Что по срокам? Начнем с того, что инвентаризировать основные средства (далее — ОС), как и другие материальные активы, п. 10 разд. І Положения № 879* обязывает в период трех месяцев до даты составления годовой финансовой отчетности. То есть в вашем распоряжении осталось чуть больше месяца (если, конечно, вы еще не справились с этим кропотливым заданием).
Но нет правила без исключения. Автомобили, морские и речные суда, которые отбудут в длительные рейсы, другие матценности (из числа ОС), которые на дату инвентаризации будут находиться вне предприятия, нужно проинвентаризировать до их временного выбытия с предприятия.
Также есть некоторые нюансы по периодичности проведения годовой инвентаризации отдельных видов ОС. Так, инвентаризацию земельных участков, зданий, сооружений и других недвижимых объектов можно проводить один раз в 3 года.
Инвентаризировать инструменты, приборы, инвентарь (мебель) можно по решению руководителя предприятия ежегодно в объеме не менее 30 % всех указанных объектов.
При этом в течение трех лет обязательно должны быть охвачены инвентаризацией все инструменты, приборы, инвентарь (мебель).
Инвентаризация библиотечных фондов по решению руководителя предприятия по установленному им графику может проводиться в течение года.
Что инвентаризируем? Давайте сразу договоримся, что под ОС в рамках наших статей мы будем иметь в виду весь перечень объектов, приведенный в п. 5 П(С)БУ 7. А это не только собственно ОС (учитываемые на одноименном счете 10), но и прочие необоротные материальные активы (учитываемые на созвучном счете 11). Показательным представителем этой группы являются малоценные необоротные материальные активы (субсчет 112).
Для упрощения обе эти группы далее будем обобщенно именовать ОС. Тем более, что и порядок их инвентаризации, установленный Положением № 879, для них один и тот же.
Задачи инвентаризации. Инвентаризация ОС преследует такие цели: (1) проверка фактического наличия ОС; (2) установление излишка или недостачи ОС путем сопоставления фактического их наличия с данными бухучета; (3) выявление активов, не соответствующих критериям признания активами; (4) проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации ОС; (5) выявление активов, не используемых предприятием; (6) проверка реальной стоимости числящихся на балансе ОС (для решения вопроса о необходимости проведения их переоценки).
Инвентаризация шаг за шагом. Теперь давайте перейдем к делу 
.
До начала инвентаризации проверяют:
— наличие и состояние регистров аналитического учета ОС (инвентарных карточек, инвентарных книг или описей);
— наличие и состояние техпаспортов и другой технической документации на ОС;
— наличие документов на ОС, сданные или принятые предприятием в аренду, на хранение, во временное пользование;
— наличие документов на объекты ОС, переведенные на консервацию или выведенные из эксплуатации в связи с реконструкцией, техническим перевооружением и другими улучшениями.
Обнаружили расхождения или неточности в бухучете или технической документации? Внесите соответствующие исправления и уточнения.
Перед началом инвентаризации материально ответственные лица дают в инвентаризационной описи расписки в подтверждение того, что все приходные и расходные документы на ОС сданы в бухгалтерию, принятые объекты оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Такая расписка включена в заглавную часть как формы № инв-1 «Инвентаризационная опись основных средств»**, так и формы «бюджетной» Инвентаризационной описи необоротных активов***.
** Форма которой утверждена постановлением Госкомстата СССР «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» от 28.12.89 г. № 241 (далее — постановление № 241).
*** Утвержденной приказом «Об утверждении типовых форм для отображения бюджетными учреждениями результатов инвентаризации» от 17.06.2015 г. № 572 (далее — приказ № 572).
Инвентаризационная комиссия**** согласно п. 1.7 разд. ІІІ Положения № 879 должна проверить правильность присвоения объектам ОС инвентаризационных номеров.
**** Или рабочая инвентаризационная комиссия. В каких случаях создают такие комиссии, вы могли прочесть в статье «Организационные моменты годовой инвентаризации» в журнале «Бухгалтер 911», 2018, № 46.
Имеют место особенности проведения инвентаризации объектов в зависимости от их вида. Так, во время инвентаризации машин, оборудования и транспортных средств проверяют заводские номера кузова, двигателя, шасси и т. п. А при проведении инвентаризации земельных участков, зданий, сооружений, другой недвижимости, водоемов и других объектов природных ресурсов проверяют наличие документов, подтверждающих право собственности предприятия на эти объекты.
Во время проведения инвентаризации комиссия может обнаружить пригодные для использования объекты ОС, остаточная стоимость которых равна нулю. В таком случае во исполнение п. 1.4 разд. ІІІ Положения № 879 она должна передать соответствующие материалы руководителю предприятия.
По окончании инвентаризации материально ответственные лица дают расписку, в которой подтверждают, что проверка ОС состоялась в их присутствии, в связи с чем претензий к членам комиссии они не имеют, и что ценности, перечисленные в описи, находятся на ответственном хранении таких лиц.
