Начнем с того, что заглянем в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. В нем указано, что не являются доходом налогоплательщика и подлежат компенсации, в частности, расходы на проезд (в том числе на перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и назад, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте).
Как видите, законодатель здесь был совсем не многословен. Поэтому более подробный перечень подлежащих компенсации транспортных расходов желательно оговорить в Положении о служебных командировках. В свою очередь, при его разработке не грешно будет «подсмотреть» в «бюджетную» Инструкцию № 59*.
Что же она говорит по поводу подлежащих компенсации расходов на проезд? При условии соответствующего документального подтверждения командированным работникам возмещают расходы на проезд в размере стоимости (п. 6 разд. II и п. 9 разд. ІІІ Инструкции № 59):
— проезда к месту командировки и обратно воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов. Учтите: если существует несколько видов транспорта, связывающих место постоянной работы с местом командировки, администрация предприятия может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему следует пользоваться. При отсутствии такого предложения вид транспорта работник выбирает самостоятельно.
Расходы на проезд командированного работника в мягком вагоне, судами морского и речного транспорта, воздушным транспортом по билетам 1-го класса и бизнес-класса возмещают в каждом случае с разрешения руководителя согласно оригиналам подтверждающих документов;
Указанные расходы не являются излишне израсходованными средствами.
— проезда транспортом общего пользования (кроме такси) до станции, пристани, аэропорта, если они расположены за пределами населенного пункта, где постоянно работает командированный работник, или к месту пребывания в командировке;
— расходов на проезд городским транспортом общего пользования (кроме такси) и на арендованном транспорте по месту командировки. Заметим, что для компенсации таких расходов п. 6 разд. ІІ Инструкции № 59 выдвигает еще одно требование (кроме документального подтверждения затрат) — маршрут передвижения работника по месту командировки должен быть согласован с руководителем предприятия. Однако для хозрасчетных предприятий, на наш взгляд, согласование маршрута — условие не принципиальное в силу «добровольности» Инструкции № 59. Если же вы предусмотрите подобную норму в Положении о служебных командировках, тогда помните: такой маршрут утверждает руководитель предприятия при направлении работника в командировку (если он известен предварительно) или после возвращения из командировки и предоставления Отчета;
См. письмо Минфина от 17.08.2005 г. № 31-03173-07-18/17365).
— расходов на перевозку багажа. Обратите внимание: Инструкция № 59 для бюджетников вводит ограничение в отношении компенсации таких расходов. В частности, если вес багажа превышает вес, стоимость перевозки которого входит в стоимость билета того вида транспорта, которым пользуется работник, то такие расходы возмещают с разрешения руководителя согласно оригиналам подтверждающих документов. Но обычных предприятий это не касается;
Если, конечно, такая норма не будет предусмотрена в Положении о служебных командировках.
— пользования постельными принадлежностями в поездах;
— бронирования транспортных билетов;
— страховых платежей на транспорте.
Все перечисленные нами расходы вы смело можете компенсировать своим работникам. При этом сумма компенсации не попадет в налогооблагаемый доход физлиц при соблюдении главного условия — факт их осуществления подтвержден соответствующими первичными документами. Учтите: расходы на проезд, не подтвержденные документально, либо вообще не возмещают, либо возмещают по решению руководителя с включением в доход работника.
Но все это — «стандартные» расходы. Давайте посмотрим, какие менее распространенные «проездные» расходы еще может понадобиться компенсировать командированному, и решим, можно ли их возмещать.
