Документальное оформление
1. Приказ (распоряжение) о выдаче детских подарков к празднику. В приказе нужно четко указать, кто будет получателем подарков. Это избавит вас от ненужных претензий со стороны контролеров.
Совет! В приказе (распоряжении) пропишите примерно так: «вручить работникам, имеющим детей, детские новогодние подарки». И в ведомости на выдачу подарков укажите фамилии таких работников. Тогда именно работники будут получателями «подарочного» дохода.
Если же работодатель в приказе и в ведомости укажет Ф. И. О. детей работников, то получателями подарочного дохода становятся дети.
А значит, предприятие должно будет собрать их регистрационные номера, чтобы отразить такие доходы в отчетности.
И еще в приказе (распоряжении) укажите предельный возраст ребенка, на которого (которому) будет выдаваться подарок. Настоятельно рекомендуем не превышать границу в 18 лет. Ведь именно до этого возраста физлицо имеет правовой статус ребенка (ст. 6 СКУ). Это важно для целей взимания ЕСВ (см. ниже).
2. Копии свидетельств о рождении детей, если получателями детских подарков будут родители детей.
3. Документы на приобретение подарков (смета, договор, накладная, выписка банка и пр.).
4. Ведомость выдачи подарков с подписями получателей.
5. Акт на списание детских подарков.
НДФЛ, ВС, ЕСВ
Стоимость неденежного подарка, полученного от работодателя, включают в общий месячный налогооблагаемый доход физлица как дополнительное благо и облагают НДФЛ по ставке 18 % у источника выплаты (см. п. 174.6 НКУ). Но не следует забывать о «подарочном» п.п. 165.1.39 НКУ. Так, в налогооблагаемый доход физлица не попадает стоимость неденежных подарков, если их стоимость не превышает 25 % одной минзарплаты (в расчете на месяц), установленной на 1 января отчетного налогового года.
В 2018 году можно не включать в налогооблагаемый доход физлица стоимость неденежных подарков, если она не превысит 930,75 грн. (в расчете на месяц).
Если вы планируете дарить детские подарки в 2019 году (начисление «подарочного» дохода пройдет в 2019 году), то стоимость необлагаемых подарков будете исчислять уже исходя из нового размера минзарплаты (установленного на 01.01.2019 г.).
Обращаем внимание: если стоимость неденежного подарка превысит необлагаемую сумму, то исходя из нынешней позиции фискалов НДФЛ нужно обложить всю стоимость подарка, а не сумму превышения над необлагаемой величиной (см., в частности, разъяснение в категории 103.02 ЗІР).
Интересный факт. Законом, принятым на базе законопроекта от 05.11.2018 г. № 9260 (документ принят, но еще не подписан и не опубликован), предусмотрено внесение с 01.01.2019 г. изменения в п.п. 165.1.39 НКУ, благодаря чему НДФЛ будет облагаться только «вершок» неденежного подарка, если его стоимость превысит необлагаемую сумму 
.
Вывод на поверхности. Оформление передачи подарков 02.01.2019 г. может дать экономию на НДФЛ (актуально для дорогих подарков).
Поскольку облагаемый «подарочный» доход предоставляется в неденежной форме, то базой налогообложения будет стоимость такого подарка, рассчитанная по обычным ценам, умноженная на «натуральный» коэффициент (п. 164.5, п.п. 164.2.17 НКУ). При ставке НДФЛ 18 % он равен 1,219512.
Будьте внимательны при заполнении раздела I ф. № 1ДФ. В нем «подарочный» доход показывают следующим образом:
— не облагаемый на основании п.п. 165.1.39 НКУ неденежный подарок (например, если подарок предоставлен в 2018 году и его стоимость не превысила 930,75) — с признаком дохода «160»;
— стоимость облагаемого неденежного подарка с учетом «натурального» коэффициента (т. е. подарки 2018 года стоимостью выше 930,75 грн.) — с признаком дохода «126».
