. = 600 грн.). В расчетном периоде, определенном по работнику, 8 месяцев (август 2017 года — март 2018 года).

Определим сумму вознаграждения по итогам работы в 2017 году, которая примет участие в расчете отпускных: 600,00 грн. х 8 мес. = 4800,00 грн. Сумма выплат за расчетный период, которая примет участие в расчете средней зарплаты: 72000,00 грн. + 21600,00 грн. + 5185,71 грн. + 4800,00 грн. = 103585,71 грн. Среднедневная заработная плата составила: 103585,71 грн. : 353 к. дн. = 293,44 грн./к. дн. Сумма отпускных за 24 календарных дня ежегодного отпуска составит: 293,44 грн./к. дн. х 24 к. дн. = 7042,56 грн.

Случаи корректировки

Ответ на этот вопрос вы можете найти в таблице ниже.

Таблица 1. Корректировка выплат при расчете отпускных

Важно! Не корректируют средний заработок, если: (1) повышение оклада (тарифной ставки) работника связано с присвоением ему более высокого разряда или переводом на другую (высокооплачиваемую работу (должность)); (2) произошло понижение размера окладов (тарифных ставок); (3) повышены размеры надбавок, доплат, премий, других составляющих дополнительной заработной платы.

Равнение на оклад (тарифную ставку)

Нет, не участвует. При расчете коэффициента смотрите исключительно на оклад (тарифную ставку) работника. Доплаты, надбавки, премии, устанавливаемые работнику в расчетном периоде, вас в этом случае вообще волновать не должны. Коэффициент корректировки вы находите, разделив оклад, установленный работнику после повышения, на оклад, который был у него до повышения.

Пример. Работник, который был принят на работу с 01.11.2017 г., уходит в ежегодный отпуск продолжительностью 24 календарных дня с 28 мая 2018 года. В расчетном периоде (ноябрь 2017 года — апрель 2018 года) его оклад не менялся и составлял 2500,00 грн. При этом общая сумма зарплаты за месяц (оклад + «трудовая» доплата) с ноября по декабрь 2017 года — 3200,00 грн., с января по апрель 2018 года — 3723,00 грн.

Повышение суммы зарплаты за месяц происходило за счет увеличения суммы «трудовой» доплаты. При этом оклад работника не повышался (оставался неизменным — 2500 грн.). Следовательно, коэффициент корректировки не рассчитываем. Общая сумма зарплаты, которая участвует в расчете отпускных: (3200,00 грн. х 2 месяца) + (3723,00 грн. х 4 месяца) = 21292,00 (грн.). Рассчитаем среднедневную зарплату: 21292,00 грн. : 176 к. дн. = 120,98 (грн./к. дн.), где 176 — количество календарных дней в расчетном периоде за вычетом праздничных и нерабочих дней. Сумма отпускных равна: 120,98 грн./к. дн. х 24 к. дн. = 2903,52 (грн.).

Зарплата + отпускные < минзарплаты

Суммы среднего заработка, которые сохраняются за работником за время его отпуска, не включают в заработную плату для обеспечения ее минимального уровня.

Такой вывод следует из положений статьи 31 Закона об оплате труда. Согласны с ним и в Минсоцполитики (см. письма от 13.02.2017 г. № 322/0/101-17/282(ср. ) и от 21.03.2017 г. № 791/0/101-17/282). Ведь отпускные — это выплата, начисленная за неотработанное время (см. п.п. 2.2.12 Инструкции № 5**). Их расчет производят в соответствии с Порядком № 100, а не в зависимости от месячной (часовой) нормы труда, установленной работнику, в месяце, на который приходится ежегодный отпуск. Следовательно, если на текущий месяц приходится отпуск работника, то для обеспечения минимального размера заработной платы (выполнения требования ст. 31 Закона об оплате труда) заработную плату, начисленную ему за фактически выполненную норму труда, следует сравнить с минзарплатой, рассчитанной пропорционально выполненной норме труда. Отпускные отбрасываем.

** Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.

Пример. Работник будет находиться в ежегодном отпуске с 16 по 29 апреля 2018 года. Сумма отпускных — 1423,80 грн. Оклад работника — 2500,00 грн. Сумма основной зарплаты за фактически отработанное время (10 рабочих дней), рассчитанная исходя из оклада работника, — 1250,00 грн. Доплат, надбавок, премий нет.

В сравнительных расчетах участвует только заработная плата за фактически отработанное время (1250,00 грн.). Апрельские отпускные в расчет не берем. Минзарплатный предел по работнику составит: 3723,00 грн. : 20 р. дн. х 10 р. дн. = 1861,50 грн., где 20 — количество рабочих дней в апреле 2018 года согласно графику работы предприятия. Заработная плата, рассчитанная исходя из уровня минзарплаты за отработанные дни апреля (1861,50 грн.), выше заработной платы работника за фактически отработанное время (1250,00 грн.). Следовательно, работнику начисляем трудовую доплату, сумма которой равна разнице между этими двумя величинами: 1861,50 грн. - 1250,00 грн. = 611,50 грн. Общая сумма зарплаты за апрель 2018 года (основная зарплата + трудовая доплата + отпускные) составит: 1250,00 грн. + 611,50 грн. + 1423,80 грн. = 3285,30 грн.

Если оклад (месячная тарифная ставка) работника равен или выше 3723,00 грн. (часовая тарифная ставка равна либо выше 22,41 грн.), то с трудовой доплатой можно не заморачиваться. А вот ЕСВ обязательно проконтролируйте. Если фактическая база начисления ЕСВ, определенная по основному работнику-отпускнику-неинвалиду, оказалась ниже «минималки», обязательно на разницу доначисляйте ЕСВ.

Воспользуемся условиями приведенного выше примера. База начисления ЕСВ, рассчитанная по работнику, — 3285,30 грн. Она ниже минимальной заработной платы (3723,00 грн.). Поэтому на разницу между этими двумя величинами (437,70 грн. (3723,00 грн. - 3285,30 грн.)) доначисляем ЕСВ. Общая сумма ЕСВ составит: (3285,30 грн. х 22 % : 100 %) + (437,70 грн. х 22 % : 100 %) = 819,06 грн.

И в заключение — полезная таблица.

Таблица 2. Информация о количестве календарных дней, принимающих участие в расчете отпускных в 2018 году