Особенности возмещения некоторых транспортных расходов
| Вид расходов | Возмещать / не возмещать |
| Расходы на проезд в метро | С одной стороны, метрополитен — городской транспорт общего пользования, а значит, необходимость компенсации расходов на проезд в метро налицо. Вместе с тем не всегда может быть выполнено одно из главных условий возмещения таких расходов — их документальное подтверждение. Здесь все зависит от порядка оплаты услуг метрополитена в конкретном городе. Если при приобретении проездного документа (жетонов или талонов) в метро расчетные документы не выдают, подтвердить свои расходы работник не сможет. А нет подтверждающих документов — нет и необлагаемой компенсации. Поэтому рекомендуем заранее предупреждать командированного работника о «коварности» расходов на метро. И пусть он самостоятельно решает, пользоваться ли ему в командировке услугами метрополитена (расходы по которым не будут компенсированы*) или же отдать предпочтение другим видам городского транспорта, проезд в которых может быть подтвержден документально. А вот при наличии документов, подтверждающих расходы на проезд в метро (например, карточка для проезда в метрополитене пополнялась работником через автомат, который выдает фискальные чеки), предприятие имеет полное право на компенсацию таких расходов |
| * В таком случае они могут быть покрыты за счет суточных, если размер суточных это позволяет. | |
| Расходы на проезд в такси | Пунктом 6 разд. II Инструкции № 59 возмещение расходов на такси при командировках в пределах Украины прямо запрещено. Но, напомним, Инструкция № 59 для «хозрасчетников» не обязательна, и опираться исключительно на нее для ограничения расходов предприятия в корне не верно. А вот обязательный к применению «командировочный» п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ никаких ограничений на этот счет не устанавливает. Поэтому, на наш взгляд, для возмещения расходов на такси никаких законодательных препятствий нет (конечно же, при наличии подтверждающих документов). Этот вывод справедлив и для загранкомандировочных расходов на такси. Тем более, что п. 9 разд. ІІІ Инструкции № 59 прямо предусмотрено, что возмещение таких расходов возможно с разрешения руководителя предприятия (при наличии подтверждающих документов). Для верности возможность компенсации расходов на проезд в такси следует прописать в Положении о служебных командировках. Заметим: раньше налоговики выступали против такой «расточительности» и настаивали на том, что сумму расходов на такси нужно включать в налогооблагаемый доход физического лица (см., в частности, не действующие на сегодняшний день консультации из подкатегории 103.17 БЗ и письмо ГФСУ от 24.06.2016 г. № 14007/6/99-99-13-02-03-15). Аргументировали они это тем, что возмещение таких расходов не является обязательным и осуществляется по решению руководителя. Однако в последнее время фискалы не выдвигают требования о налогообложении компенсируемых работодателем расходов командированного работника на такси |
| Расходы на маршрутное такси | Расходы на оплату проезда в маршрутном такси, подтвержденные документально, подлежат компенсации и не облагаются НДФЛ и военсбором. Ведь маршрутное такси — это вид транспорта общего пользования. В свое время об этом говорили и налоговики в письме ГНАУ от 12.07.2006 г. № 13098/7/15-0317 |
| Расходы на проезд в двухместном купе вагона «СВ» | Расходы на проезд одного работника в двухместном купе вагона «СВ» компенсируются ему, если такие расходы подтверждены документально. Напомним: п. 2.26 разд. II Правил № 1196** предусмотрено, что по желанию пассажира и при наличии свободных мест ему может предоставляться возможность выкупить двухместное купе в вагоне «СВ». Оформляется такой проезд одним проездным документом. Из этого налоговики сделали вывод (см. письмо ГФСУ от 01.09.2017 г. № 1785/6/99-99-13-02-03-15/ІПК), что не включаются в налогооблагаемый доход физлица суммы расходов на проезд в двухместном купе вагона «СВ», возмещенные ему работодателем, при выполнении условий, установленных п. 170.9 НКУ. Естественно, для подстраховки не лишним будет заручиться индивидуальной налоговой консультацией по этому вопросу |
| Расходы на оплату пользования услугами: | |
| — камеры хранения | Право налогоплательщиков на компенсацию таких расходов налоговики признали еще в письме ГНСУ от 06.03.2012 г. № 3268/5/15-1416. И хотя на тот момент они говорили о включении таких сумм в состав налоговых расходов налогоплательщика, выводы того письма можно распространить на НДФЛ и военсбор. Поэтому |
| — платного зала ожидания | сумму компенсации перечисленных расходов не включают в налогооблагаемый доход работника. Кстати, о том, что сумма компенсации расходов на оплату камеры хранения не облагается НДФЛ, налоговики говорили и в более позднем письме Миндоходов от 24.12.2013 г. № 18173/6/99-99-19-03-02-15. Но учтите: все эти затраты работника должны быть подтверждены документально. То есть к авансовому отчету следует приложить: фискальный кассовый чек РРО, расчетную квитанцию или другой расчетный документ, подтверждающий оплату таких услуг |
| — сервисных центров по приобретению билетов | |