В базу обложения ВС войдут лишь облагаемые НДФЛ подарки. Если «подарочный» доход не облагается НДФЛ (например, неденежный подарок, стоимость которого не превышает в 2018 году 930,75 грн. в расчете на месяц), то и ВС с него удерживать не нужно (см. пп. 1.2 и 1.7 п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ).
Обращаем внимание: налоговики настаивают на том, что в базу обложения ВС неденежные подарки попадают без применения «натурального» коэффициента.
Что касается ф. № 1ДФ, то в ее разделе II по строке «Військовий збір» нужно отразить как облагаемые, так и не облагаемые ВС подарки.
Что касается ЕСВ, то если получатели подарков — дети работников (а не работники предприятия), на подарочный доход ЕСВ начислять не нужно (подарки предоставляют лицам, которые не состоят с предприятием в трудовых отношениях). Если подарки для деток вручают работникам предприятия (получатели — работники предприятия), то смотрим в п. 8 разд. II Перечня № 1170*.
Он выводит из базы начисления ЕСВ стоимость подарков к праздникам для детей работников.
Но если работник получит подарок на своего ребенка, которому уже исполнилось 18 лет, то стоимость подарка для целей ЕСВ превратится для такого работника в зарплату. А значит, придется уплатить ЕСВ. Именно поэтому мы рекомендуем иметь под рукой свидетельства о рождении детей.
Налог на прибыль
В бухучете стоимость подарков деткам работников попадает в бухрасходы. Поэтому в налоговоприбыльном учете через бухрасходы на общих основаниях уменьшает финрезультат — объект обложения этим налогом. При этом никакие корректировки, скажем, по причине «нехозяйственности» ни высокодоходникам, ни малодоходникам не грозят.
К тому же при подарках работникам предприятие может не опасаться и «бесплатных» корректировок по п.п. 140.5.10 НКУ.
Еще один вариант поучаствовать в поздравлении детей, имеющий свои налоговоприбыльные последствия, — привлечь профсоюз. Но в таком случае плательщикам, применяющим разницы, придется оглядываться на требования п.п. 140.5.9 НКУ. Он разрешает учесть в налоговом учете сумму средств, перечисленных неприбыльным организациям в размере, не превышающем 4 % налогооблагаемой прибыли за предыдущий отчетный год. Все, что сверх этих 4 %, образует увеличивающую разницу, снимающую «лишние» расходы в налоговом учете.
НДС
При приобретении подарков сумму «входного» НДС относят в налоговый кредит (НК). Конечно, при условии, что поставщик зарегистрировал «входную» НН. Но имейте в виду: дарение подарков подпадает под понятие поставки (п.п. 14.1.191 НКУ). Поэтому на дату вручения подарка физлицу предприятие — плательщик НДС должно начислить обязательства по этому налогу. В связи с этим при дарении составляют две НН:
— первую — на договорную (т. е. нулевую) стоимость;
— вторую (на себя) — на минбазу (т. е. на стоимость приобретения подарка/обычной цены готовой продукции) с типом причины «15».
Обе НН необходимо зарегистрировать в ЕРНН.
Налоговики не против, чтобы подарочные кондитерские наборы и прочие наборы кодировать в НН одной строкой (письмо ГУ ГФС в Днепропетровской обл. от 10.11.2017 г. № 2576/ІПК/04-36-12-01‑16, консультация в категории 101.16 ЗІР).
Что касается «компенсирующих» налоговых обязательств по НДС, то налоговики на этом не настаивают (см. письмо ГФСУ от 06.10.2017 г. № 2154/6/99-99-15-03-02-15/ІПК, консультация в категории 101.06 ЗІР). По их мнению, при бесплатных передачах налоговые обязательства возникают только один раз — исходя из базы, определенной согласно п. 188.1 НКУ. Вторых налоговых обязательств на основании п. 198.5 НКУ начислять не нужно .