Соответствующие оговорки опять-таки включены как в Инвентаризационную опись основных средств по форме № инв-1, так и в «бюджетную» Инвентаризационную опись необоротных активов.
Далее предлагаем вам перейти к документальному оформлению результатов инвентаризации.
Инвентаризационная опись. Мы уже неоднократно упоминали, что такие описи могут быть составлены как по форме № инв-1, так и по форме, утвержденной приказом № 572 (ср. ). Но это еще не весь перечень. Вы также можете самостоятельно разработать форму соответствующей описи, включив в нее все необходимые обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные ст. 9 Закона о бухучете.
Инвентаризационную опись согласно п. 1.2 разд. ІІІ Положения № 879 составляют по объектам ОС или группам и отдельно по каждому материально ответственному лицу.
В инвентаризационной описи объекты ОС указывают по наименованиям в соответствии с их основным назначением. Кроме того, в описи указывают: (1) инвентарный номер; (2) изготовителя; (3) заводской номер (при наличии); (4) год выпуска; (5) первоначальную (переоцененную) стоимость; (6) сумму износа; (7) срок полезного использования и (8) другие сведения.
Отличается порядок заполнения инвентаризационной описи и в зависимости от вида ОС, которые в ней отражены. Рассмотрим эти особенности.
Характерные отличия заполнения описи для разных видов объектов
| Вид ОС | Как отражать в инвентаризационной описи |
| Однотипные по техническим характеристикам, назначению и условиям использования, одинаковой стоимости объекты ОС, поступившие одновременно на предприятие и в отношении которых ведется групповой учет | Приводить по наименованию с указанием количества этих объектов |
| Объекты, которые прошли восстановление, реконструкцию, расширение или переоборудование, в результате чего изменилось их основное назначение | Вносить под наименованием, соответствующим новому основному назначению |
| Многолетние насаждения | Вносить по культурам, ботаническим сортам с указанием года закладки, площади, количества деревьев или кустов, по категориям и их балансовой стоимости |
| Ирригационные и мелиоративные сооружения | Записывать по виду и роду сооружений с указанием их размеров, года постройки, балансовой стоимости и других сведений, характеризующих их назначение и состояние |
| Объекты, не находящиеся на учете, и объекты, данные о которых отсутствуют в учете | Вносить недостающие сведения о них и технические показатели таких объектов*. Оценка выявленных объектов проводится по справедливой стоимости |
| ОС, которые ремонтируются на других предприятиях | Вносить на основании документов о передаче объектов в ремонт |
| ОС, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению | Указывать в отдельной инвентаризационной описи время ввода в эксплуатацию и причины, приведшие эти объекты в состояние непригодности |
| Малоценные необоротные материальные активы, выданные в индивидуальное пользование работников | Указывать ответственных за эти предметы лиц (на которых ведутся личные карточки) с их распиской в инвентаризационной описи. При этом допускается составление групповых инвентаризационных описей |
| Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь одного наименования, близкие по размерам, качествам материала и цене | Вносить в опись суммарно, с указанием количества этих предметов и их номенклатурных номеров |
| Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт | Вносить на основании ведомостей-накладных или квитанций поставщика услуг |
| Библиотечные фонды | Оформлять групповыми инвентаризационными описями |
| * Например, о зданиях данные в инвентаризационную опись вносят так: указывают их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (внешний или внутренний обмер), площадь (общая полезная площадь), число этажей, подвалов, полуподвалов, год постройки и др. | |
Обнаружили во время инвентаризации неотражение выполненных работ капитального характера (достройка этажей, пристройка новых помещений и т. п.) или частичной ликвидации зданий и сооружений (снос отдельных конструктивных элементов)? В таком случае в бухучете нужно определить сумму увеличения или уменьшения балансовой стоимости объекта, а в инвентарной описи отразить данные о проведенных изменениях.
Во время инвентаризации рабочая комиссия дает оценку фактического состояния объектов ОС. Так, она может рекомендовать: (1) перевести такие объекты в состав других активов (товарно-материальных ценностей или МНМА); (2) сделать их переоценку или (3) списать с баланса (если объекты не соответствуют критериям признания активом).
Все выводы и предложения рабочая комиссия фиксирует в протоколе, который передает на рассмотрение инвентаризационной комиссии.
Сличительная ведомость. Обнаруженные недостачи и излишки ОС отражают в сличительной ведомости. Такой документ составляют уже в бухгалтерии на основании полученных инвентаризационных описей.
Для этого можно использовать форму № инв-18, утвержденную постановлением № 241; Сличительную ведомость результатов инвентаризации необоротных активов для бюджетников, утвержденную приказом № 572, или самостоятельно разработанную форму.
Такая ведомость служит для отражения в учете результатов инвентаризации (недостач или излишков), о которых поговорим в следующей статье номера.