| Расходы при возврате транспортного билета | Как предусмотрено п. 12 разд. ІI и п. 11 разд. III Инструкции № 59, расходы, понесенные в связи с возвратом командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия лишь при наличии уважительных причин (решение об отмене командировки, отзыв из командировки и т. п.). При этом необходимы документы, удостоверяющие стоимость этих расходов. Какие документы подтверждают расходы на возврат билета? Что касается железнодорожных билетов, то согласно п. 21.2 Порядка № 331/137*** при возврате проездных/перевозочных документов, оформленных при наличном способе расчетов, на каждый экземпляр такого документа оформляют вспомогательный документ с указанием возвращаемой суммы. По требованию пассажира кассир должен предоставить ему один экземпляр вспомогательного документа. В связи с этим работника нужно предупредить, что при возврате билета он должен потребовать у кассира соответствующий документ. А если был приобретен электронный проездной/перевозочный документ? Тогда при возврате такого документа формируется электронный документ на возврат (п. 21.4 Порядка № 331/137). Но учтите: его необходимо распечатать на бумажном носителе. В случае возврата проездного документа (в том числе электронного) на автобус работник должен вместе с Отчетом предоставить распечатанные на бумажном носителе документы на возврат либо письмо (акт, справку) о возврате проездного документа, составленные компанией-продавцом. В таком документе указываются сумма возвращенных средств, а также комиссионные и/или прочие сборы, связанные с возвратом билета. В случае если авиабилет (в том числе электронный) является частично использованным, к Отчету прилагают письмо (акт, справку) о возврате авиабилета, составленное компанией-продавцом. В нем должны быть указаны: фамилия и инициалы командированного работника, стоимость выполненного перелета, сумма возвращенных средств, комиссионные и/или другие сборы, связанные с возвратом частично использованного билета (п. 12 разд. II и п. 11 разд. III Инструкции № 59). Заметим также, что налоговики не возражают против компенсации работнику комиссионных сборов, удерживаемых перевозчиком при возврате проездного документа (см. письмо ГНСУ от 06.03.2012 г. № 3268/5/15-1416) |
Еще один важный вопрос: возмещать ли транспортные расходы, если работник задержался в командировке без уважительных причин. Напомним, что за дни «неуважительной» задержки работнику не выплачивают заработную плату, а также не возмещают суточные, расходы по найму жилого помещения и прочие расходы.
Таково требование абзаца третьего п. 10 разд. II и абзаца пятого п. 4 разд. III Инструкции № 59.
В то же время расходы на проезд, по нашему мнению, должны быть компенсированы работнику независимо от причины несовпадения дат, указанных в транспортных билетах и в приказе на командировку.
Ведь тот факт, что работник выбывает в командировку раньше либо возвращается позже, в большинстве случаев не приводит к увеличению общей суммы расходов на его проезд. Такие расходы все равно возникли бы, даже если бы работник отправился в командировку (вернулся из нее) в положенный срок.
Следовательно, возмещая работнику стоимость проезда, предприятие не завышает величину командировочных расходов.
Кстати, такой же вывод следует из положений абзаца четвертого п. 7 разд. І Инструкции № 59. В нем указано, что за время «неуважительной» задержки в командировке работнику не возмещают суточные, расходы на наем жилого помещения и другие расходы (кроме расходов на проезд с места командировки к месту постоянной работы).
В то же время не исключено, что налоговики будут настаивать на включении компенсации транспортных затрат в таких случаях в налогооблагаемый доход командированного работника.
Об этом может свидетельствовать, в частности, письмо ГФСУ от 22.01.2018 г. № 242/Ш/99-99-13-02-03-14/ІПК. В нем фискалы настаивают на обложении НДФЛ и военсбором расходов на проезд к месту постоянной работы, если дата на транспортном билете не совпадает с датой возвращения работника, предусмотренной приказом о командировке, в связи с его задержкой на несколько рабочих дней в месте командировки, оформленной отпуском.
Однако есть на этот счет и нефискальные разъяснения 
. Так, в письме ГФСУ от 18.05.2017 г. № 238/6/99-99-13-02-03-15/ІПК говорится о возможности возместить расходы на проезд без налоговых последствий в ситуации, когда работник задерживается в командировке на выходные, праздничные и нерабочие дни. Еще одна положительная для налогоплательщика консультация (см. письмо ГФСУ от 27.10.2017 г. № 2406/6/99-99-13-02-03-15/ІПК) была выдана под давлением решений судебных органов. В ней, в частности, указывалось, что если даты в транспортных билетах не совпадают с датами, определенными приказом о командировке, возмещение расходов на проезд не приводит к возникновению налогооблагаемого дохода работника. Главное, чтобы задержка в командировке была согласована с работодателем и имелись подтверждающие документы, предусмотренные п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ.
Также обратите внимание: если возвратный билет был приобретен заранее и работник во время командировки сдал его и купил билет с более поздней датой, считаем, работодатель вправе не компенсировать работнику сумму комиссионных сборов, удерживаемых перевозчиком при возврате проездного документа, а также потерю части стоимости возвращаемого билета (если она была).
Ведь, как мы уже говорили выше, расходы, понесенные в связи с возвратом командированным работником транспортных билетов, могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия лишь при наличии уважительных причин (п. 12 разд. ІI и п. 11 разд. III Инструкции № 59).
Правда, поскольку положения Инструкции № 59 для небюджетников не являются обязательными, такую ситуацию лучше прописать в Положении о служебных командировках.
