Частью 2 статьи 9 Закона о ЕСВ установлено: исчисление ЕСВ осуществляется на основании бухгалтерских и других документов, в соответствии с которыми производится начисление (исчисление) или которые подтверждают начисление (исчисление) дохода, на который в соответствии с данным Законом начисляется ЕСВ.
В общем случае работодатели во время каждой выплаты заработной платы (дохода), на суммы которой (которого) начисляется ЕСВ, одновременно с выдачей указанных сумм обязаны уплачивать начисленный на эти выплаты ЕСВ в размере, установленном для таких плательщиков (авансовые платежи).
Процедуру, форму, сроки предоставления отчета относительно сумм начисленного ЕСВ в ГФСУ определяет Порядок № 435*.
Работодатели формируют и подают Отчет о ЕСВ (форма № Д4), приведенный в приложении 4 к Порядку № 435.
Несмотря на то, что обязанность по уплате ЕСВ возникает во время каждой выплаты заработной платы (дохода), на которую он начисляется, в Отчете по форме № Д4 и, в частности, в таблицах 6 и 7 отражаем начисленные суммы зарплаты (дохода). Это прямо следует из названий реквизитов таблиц Отчета. Ведь только после того как доходы будут начислены, страхователь сможет определить общую сумму доходов, которые входят в базу начисления ЕСВ (определить базу начисления ЕСВ), и, при необходимости, выполнить требования по максимальной базе начисления ЕСВ и уплате ЕСВ в размере не ниже минимальной заработной платы.
Если зарплатный доход был выплачен в отчетном месяце, но не был начислен, то в Отчет по форме № Д4 за такой отчетный месяц он попасть не должен. Страхователь отразит этот доход в том месяце, в котором он будет начислен (в бухучете) застрахованному лицу.
С учетом приведенного делаем такие выводы. Отпускные отражаем в Отчете по форме № Д4, сформированном за тот месяц, в котором они были фактически начислены (в бухучете) в отдельной строке.
Если отпускные будущего месяца (июля) выплачивают в текущем месяце (июне), а их начисление будет произведено в следующем месяце (июле), то они в Отчет по форме № Д4 за текущий месяц (июнь) попасть не должны. Предприятие отразит их в Отчете по ЕСВ за июль (месяц начисления).
Если же отпускные будущего месяца (июля) выплачивают и начисляют в текущем месяце (июне), то их следует отразить в Отчете по форме № Д4 за текущий месяц (июнь), но указав в графе 11 таблицы 6 месяц, за который они начислены (июль).
Помните: отпускные в таблице 6 Отчета по форме № Д4 отражаем отдельной строкой — с кодом типа начислений «10» в графе 10.