Основной отличительной особенностью сводной НН является то, что она составляется не на каждую поставку, а на определенный итог поставок. Иначе говоря, такая НН позволяет объединить сразу несколько поставок и главное — не ориентироваться на привычное правило «первого события». Составление НН можно оттянуть до конца месяца. Сводная НН составляется не позднее последнего дня месяца (п. 201.4 НКУ).
При этом сначала вкратце напомним общие нормы, касающиеся составления сводных «ритмичных» НН.
Сводную НН можно составить в случае, если поставка товаров/услуг имеет непрерывный или ритмичный характер (п. 201.4 НКУ).
Непрерывными поставками фискалы традиционно считают поставку коммунальных, телекоммуникационных услуг / услуг мобильной связи (см., к примеру, письмо ГФСУ от 13.11.2018 г. № 4811/6/99-99-15-03-02-15/ІПК). А вот аренду (арендные услуги) они не признают непрерывной поставкой, если акт арендных услуг составляется не чаще одного раза в месяц (см., к примеру, письмо ГФСУ от 30.01.2018 г. № 342/6/99-99-15-03-02-15/ІПК). Хотя с этим, конечно, можно поспорить.
Причем интересно, что возмещение коммунальных услуг в рамках аренды (если они компенсируются отдельно от арендной платы) фискалы признают непрерывными поставками. То есть НН на арендные платежи должны составляться с ориентиром на дату первого события, а НН на компенсацию коммунальных услуг можно выписывать сводную (не позднее последнего числа месяца).
Ритмичной же, исходя из п. 201.4 НКУ, считается поставка товаров/услуг одному покупателю два и больше раза в месяц.
Еще такие моменты:
1. Составление сводной НН — это ваше право, а не обязанность.
2. Составить сводную НН можно, даже если поставка одному контрагенту два и чаще раза в месяц осуществляется в рамках разных договоров (101.16 ЗІР).
3. Если в текущем месяце сначала была предоплата, которая закрылась поставками в текущем месяце, то мы составляем сводную НН концом месяца (т. е. на дату предоплаты НН не составляем).
4. Если аванс не перекрылся поставками текущего месяца, то не позднее последнего числа месяца на непокрытую поставками сумму аванса составляем «обычную» НН (п. 201.4 НКУ).
Такая обычная НН (на остаток аванса) составляется без признака сводности.
Особенности заполнения сводных «ритмичных» НН:
1) в поле «Зведена податкова накладна» ставим код признака «4»;
2) в графе 2 «Опис (номенклатура) товарів/послуг продавця» в табличной части НН указываем всю номенклатуру товаров/услуг, поставленных на протяжении периода, за который такая НН составляется. В остальном ее заполняют в обычном порядке.
Если НН составляется на неплательщика, то:
1) в шапке НН: (1) в поле «Зведена податкова накладна» проставляем код признака «4»; (2) в поле «Не підлагає наданню отримувачу (покупцю)…» — тип причины «02»;
2) в полях, отведенных для указания данных покупателя: (1) в поле «Отримувач (покупець)» указывается «Неплатник»; (2) в поле «індивідуальний податковий номер» — «1000000000000»; (3) поле «Податковий номер…» не заполняется.
Напомним: на все ритмичные поставки неплательщикам НДС можно составить одну сводную НН (п. 201.4 НКУ).
А теперь переходим к вопросам.
Мы поставили товар покупателю (первое событие), но из-за нехватки реглимита не можем зарегистрировать НН. Хотим еще допоставить товар покупателю, чтобы появились основания для составления сводной НН. Можно ли так сделать?
Формально — да. Сейчас для выписки сводной НН установлено, по сути, всего одно условие — наличие ритмичной/непрерывной поставки товаров/услуг покупателю.
В свою очередь, ритмичной поставкой, как мы отметили выше, считается поставка товаров/услуг одному покупателю два и более раза в месяц. Какие-либо другие условия (к примеру, о наличии постоянных связей с покупателями) в п. 201.4 НКУ не упоминаются.
Поэтому, в принципе, если в течение месяца у вас будет две и больше поставки (отгрузки) товара покупателю, что будет подтверждено отгрузочными документами, вы вправе составить сводную НН.
Однако отметим: если посмотреть на разъяснения фискалов, то они всегда упоминают о том, что выводы о ритмичности поставки плательщик делает самостоятельно исходя из условий договора (см., к примеру, разъяснение в категории 101.16 ЗІР).
Соответственно, идеальный вариант, если в договоре также будет указано, что поставка осуществляется двумя частями и на поставку будет составляться сводная НН.
Справедливо это и в том случае, если речь идет не о разовой сделке, а вы постоянно работаете с контрагентом, но раньше всегда выписывали поставщику НН по первому событию. Если вы вдруг решили разово составить сводную НН, то это может вызвать подозрения у фискалов. Да и контрагенту-покупателю такая НН может не понравиться.
Поэтому тут нужно оценить риски для себя. Формально, если у вас будут две поставки в месяц с контрагентом — этого достаточно чтобы составить сводную НН, ссылаясь на определение ритмичной поставки из п. 201.4 НКУ (ср. ). Но дабы лишить себя вопросов со стороны фискалов, лучше ритмичность поставок / сводность НН «проговорить» в договоре.
Как в договоре должны быть прописаны условия о том, что поставка будет носить ритмичный характер и будет составляться сводная НН?
НКУ этого не требует. Формально можно составлять сводную НН и без всяких оговорок в договоре. Главное, чтобы было две и больше поставки товаров/услуг покупателю в месяц. Однако если вы — осторожный плательщик, то, конечно, лучше, чтобы:
1) из договора было понятно, что поставки будут иметь ритмичный характер. Например, к договору будет приложен график (периодичность) отгрузок;
2) в договоре было прописано, что стороны будут составлять сводную НН последним днем месяца (или можно определить какую-то другую периодичность составления НН). Ну или хотя бы, чтобы договор не содержал «противоречащей» оговорки о том, что НН составляются исключительно на каждую поставку. Да, вроде бы формально это не влияет на возможность составить НН на основании п. 201.4 НКУ, но лишние подозрения вызывает.
В таком случае со сводной НН (с правом ее составления) проблем не будет 
.
Покупателю осуществлены две отгрузки товаров в течение одного дня (оформлены два отгрузочных документа). Можно ли составить сводную НН концом месяца?
Читая буквально определение ритмичной поставки из п. 201.4 НКУ — «поставка товаров/услуг одному покупателю два и более раза в месяц» — вроде как и можно.
Но тут та же история, что и в первом вопросе. На самом деле фискалы, когда рассматривают подобные вопросы, говорят, что если в течение одного дня одному и тому же покупателю были осуществлены две и больше отгрузки, можно составить одну общую НН. Но они имеют в виду, что нужно составить одну общую НН датой отгрузки товаров. А не концом месяца. В конце месяца, по их разъяснениям, можно составить одну сводную НН в отношении тех поставок, которые имеют ритмичный характер. А ритмичный характер поставки определяется условиями договора.
Ритмичный характер поставки по идеологии больше характерен для договора поставки, когда есть определенная регулярность/периодичность таких поставок.
Поэтому опять же для себя нужно определить, готовы ли вы спорить с фискалами по поводу права составления сводной НН в рассматриваемом нами случае.
Исходя из условий договора мы осуществляем ритмичные поставки. Но в текущем месяце была только предоплата (отгрузок не было). На какую дату составлять НН на предоплату: последним числом месяца или датой оплаты?
Формально, если из договора следует, что поставки товаров/услуг носят ритмичный характер, то поставщик может руководствоваться нормой п. 201.4 НКУ. То есть на остаток предоплаты, непокрытой поставками в течение месяца, составить «обычную» НН концом месяца (как бы он поступал, если бы ритмичные поставки все-таки состоялись).
Но более осторожный вариант — конечно, составить «обычную» НН на дату получения аванса.
Составляя сводную «ритмичную» НН забыли поставить код сводности «4» в поле «Зведена податкова накладна». Как исправить ошибку?
На наш взгляд, такую НН можно и не исправлять. Ведь код признака сводности (или отметка «Х», которая раньше проставлялась в поле «Зведена податкова накладна», — это не обязательный реквизит НН).
На это раньше обращали внимание и фискалы — письмо ГФСУ от 11.09.2018 г. № 3962/6/99-99-15-03-02-15/ІПК.
Считаем, что отсутствие кода признака сводности никак не отрицает тот факт, что НН составлена по итогам работы за месяц и является сводной.
Но если вы хотите исправить ошибку, то следует учесть, что исправить ее получится только путем аннулирования «ошибочной» НН и составления новой НН с кодом признака сводности «4».
